Von der Bestellung mit Mittelreservierung bis zur Archivierung in der Finanzakte – auf dem Weg zu durchgängig digitalen Prozessketten bei Finanzbuchhaltung und Haushaltsausführung gehört die voll automatisierte Rechnungsbearbeitung zu den grundlegenden Schritten.
Kürzere Durchlaufzeiten, optimierte Abläufe mit gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeiter:innen und eine hohe Prozesssicherheit sind hier ein Ziel. Den größtmöglichen Nutzen bieten dabei das Empfangen, Verarbeiten und intelligente Anreichern der eRechnungsdaten aus jedem Format mittels Künstlicher Intelligenz sowie die transparente Abbildung sämtlicher Abläufe im Rechnungsfreigabeprozess. Mit der digitalen Freigabe und automatischen Archivierung wird der durchgängige Ablauf lückenlos fortgesetzt. Die Möglichkeit der Kontierung in Kosten- und Leistungsrechnung und Anlagenbuchhaltung bildet den Schlusspunkt eines medienbruchfreien Prozesses.
Komplett digital lässt sich auch die debitorische Rechnungsbearbeitung gestalten
Mit der digitalen Erstellung der Ausgangsrechnungen, der optionalen elektronischen Freigabe, dem digitalen Versand aus der Elektronischen Akte (verfügbar ab Ende 2024) oder der internen Weitergabe zur direkten Bezahlung wird ein papierloser Prozess realisiert. Die automatisierte Ablage der erstellten Rechnungen über die Finanzakte in einem Dokumenten Managementsystem vervollständigt diesen Prozess.
Die elektronische Akte ermöglicht, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente abzulegen, zu suchen und zu bearbeiten. Damit lassen sich Dokumente einfach und smart in Akten organisieren, verwalten und optional in einem DMS-System oder einer Archivlösung ablegen.
Die elektronische Aktenbearbeitung gehört zu den ganz wesentlichen Themen der digitalen Verwaltung. Grund genug, die einschlägigen Fachakten – Finanz, Steuer, Vollstreckungsakte oder andere – in das Finanzwesen zu integrieren.
Die Elektronische Akte übergibt alle aus Infoma newsystem erzeugten Dokumente automatisch zur Ablage und Verwaltung in die elektronischen Fachakten, z. B. Finanz, Steuer, Vollstreckungsakte etc. Als integraler Bestandteil von Infoma entwickelt, gewährleistet Ihnen die elektronische Akte eine effiziente Prozessunterstützung in Ihrem gewohnten Arbeitsumfeld. Auch die Bearbeitung von internen und externen Dokumenten – z. B. von Bürgern – kann integriert erfolgen. Im Bearbeitungskontext von Infoma ist ein direkter Zugriff auf die jeweiligen Akten möglich – langwieriges Suchen entfällt.
Die revisionssichere Archivierung aller Dokumententypen – z. B. Eingangsrechnungen, Steuerbescheide u.v.m. – mit individueller Abbildung von Auf bewahrungsfristen und anderen gesetzlichen Regelungen pro Dokumententyp steht optional zur Verfügung.
Infoma Insights: Fortschritt für die verwaltungsinterne Digitalisierung mit der Finanz- und Anlagenakte
Weitere Informationen zum WebCast
Von der Bestellung mit Mittelreservierung bis zur Archivierung in der Finanzakte – auf dem Weg zu durchgängig digitalen Prozessketten bei Finanzbuchhaltung und Haushaltsausführung gehört die voll automatisierte Rechnungsbearbeitung zu den grundlegenden Schritten.
Die Verwaltung wird im Prozess von der Abwicklung der Einnahmen mit automatischem Zahl- und Abbuchungslauf bis zur Einleitung der Zwangsvollstreckung deutlich entlastet; den Bürger:innen erleichtern entsprechende Online-Bezahlmöglichkeiten mittels QR-Code über einen gängigen Zahlungsanbieter den Ausgleich ihrer Zahlungsaufforderungen.
Eine Win-win-Situation für Bürger:innen, Unternehmen und Verwaltung durch mehr Service und Komfort ist das erklärte Ziel.
Alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Veranlagung und Erhebung von Steuern, Gebühren, Beiträgen, Abgaben lassen sich ebenfalls in einem vollständig digitalisierten Prozess erledigen.
Ganzheitlichkeit ist bei unserem Lösungsangebot das A und O. Das heißt, wir sind vor, während und auch nach der Einführung Ihres Finanzwesens für Sie da. Wir begleiten Sie auf Wunsch bei der Softwareeinführung, unterstützen Sie bei Implementierungskonzepten und beraten Sie zu inhaltlichen und konzeptionellen Fragestellungen.
Unser Finanzwesen lässt sich natürlich auch dezentral in weiteren Fachämtern einsetzen. Für Ihr durchgängiges Verwaltungshandeln sind darüber hinaus integrierte Fachverfahren in unserem Produktportfolio enthalten.
Mit dem Wissen und der Erfahrung aus bundesweit hunderten Kommunalprojekten begleitet das Consulting-Team Verwaltungen in Bereichen wie Projektmanagement, Prozessberatung und Optimierung, Organisationsberatung oder Entwicklung von strategischen Leitbildern.
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