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Stadt Fürth automatisiert E-Rechnungsverteilung mit Axians Infoma

42 Ämter, hunderte Sachgebiete und ein stetig wachsender Anteil elektronischer Rechnungen: Für die Stadt Fürth war klar, dass der Rechnungseingang neu gedacht werden musste. Die Lösung lag in einer Funktionalität, die bislang noch von wenigen Verwaltungen genutzt wird – der Leitweg-ID. Mithilfe des Rechnungs- und Bestellworkflows von Axians Infoma werden E-Rechnungen nun automatisch dem richtigen Teilworkflow zugeordnet. Das Ergebnis sind weniger manuelle Schritte, kürzere Durchlaufzeiten und eine spürbare Entlastung in Poststelle und Vorzimmern. Für diesen Ansatz wurde die Stadt Fürth als Finalistin des Axians Infoma Innovationspreises 2025 ausgezeichnet.

Wie in vielen Kommunalverwaltungen ist auch in Fürth der Rechnungseingang ein Prozess im Wandel. Noch im vergangenen Jahr bestanden rund 80 Prozent des Posteingangs aus Papierrechnungen, inzwischen ist dieser Anteil auf etwa 60 Prozent gesunken. Von den digital eingehenden Rechnungen machen echte E-Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format bislang zwar nur einen kleinen Teil aus, doch ihr Anteil wächst Monat für Monat.

Für die zentrale Poststelle bedeutete jede eingehende E-Rechnung bislang einen manuellen Arbeitsschritt. Die Mitarbeitenden mussten anhand des Rechnungsinhalts entscheiden, welches der 42 Ämter zuständig ist, und den Beleg an den entsprechenden Teilworkflow weiterleiten. Aufgrund der Größe und Struktur der Stadt Fürth stieß die manuelle Verteilung dabei zunehmend an ihre Grenzen. „Unser Ziel war von Anfang an, diesen manuellen Verteilungsaufwand so weit wie möglich zu eliminieren“, sagt Carolin Krämer, Projekt- und Prozessmanagerin im Amt für Organisation und Digitalisierung der Stadt Fürth.

Leitweg-ID als Schlüssel zur Automatisierung

Die Idee, die Leitweg-ID für die automatische Weiterleitung zu nutzen, war aus Sicht der Projektleiterin eine effiziente und zukunftsfähige Lösung. Die Leitweg-ID – ein standardisiertes Feld im E-Rechnungsformat – dient dazu, den Rechnungsempfänger eindeutig zu adressieren. In der Praxis wird dieses Automatisierungspotenzial bislang jedoch häufig nicht durchgängig ausgeschöpft. Krämer erkannte darin ein ungenutztes Automatisierungspotenzial. Wenn Lieferanten die Leitweg-ID korrekt angeben, könnte das System die Rechnung direkt und ohne menschliches Zutun an die richtige Stelle leiten.

Bereits im Sommer 2024 wandte sich Krämer deshalb mit der Frage an Axians Infoma, ob die Leitweg-ID nicht zur automatischen Weiterleitung genutzt werden könne. Für doppisch buchende Kommunen existierte hierfür auch bereits eine entsprechende Lösung im elektronischen Rechnungsworkflow über Vorlagen. Die Herausforderung bestand nun allerdings darin, diese Logik auch für die kameralistische Buchführung nutzbar zu machen. Denn die Fürther Verwaltung arbeitet nach wie vor kameral.

Individuelle Anpassungen für die Kameralistik

Was folgte, war eine intensive Konfigurations- und Testphase von rund sechs Wochen. Da die Standardlösung auf die Doppik ausgelegt ist, wurde die bestehende Logik gemeinsam mit Axians Infoma so erweitert, dass sie auch in der kameralistischen Buchführung zuverlässig eingesetzt werden kann. Die Grundidee: Im elektronischen Rechnungsworkflow wird die Leitweg-ID aus der E-Rechnung ausgelesen. In jedem Teilworkflow prüft dann eine hinterlegte Bedingung, ob die Leitweg-ID zum jeweiligen Amt passt. Ist das der Fall, wird die Rechnung automatisch weitergeleitet – entweder an den Verteilungsschritt des Amtes oder direkt an die sachlich-rechnerische Prüfung im zuständigen Team.

Eine besondere Herausforderung stellten hier Belege mit fehlerhafter oder fehlender Leitweg-ID dar. Für solche Fälle entwickelte das Projektteam sogenannte inversive Bedingungen. Hiermit wird ausgeschlossen, dass die Rechnung zu einem anderen Teilworkflow gehört und Belege ohne oder mit fehlerhafter Leitweg-ID können so prozesssicher abgefangen und automatisch an die zentrale Poststelle zur manuellen Bearbeitung geleitet werden.

Der anfängliche Konfigurationsaufwand, zahlt sich nun aus. „Wir haben jetzt einen sauberen, lückenlosen Prozess“, fasst Krämer zusammen. Sie gibt jedoch zu bedenken, dass die kontinuierliche Pflege des Systems essenziell ist. Mit jedem neuen Teilworkflow, etwa für ein zusätzliches Amt, müssen die Bedingungen in den bestehenden Teilworkflows angepasst und die neuen Leitweg-IDs entsprechend ausgeschlossen werden.

