Von der Bestellung mit Mittelreservierung bis zur Archivierung in der Finanzakte – auf dem Weg zu durchgängig digitalen Prozessketten bei Finanzbuchhaltung und Haushaltsausführung gehört die voll automatisierte Rechnungsbearbeitung zu den grundlegenden Schritten.
Kürzere Durchlaufzeiten, optimierte Abläufe mit gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeiter:innen und eine hohe Prozesssicherheit sind hier ein Ziel. Den größtmöglichen Nutzen bieten dabei das Empfangen, Verarbeiten und intelligente Anreichern der eRechnungsdaten aus jedem Format mittels Künstlicher Intelligenz sowie die transparente Abbildung sämtlicher Abläufe im Rechnungsfreigabeprozess. Mit der digitalen Freigabe und automatischen Archivierung wird der durchgängige Ablauf lückenlos fortgesetzt. Die Möglichkeit der Kontierung in Kosten- und Leistungsrechnung und Anlagenbuchhaltung bildet den Schlusspunkt eines medienbruchfreien Prozesses.
Komplett digital lässt sich auch die debitorische Rechnungsbearbeitung gestalten
Mit der digitalen Erstellung der Ausgangsrechnungen, der optionalen elektronischen Freigabe, dem digitalen Versand aus der Elektronischen Akte oder der internen Weitergabe zur direkten Bezahlung wird ein papierloser Prozess realisiert. Die automatisierte Ablage der erstellten Rechnungen über die Finanzakte in einem Dokumenten Managementsystem vervollständigt diesen Prozess.
Papierlos geht die Bedarfsmeldung mit gleichzeitiger Mittelreservierung über das Modul Bestellworkflow in den Genehmigungsprozess und eine Bestellung wird generiert. Die Bearbeitung der eingegangenen Rechnungen findet im integrierten Rechnungsworkflow statt. Letzter Schritt der Prozesskette ist die Ablage des digitalen Dokuments in der elektronischen Akte.
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