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Stadt Gerlingen | Baden-Württemberg
Auf dem Weg zur durchgängigen Digitalisierung im Gebäudemanagement
Foto: stand.art GmbH
Stadt Gerlingen | Baden-Württemberg
Auf dem Weg zur durchgängigen Digitalisierung im Gebäudemanagement
Durch den Einsatz der nahezu kompletten Modulpalette sind die Gerlinger auf ihrem Weg zu smarten Abläufen bereits gut aufgestellt. So erfüllt beispielsweise der Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle eine wesentliche Anforderung von Michael Gerhold: „Wenn am Jahresende die Verwaltungsspitze zum Beispiel die Frage stellt „Was hat denn das Rathaus im Bauunterhalt gekostet?“, haben wir die ausführliche Antwort schnell parat.“ Denn die Prozesskette im Zuge des Maßnahmenmanagements – vom Anlegen der Bauunterhaltungsmaßnahmen über die Beauftragung mittels Bestellworkflow bis zu den Wartungsverträgen – sorgt für Transparenz im Bereich der Kosten.
Einwohner: 19.700
Produkt:
Liegenschafts- und Gebäudemanagement, Bauhöfe, kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen
Verbandsgemeinde Westerburg / Rheinland-Pfalz
Ein Mandant für Kernverwaltung und Eigenbetrieb
Foto: Uwe Rose
Verbandsgemeinde Westerburg / Rheinland-Pfalz
Ein Mandant für Kernverwaltung und Eigenbetrieb
Grundlage sämtlicher Planungen in Westerburg beim Wechsel auf ein neues Verfahren war es, ein bereichsübergreifendes ERP-System im Kontext mit der Gestaltung einer modernen Aufbau- und Prozessorganisation zu implementieren. In Infoma newsystem sahen die Verantwortlichen die überzeugendste Lösung zur Erfüllung ihrer Anforderungen. Realisiert werden sollte der Umstieg in zwei Phasen. So wurden für die erste Phase Finanzbuchhaltung inklusive integriertem Rechnungsworkflow zur vollständig digitalen Abwicklung der debitorischen und kreditorischen Rechnungsflüsse, Steuern, Gebühren, Abgaben sowie Verbrauchsgebühren als Kernprozesse definiert. Zu diesen gehörte auch die Zusammenführung der Stammdatenstrukturen von Verbandsgemeinde und Verbandsgemeindewerk in einen gemeinsamen Mandanten.
Einwohner: 23.000
Produkt:
Finanzwesen
Kreisstraßenbauamt Paderborn / Nordrhein-Westfalen
Digitalisierung ermöglicht genauen Überblick über Arbeitsaufträge
Foto: Timm Rosenthal, Kreisstraßenbauamt Paderborn
Kreisstraßenbauamt Paderborn / Nordrhein-Westfalen
Digitalisierung ermöglicht genauen Überblick über Arbeitsaufträge
„Auch wenn es auf den ersten Blick keine wie vom Wettbewerb angebotene typische Bausoftware ist, hatte die Lösung die größten Vorteile für uns.“ Schon das zunächst in Paderborn eingesetzte Basismodul mit seinen umfassenden Funktionalitäten für die Anforderungen kommunaler Betriebe steigerte die Effizienz bei den Abläufen. Die erhöhte sich bald weiter mit dem frühen Einsatz von mobilen Geräten der ersten Generation für die auftragsbezogene Zeiterfassung. Heute nutzen rund 40 User auf Smartphones und Tablets die App Mobile Datenerfassung (MDE), mit der sie nun ihre Leistungen direkt vor Ort erfassen können.
