Künstliche Intelligenz für die öffentliche Verwaltung

Beim Einsatz Künstlicher Intelligenz müssen öffentliche Verwaltungen insbesondere Datenschutz, Informationssicherheit, Transparenz, Nachvollziehbarkeit und die geltenden gesetzlichen Vorgaben berücksichtigen. Welche konkreten Anforderungen gelten, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall und der rechtlichen Einordnung des eingesetzten KI-Systems ab.

Wichtig sind außerdem eine geeignete Datenbasis, klare Verantwortlichkeiten, wirksame Berechtigungskonzepte und die menschliche Kontrolle über fachlich oder rechtlich relevante Entscheidungen. Ebenso sollten Mitarbeitende für einen sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit KI qualifiziert werden. Axians Infoma berücksichtigt diese Anforderungen bei der Entwicklung und Integration seiner KI-Funktionen.

Ein erfolgreicher Einstieg beginnt mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall, einem erkennbaren Nutzen und messbaren Zielen. Besonders geeignet sind wiederkehrende und weitgehend standardisierte Prozesse, die heute einen hohen manuellen Erfassungs- oder Prüfaufwand verursachen.

Von Beginn an sollten Datenschutz, Informationssicherheit, Datenqualität, Verantwortlichkeiten, Berechtigungen und menschliche Freigaben berücksichtigt werden. Ebenso wichtig sind die frühzeitige Einbindung und Qualifizierung der Mitarbeitenden.

Eine schrittweise Einführung mit einem überschaubaren Anwendungsfall hilft dabei, Erfahrungen zu sammeln, Ergebnisse zu bewerten und den Einsatz anschließend gezielt auszuweiten. Axians Infoma unterstützt Kommunen dabei, geeignete Anwendungsfälle zu identifizieren und verantwortungsvoll in bestehende Verwaltungsprozesse zu integrieren.

KI-Funktionen in Infoma können manuelle Erfassungs- und Prüftätigkeiten reduzieren, Bearbeitungszeiten verkürzen und Mitarbeitende bei wiederkehrenden Aufgaben entlasten. Informationen aus Dokumenten und Texten können erkannt, strukturiert und für die weitere Bearbeitung vorbereitet werden.

Dadurch können Verwaltungen:

• Routinearbeiten reduzieren,
• Medienbrüche vermeiden,
• Prozesse schneller bearbeiten,
• Abläufe einheitlicher gestalten,
• Fehler bei der manuellen Datenerfassung verringern,
• Informationen schneller verfügbar machen,
• mehr Zeit für fachlich anspruchsvolle Aufgaben gewinnen.

Der tatsächlich erzielbare Nutzen hängt vom jeweiligen Anwendungsfall, der Qualität der verfügbaren Daten und den organisatorischen Rahmenbedingungen ab.

Infoma verbindet unterschiedliche Arten von KI-Funktionen, die jeweils verschiedene Aufgaben übernehmen:

Analytische KI und Machine Learning

Analytische KI erkennt Muster in vorhandenen Daten und erstellt daraus Vorschläge für die weitere Bearbeitung. Sie kann beispielsweise bei der Zuordnung von Zahlungseingängen, der Erfassung von Rechnungsdaten, der Workflowzuordnung oder bei Kontierungsvorschlägen unterstützen.

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot ist eine direkt in Infoma Online integrierte digitale Assistenz. Er unterstützt Mitarbeitende interaktiv bei einzelnen Arbeitsschritten, beispielsweise bei der Zusammenfassung von Datensätzen, der Analyse von Informationen oder der Übernahme relevanter Angaben aus Texten.

Infoma KI-Agenten

KI-Agenten unterstützen klar definierte, mehrstufige Verwaltungsprozesse. Sie können Informationen aus Dokumenten oder anderen Eingängen erkennen, Angaben prüfen, erforderliche Prozessschritte vorbereiten und Mitarbeitende gezielt einbeziehen, wenn eine fachliche Prüfung oder Freigabe erforderlich ist.

Welche Funktionen konkret zur Verfügung stehen, hängt von der eingesetzten Infoma-Lösung, dem Betriebsmodell und dem jeweiligen Anwendungsfall ab.

Welche KI-Funktionen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Betriebsmodell ab.

Analytische KI-Funktionen und Machine-Learning-basierte Services können sowohl für Infoma Online als auch in verschiedenen On-Premises-Szenarien angeboten werden. Dazu gehören beispielsweise Funktionen für die Zahlungseingangszuordnung, Rechnungsdatenerfassung, Workflowzuordnung oder die Unterstützung bei der Kontierung.

Die direkt in die Anwendung integrierten generativen KI-Funktionen, insbesondere Microsoft Copilot und die standardisierten Infoma KI-Agenten, sind für Infoma Online vorgesehen.

Bei individuellen Integrationen können außerdem weitere Systeme, Datenquellen und Eingangskanäle eingebunden werden. Die konkreten technischen Voraussetzungen und benötigten Lizenzen sollten für das jeweilige Kundenszenario geprüft werden.

Datenschutz und Informationssicherheit sind zentrale Anforderungen bei der Entwicklung und beim Betrieb der Infoma-KI-Funktionen. Dabei kommen technische und organisatorische Maßnahmen zum Einsatz, die den Schutz der verarbeiteten Informationen gewährleisten sollen.

Bestehende Berechtigungs- und Zugriffskonzepte bleiben bei der Nutzung der KI-Funktionen wirksam. Eine KI-Funktion erhält nicht automatisch Zugriff auf Daten, für die im jeweiligen Nutzungskontext keine Berechtigung besteht.

Welche Daten im konkreten Anwendungsfall verarbeitet werden und welche technischen Rahmenbedingungen gelten, hängt von der eingesetzten Funktion und dem vereinbarten Betriebsmodell ab. Die entsprechenden Informationen werden im Rahmen der Einführung transparent bereitgestellt.