Drei Kanäle, ein Workflow

Die automatische Weiterleitung über die Leitweg-ID ist dabei nur ein Baustein in einem umfassenderen Digitalisierungsprojekt. Denn der Rechnungseingang in Fürth läuft über mehrere parallele Kanäle: Papierrechnungen und PDF-Rechnungen werden gescannt beziehungsweise über die Software Kofax TotalAgility (KTA) mit Stammdaten angereichert und validiert, bevor sie in den Workflow gelangen. Echte E-Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format laufen hingegen direkt über den Infoma E-Rechnungsmanager. Der Leitweg-ID‑basierte Prozess verbindet alle Eingangskanäle zu einem einheitlichen Workflow und sorgt dafür, dass elektronische Rechnungen ohne Umwege direkt dort ankommen, wo sie bearbeitet werden.

Kommunikation nach innen und außen

Die Einführung des neuen Workflows wurde intern über E-Mails an die Referats- und Amtsleitungen sowie über das Intranet kommuniziert. Gleichzeitig veröffentlichte die Stadt Fürth auf ihrer Website ein Merkblatt für Lieferanten, das die korrekte Rechnungsstellung mit Leitweg-ID erläutert. Denn der Erfolg des Prozesses steht und fällt mit der Datenqualität der eingehenden Rechnungen. „Es ist absolut entscheidend, dass die Leitweg-ID konsequent und natürlich auch korrekt genutzt wird. Nur so lässt sich der maximale Nutzen daraus ziehen“, so Krämer. Auf ein allgemeines Rundschreiben an sämtliche Kreditoren wurde bislang jedoch bewusst verzichtet. Stattdessen informieren die bestellenden Ämter ihre Lieferanten direkt – ein pragmatischer Ansatz, der die Umstellung schrittweise in den Arbeitsalltag integriert.

Spürbare Entlastung im Arbeitsalltag

Der unmittelbare Nutzen des Projekts zeigt sich vor allem in der Zeitersparnis. Korrekt eingehende E-Rechnungen werden anhand der Leitweg-ID direkt an das jeweilige Team oder Sachgebiet weitergeleitet, ohne den Umweg über die Poststelle oder das Vorzimmer. In der zentralen Poststelle, wo insgesamt vier Mitarbeitende die Eingangsrechnungen bearbeiten, entfällt damit ein wesentlicher Teil der täglichen Sortierarbeit. Auch die rund 40 Beschäftigten in den Vorzimmern der Ämter profitieren von der Automatisierung, da der zusätzliche Verteilungsschritt für die neu angebundenen Fachdienststellen entfällt.

Der Rollout der neuen Prozesse ist aktuell in vollem Gang. Nachdem der elektronische Rechnungsworkflow zunächst für einige Pilotämter eingeführt wurde, kann die Lösung nun sukzessive auf die verbleibenden 32 Ämter ausgeweitet werden. „Uns war wichtig, zunächst einen stabilen und effizienten Prozess aufzusetzen, bevor wir die Lösung schrittweise auf weitere Ämter ausrollen“, erklärt Krämer. Ziel sei es dabei, für die neu anzubindenden Fachdienststellen auf den zusätzlichen Verteilungsschritt im Vorzimmer zu verzichten und die Rechnung direkt an die sachlich-rechnerische Prüfung weiterzuleiten.

Mit KI und Prozessautomatisierung in die Zukunft

Neben der Leitweg-ID-Automatisierung hat die Stadt Fürth auch künftige Digitalisierungsschritte im Blick. So ist eine KI-Komponente zur automatischen Felderkennung aktuell bereits für gescannte Rechnungen verfügbar. Damit soll der gesamte Rechnungseingang – ob Papier, PDF oder E-Rechnung – zunehmend unter einem technologischen Dach zusammenwachsen.

Krämers Fazit fällt positiv-pragmatisch aus: „Maximale Automatisierung, um manuelle Aufwände zu reduzieren – das ist der Leitsatz, an dem wir uns orientieren. Ich denke, wir sind hier auf einem guten Weg.“ Gleichzeitig formuliert sie einen Appell an Anbieter für Verwaltungssoftware. Die Kameralistik dürfe bei der Entwicklung neuer Features – allem voran KI-basierter – nicht außen vor gelassen werden. Kameral buchende Kommunen benötigten ebenso einfache Lösungen wie ihre doppisch buchenden Pendants.

Auszeichnung als Impulsgeber

Im November 2025 wurde die Stadt Fürth für ihre Lösung zur automatischen E-Rechnungsadressierung über die Leitweg-ID als Finalistin des Axians Infoma Innovationspreises ausgezeichnet. Die Jury würdigte insbesondere, wie Fürth die intelligente Nutzung eines standardisierten E-Rechnungsfeldes zur strukturellen Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung einsetzt. Für Carolin Krämer ist das Projekt ein Beleg dafür, dass Prozessoptimierung nicht immer große technologische Sprünge erfordert: „Manchmal reicht es schon, eine bereits vorhandene Funktionalität konsequent zu nutzen.“