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Unsere Praxisbeispiele sprechen für sich

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Verbandsgemeinde Westerburg / Rheinland-Pfalz

Ein Mandant für Kernverwaltung und Eigenbetrieb

Foto: Uwe Rose
Verbandsgemeinde Westerburg / Rheinland-Pfalz

Ein Mandant für Kernverwaltung und Eigenbetrieb

Grundlage sämtlicher Planungen in Westerburg beim Wechsel auf ein neues Verfahren war es, ein bereichsübergreifendes ERP-System im Kontext mit der Gestaltung einer modernen Aufbau- und Prozessorganisation zu implementieren. In Infoma newsystem sahen die Verantwortlichen die überzeugendste Lösung zur Erfüllung ihrer Anforderungen. Realisiert werden sollte der Umstieg in zwei Phasen. So wurden für die erste Phase Finanzbuchhaltung inklusive integriertem Rechnungsworkflow zur vollständig digitalen Abwicklung der debitorischen und kreditorischen Rechnungsflüsse, Steuern, Gebühren, Abgaben sowie Verbrauchsgebühren als Kernprozesse definiert. Zu diesen gehörte auch die Zusammenführung der Stammdatenstrukturen von Verbandsgemeinde und Verbandsgemeindewerk in einen gemeinsamen Mandanten.

Einwohner: 23.000
Produkt: Finanzwesen

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Kreisstraßenbauamt Paderborn / Nordrhein-Westfalen

Digitalisierung ermöglicht genauen Überblick über Arbeitsaufträge

Foto: Timm Rosenthal, Kreisstraßenbauamt Paderborn Kreisstraßenbauamt Paderborn
Kreisstraßenbauamt Paderborn / Nordrhein-Westfalen

Digitalisierung ermöglicht genauen Überblick über Arbeitsaufträge

„Auch wenn es auf den ersten Blick keine wie vom Wettbewerb angebotene typische Bausoftware ist, hatte die Lösung die größten Vorteile für uns.“ Schon das zunächst in Paderborn eingesetzte Basismodul mit seinen umfassenden Funktionalitäten für die Anforderungen kommunaler Betriebe steigerte die Effizienz bei den Abläufen. Die erhöhte sich bald weiter mit dem frühen Einsatz von mobilen Geräten der ersten Generation für die auftragsbezogene Zeiterfassung. Heute nutzen rund 40 User auf Smartphones und Tablets die App Mobile Datenerfassung (MDE), mit der sie nun ihre Leistungen direkt vor Ort erfassen können.

Einwohner: 308.233
Produkt: Finanzwesen, Kommunale Betriebe

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Stadt Erlangen, Stadt Memmingen, Stadt Illertissen / Bayern

Drei Städte auf dem Weg zu durchgängig digitalen Prozessen

Foto: Stadt Illertissen
Stadt Erlangen, Stadt Memmingen, Stadt Illertissen / Bayern

Drei Städte auf dem Weg zu durchgängig digitalen Prozessen

Für die Städte Erlangen, Memmingen und Illertissen war nicht nur die verpflichtende Annahme elektronischer Rechnungen einer der Einführungsgründe für den RWF – setzt diese Vorgabe doch durchgängig digitale Prozesse voraus. Vielmehr gaben die damit verbundenen Vorteile den Ausschlag, den Weg in die digitale Verwaltung weiter zu forcieren. Keine Medienbrüche, eine höhere Transparenz, Effizienz und damit Wirtschaftlichkeit, aber auch mehr Nachhaltigkeit gehörten zu den Erwartungen.

Produkt: Finanzwesen

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Stadt Nürtingen / Baden-Württemberg

Kurzfristige Planänderung ermöglicht durchgängig digitale Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen

„Einführung des elektronischen Infoma Rechnungsworkflows (RWF) zur Verarbeitung der Eingangsrechnungen“ – so lautete eigentlich der Plan der Stadt Nürtingen. Aber schon kurz nach dem Start des Projekts änderte sich das vorgegebene Ziel durch eine zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht vorgesehene Erweiterung. Denn im Zuge der Projektbetreuung zeigte Axians Infoma, dass die Ausgangsrechnung kaum anders zu behandeln ist wie die Eingangsrechnung. Die Baden-Württemberger bewiesen Flexibilität und haben sofort die laufenden Schulungen um diesen Bereich ergänzt. Nun werden sowohl Annahme- als auch Auszahlungsanordnungen durchgeführt.