Einwohner: 308.233
Produkt:
Finanzwesen, Bauhöfe, kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen
Kreis Viersen | Nordrhein-Westfalen
BIM-Pilotanwender erleichtert Einstieg für andere Kommunen
Foto: Kreis Viersen
Kreis Viersen | Nordrhein-Westfalen
BIM-Pilotanwender erleichtert Einstieg für andere Kommunen
Die Vorteile des Projekts „BIM-Schnittstelle“ liegen für die momentan rund 20 Nutzer:innen innerhalb des Gebäudemanagements auf der Hand. Sie profitieren bei der Interpretation der Informationen von der Visualisierung. So besteht beispielsweise die Möglichkeit, direkt vom entsprechenden Objekt (z. B. Raum in der Objektstruktur) in die Visualisierung zu springen, um die dreidimensionale Verortung des Raumes innerhalb des gesamten Gebäudes zu betrachten.
Einwohner: 300.743
Produkt:
Liegenschafts- und Gebäudemanagement
Stadt Erlangen, Stadt Memmingen, Stadt Illertissen / Bayern
Drei Städte auf dem Weg zu durchgängig digitalen Prozessen
Foto: Stadt Illertissen
Stadt Erlangen, Stadt Memmingen, Stadt Illertissen / Bayern
Drei Städte auf dem Weg zu durchgängig digitalen Prozessen
Für die Städte Erlangen, Memmingen und Illertissen war nicht nur die verpflichtende Annahme elektronischer Rechnungen einer der Einführungsgründe für den RWF – setzt diese Vorgabe doch durchgängig digitale Prozesse voraus. Vielmehr gaben die damit verbundenen Vorteile den Ausschlag, den Weg in die digitale Verwaltung weiter zu forcieren. Keine Medienbrüche, eine höhere Transparenz, Effizienz und damit Wirtschaftlichkeit, aber auch mehr Nachhaltigkeit gehörten zu den Erwartungen.
Produkt: Finanzwesen
Stadt Nürtingen / Baden-Württemberg
Kurzfristige Planänderung ermöglicht durchgängig digitale Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Foto: Stadt Nürtingen
Stadt Nürtingen / Baden-Württemberg
Kurzfristige Planänderung ermöglicht durchgängig digitale Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
„Einführung des elektronischen Infoma Rechnungsworkflows (RWF) zur Verarbeitung der Eingangsrechnungen“ – so lautete eigentlich der Plan der Stadt Nürtingen. Aber schon kurz nach dem Start des Projekts änderte sich das vorgegebene Ziel durch eine zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht vorgesehene Erweiterung. Denn im Zuge der Projektbetreuung zeigte Axians Infoma, dass die Ausgangsrechnung kaum anders zu behandeln ist wie die Eingangsrechnung. Die Baden-Württemberger bewiesen Flexibilität und haben sofort die laufenden Schulungen um diesen Bereich ergänzt. Nun werden sowohl Annahme- als auch Auszahlungsanordnungen durchgeführt.
Einwohner: 42.242
Produkt:
Finanzwesen
Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal / Hessen
Drei Kommunen – ein Finanzwesen
Foto: GVV Ulstertal
Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal / Hessen
Drei Kommunen – ein Finanzwesen
Um die Daseinsvorsorge für die Bürgerinnen und Bürger im gewohnten Maß weiter aufrechterhalten zu können, gründeten die bis dato selbstständigen hessischen Kommunen Gemeinde Ehrenberg (Rhön), Marktgemeinde Hilders und Stadt Tann (Rhön) zunächst den Gemeindeverwaltungsverband (GVV) Ulstertal. Für das formulierte Ziel der Verwaltungsmodernisierung durch digitale Transformation standen als nächste Schritte die Schaffung einer einheitlichen IT-Infrastruktur sowie die Einführung eines gemeinsamen, zukunftsfähigen Finanzwesens auf der Agenda.
Einwohner: 11.500
Produkt:
Finanzwesen
Gemeinde Langenargen / Baden-Württemberg
Rechnungsworkflow als Leuchtturmprojekt einer gelungenen Digitalisierung
Foto: Valentin Müller
Gemeinde Langenargen / Baden-Württemberg
Rechnungsworkflow als Leuchtturmprojekt einer gelungenen Digitalisierung
Bereits 2018 – also zwei Jahre vor der gesetzlichen Verpflichtung in Baden-Württemberg – wechselte Langenargen auf das doppische Finanzwesen Infoma newsystem. Die volle Integration des Rechnungsworkflows in das Verfahren war daher eines der maßgeblichen Kriterien bei der getroffenen Entscheidung. So erhofften sich die Verantwortlichen vor allem eine Beschleunigung der Durchlaufzeiten sowie mehr Transparenz beim Zugriff auf die Belege – und damit auch weniger Mahnschreiben.
Einwohner: 7.500
Produkt:
Finanzwesen
Stadt Göttingen / Niedersachsen
Business Intelligence ersetzt Blick in die Glaskugel
Foto: Dominik Kimyon/Stadt Göttingen
Stadt Göttingen / Niedersachsen
Business Intelligence ersetzt Blick in die Glaskugel
Von der einfachen Budgetkontrolle über ein standardisiertes Berichtswesen bis hin zu konkreten Steuerungsmaßnahmen und maschinellen Hochrechnungen unterstützt in der Stadt Göttingen das BI die Informationsgewinnung einfach und effizient – und gibt dabei für zahlreiche Fragestellungen fundierte Antworten. Welche Mittel sind innerhalb des Budgets noch verfügbar, wie entwickeln sich die wichtigsten Erträge und Aufwendungen oder wie ist der Status bei den Investitionen sind nur einige davon.
Einwohner: 117.000
Produkt:
Finanzwesen, Berichtswesen Plus und Business Intelligence
Gemeindeverwaltung Hofbieber / Hessen
Per Quantensprung zum OZG
Foto: Gemeindeverwaltung Hofbieber / Hessen
Gemeindeverwaltung Hofbieber / Hessen
Per Quantensprung zum OZG
Ein nach eigenen Angaben „Quantensprung“ im Digitalisierungsprojekt fand durch die Umstellung auf Infoma statt. So konnte u.a. durch den Einsatz des elektronischen Rechnungsworkflows nicht nur die Rechnungsbearbeitung komplett auf digitale Füße gestellt werden. Vielmehr lassen sich nun auch die eRechnungsdaten aus jedem Format strukturiert aufbereiten, intelligent anreichern und durch inhaltliche Mehrwerte ergänzen, wie z. B. durch Vorschläge aus historischen Buchungsdaten für eine aktuelle Kontierung. Davon profitieren auch die Unternehmen. Aufgrund des vollautomatisierten Vorgangs sind die Durchlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur Zahlbarmachung deutlich schneller.
Einwohner: 6.078
Produkt:
Finanzwesen, Berichtswesen Plus und Business Intelligence, eGovernment & Digitalisierung
Stadt Geldern / Nordrhein-Westfalen
Entspannter Bescheidversand mit dem Infoma Versand Manager
Foto: Stadt Geldern
Stadt Geldern / Nordrhein-Westfalen
Entspannter Bescheidversand mit dem Infoma Versand Manager
Bis dato erwies sich in Geldern der manuelle Aufwand beim Bescheidversand als relativ hoch. Durch das Zusammenspiel des Fachmoduls Infoma Steuern und Abgaben mit der elektronischen Steuerakte und dem Versand Manager laufen die technischen Mechanismen nun vollautomatisiert im Hintergrund. Über 32.000 Steuerbescheide für Gewerbesteuer, Hundesteuer, Grundbesitzabgaben und Schmutzwasser hat die Stadt mittlerweile auf diese Weise verschickt – und so ihr vornehmliches Ziel des fristgerechten Versands sowie der Entlastung der Mitarbeiter:innen erreicht.
Einwohner: 34.956
Produkt:
Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung
Stadt Fürth Gebäudewirtschaft (GWF) | Bayern
Browserbasierte Visualisierung von Plänen erleichtert Reinigungsmanagement
Foto: Stadt Fürth, Patrick Sadi
Stadt Fürth Gebäudewirtschaft (GWF) | Bayern
Browserbasierte Visualisierung von Plänen erleichtert Reinigungsmanagement
Bisher über Excel-Listen zusammengestellt und als Arbeitsplan weitergegeben, erfolgt die Darstellung der Reinigungsreviere nun visuell. Werden also beispielsweise die Reinigungsflächen für die Etage eines städtischen Gebäudes nach ihrer spezifischen Beschaffenheit gebraucht, erhalten die anfordernden Mitarbeiter:innen die Grafik mit den markierten Flächen aus dem entsprechenden Plan zur Kontrolle und Überarbeitung – Basis für die Zusammenstellung der Reviere.
Einwohner: 128.223
Produkt:
Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement
Gemeinde Hüttenberg / Hessen
Künstliche Intelligenz optimiert Rechnungsverarbeitungsprozess
Foto: Gemeinde Hüttenberg / Hessen
Gemeinde Hüttenberg / Hessen
Künstliche Intelligenz optimiert Rechnungsverarbeitungsprozess
Um die Mitarbeiter:innen von der Routineaufgabe der Kontierung zu entlasten, entwickelte die Gemeinde Hüttenberg die Abläufe in der Rechnungsverarbeitung stetig weiter. Automatisierte Prozesse sollten nur noch die sachliche und rechnerische Prüfung notwendig machen. Mit der Kombination von elektronischem Rechnungsworkflow und eRechnungs-Manager haben die Verantwortlichen ihr Ziel erreicht.
Einwohner: 10.817
Produkt:
Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung
Stadt Velen / Nordrhein-Westfalen
Moderne Software für den Bauhof
Stadt Velen / Nordrhein-Westfalen
Moderne Software für den Bauhof
Wie die Mitarbeitenden des Bauhofs der Stadt Velen mit Hilfe des Moduls Mobile Datenerfassung ihren vielseitigen Arbeitsalltag erfolgreich meistern, sehen Sie in unserem Referenzkundenfilm.
Einwohner: 13.000
Produkt:
Bauhöfe, kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen
Landkreis Leer | Niedersachsen
Projekt Finance 21: Innovativer Start in die digitale Verwaltung
Foto: Landkreis Leer/ J. Bambrowicz
Landkreis Leer | Niedersachsen
Projekt Finance 21: Innovativer Start in die digitale Verwaltung
Mit der Umwandlung der veralteten Finanzprozesse in moderne digitale Lösungen präsentiert sich der Landkreis Leer als handlungsfähige Verwaltung. Das Projekt „Finance 21“ ist Grundlage für die Einstufung des Finanzwesens als Modern Workplace. Für die weitere digitale Entwicklung ist so ein bedeutender Meilenstein gesetzt.
Einwohner: 171.126
Produkt:
Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement
Stadt Fürth / Bayern
In Fürth vereinfachen insgesamt drei digitale Signaturen die Bearbeitung von Rechnungen erheblich
Foto: Stadt Fürth, Patrick Sadi
Stadt Fürth / Bayern
In Fürth vereinfachen insgesamt drei digitale Signaturen die Bearbeitung von Rechnungen erheblich
Bei der Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows stand für die Stadt Fürth die digitale Signatur von Anfang an als ein Muss auf der Agenda – war doch die medienbruchfreie Bearbeitung von Rechnungen innerhalb des Finanzwesens von Infoma eines der gesetzten Ziele. Für die aber eine Besonderheit gilt: In Fürth ist die kamerale und doppische Haushaltsführung im Einsatz, das heißt beide Buchungsstile mussten berücksichtigt werden. Zudem kam es den Verantwortlichen vor allem auf die Implementierung einer stadtweiten Lösung an, sprich: einer Signatur, die sich nicht nur auf den Rechnungsworkflow beschränkt, sondern auch in anderen Prozessen und Fachanwendungen anwendbar ist.
Einwohner: 128.223
Produkt:
Finanzwesen
Stadt Ettlingen | Baden-Württemberg
Berichtswesen Plus hält Kosten und Budgets im Blick
Foto: Stadt Ettlingen / Baden-Württemberg
Stadt Ettlingen | Baden-Württemberg
Berichtswesen Plus hält Kosten und Budgets im Blick
Um Anwender:innen und Verantwortlichen eine regelmäßige, möglichst einfache Übersicht über die aktuelle Budgetsituationen liefern zu können, suchte das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft in Ettlingen nach einer Möglichkeit der schnellen bildlichen Darstellung. Gefunden haben die Baden-Württemberger sie mit dem im Liegenschafts- und Gebäudemanagement integrierten Berichtswesen Plus.
Einwohner: 38.866
Produkt:
Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement, Berichtswesen Plus und Business Intelligence
Stadt Eppstein / Hessen
Am falschen Ende gespart
Foto: Stadt Eppstein / Hessen
Stadt Eppstein / Hessen
Am falschen Ende gespart
Für die anstehenden Anpassungen von Funktionen des seit 2017 genutzten Finanzwesens Infoma newsystem nahm die Stadt Eppstein die Unterstützung des Consulting-Teams in Anspruch. Dabei profitierte die Verwaltung als einer der ersten Kunden vom neu angebotenen Entwicklungskonzept für Bestandskunden. Damit hat die Burgstadt nicht nur Planungssicherheit bei den Kosten, sondern kommt bei Fragestellungen innerhalb des Systems oder fachlicher Art deutlich schneller zu Lösungen.
Einwohner: 13.620
Produkt:
Finanzwesen, Kommunale Beratung, eGovernment & Digitalisierung
Stadt Ennigerloh | Nordrhein-Westfalen
Die Verbesserungen in den Abläufen sind deutlich spürbar
Foto: Stadt Ennigerloh / Nordrhein-Westfalen
Stadt Ennigerloh | Nordrhein-Westfalen
Die Verbesserungen in den Abläufen sind deutlich spürbar
Bei der Einführung eines neuen Systems für das Finanzwesen stand vor allem die Optimierung der Verwaltungsabläufe und somit des Arbeitsalltags auf dem Plan. Bis dato waren hier drei verschiedene Programme im Einsatz, die über Schnittstellen miteinander kommunizierten. Deshalb fiel die Entscheidung für das Infoma newsystem Finanzwesen – gewährleistet das Verfahren mit seinen integrierten Möglichkeiten doch durchgängig digitale Prozesse für alle Verwaltungsaufgaben. Und die erwarteten Verbesserungen in den Abläufen haben sich schnell erfüllt.
Einwohner: 21.000
Produkt:
Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement, eGovernment & Digitalisierung
Stadtbetriebe Grevenbroich AöR | Nordrhein-Westfalen
In Grevenbroich werden die vom Bauhof getätigten Leistungen digital vor Ort erfasst
Foto: Stadt Grevenbroich / Nordrhein-Westfalen
Stadtbetriebe Grevenbroich AöR | Nordrhein-Westfalen
In Grevenbroich werden die vom Bauhof getätigten Leistungen digital vor Ort erfasst
Transparenz bei der Leistungserbringung zu schaffen und belastbare Daten zu generieren – im Zuge der Neuorganisation der Stadtbetriebe Grevenbroich AöR wurden dafür auch die Strukturen bei der Leistungserfassung geändert. Formuliertes Ziel war deren Digitalisierung. Seit 2020 unterstützt die Grevenbroicher dabei die integrierte Lösung Infoma newsystem Kommunale Betriebe. Nach knapp einem Jahr Einsatz verzeichnen die Stadtbetriebe bereits deutliche Zeitersparnisse.
Einwohner: 64.000
Produkt:
Liegenschafts- und Gebäudemanagement, Bauhöfe, kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen
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