Einwohner: 42.242
Produkt: Finanzwesen

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Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal / Hessen

Drei Kommunen – ein Finanzwesen

Foto: GVV Ulstertal
Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal / Hessen

Drei Kommunen – ein Finanzwesen

Um die Daseinsvorsorge für die Bürgerinnen und Bürger im gewohnten Maß weiter aufrechterhalten zu können, gründeten die bis dato selbstständigen hessischen Kommunen Gemeinde Ehrenberg (Rhön), Marktgemeinde Hilders und Stadt Tann (Rhön) zunächst den Gemeindeverwaltungsverband (GVV) Ulstertal. Für das formulierte Ziel der Verwaltungsmodernisierung durch digitale Transformation standen als nächste Schritte die Schaffung einer einheitlichen IT-Infrastruktur sowie die Einführung eines gemeinsamen, zukunftsfähigen Finanzwesens auf der Agenda.

Einwohner: 11.500
Produkt: Finanzwesen

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Foto: Valentin Müller
Gemeinde Langenargen / Baden-Württemberg

Rechnungsworkflow als Leuchtturmprojekt einer gelungenen Digitalisierung

Bereits 2018 – also zwei Jahre vor der gesetzlichen Verpflichtung in Baden-Württemberg – wechselte Langenargen auf das doppische Finanzwesen Infoma newsystem. Die volle Integration des Rechnungsworkflows in das Verfahren war daher eines der maßgeblichen Kriterien bei der getroffenen Entscheidung. So erhofften sich die Verantwortlichen vor allem eine Beschleunigung der Durchlaufzeiten sowie mehr Transparenz beim Zugriff auf die Belege – und damit auch weniger Mahnschreiben.

Einwohner: 7.500
Produkt: Finanzwesen

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Stadt Göttingen / Niedersachsen

Business Intelligence ersetzt Blick in die Glaskugel

Foto: Dominik Kimyon/Stadt Göttingen
Stadt Göttingen / Niedersachsen

Business Intelligence ersetzt Blick in die Glaskugel

Von der einfachen Budgetkontrolle über ein standardisiertes Berichtswesen bis hin zu konkreten Steuerungsmaßnahmen und maschinellen Hochrechnungen unterstützt in der Stadt Göttingen das BI die Informationsgewinnung einfach und effizient – und gibt dabei für zahlreiche Fragestellungen fundierte Antworten. Welche Mittel sind innerhalb des Budgets noch verfügbar, wie entwickeln sich die wichtigsten Erträge und Aufwendungen oder wie ist der Status bei den Investitionen sind nur einige davon.

Einwohner: 117.000
Produkt: Finanzwesen, Berichtswesen Plus und Business Intelligence

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Gemeindeverwaltung Hofbieber / Hessen

Per Quantensprung zum OZG

Foto: Gemeindeverwaltung Hofbieber / Hessen
Gemeindeverwaltung Hofbieber / Hessen

Per Quantensprung zum OZG

Ein nach eigenen Angaben „Quantensprung“ im Digitalisierungsprojekt fand durch die Umstellung auf Infoma statt. So konnte u.a. durch den Einsatz des elektronischen Rechnungsworkflows nicht nur die Rechnungsbearbeitung komplett auf digitale Füße gestellt werden. Vielmehr lassen sich nun auch die eRechnungsdaten aus jedem Format strukturiert aufbereiten, intelligent anreichern und durch inhaltliche Mehrwerte ergänzen, wie z. B. durch Vorschläge aus historischen Buchungsdaten für eine aktuelle Kontierung. Davon profitieren auch die Unternehmen. Aufgrund des vollautomatisierten Vorgangs sind die Durchlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur Zahlbarmachung deutlich schneller.

Einwohner: 6.078
Produkt: Finanzwesen, Berichtswesen Plus und Business Intelligence, eGovernment & Digitalisierung

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Foto: Stadt Geldern Stadt Geldern
Stadt Geldern / Nordrhein-Westfalen

Entspannter Bescheidversand mit dem Infoma Versand Manager

Bis dato erwies sich in Geldern der manuelle Aufwand beim Bescheidversand als relativ hoch. Durch das Zusammenspiel des Fachmoduls Infoma Steuern und Abgaben mit der elektronischen Steuerakte und dem Versand Manager laufen die technischen Mechanismen nun vollautomatisiert im Hintergrund. Über 32.000 Steuerbescheide für Gewerbesteuer, Hundesteuer, Grundbesitzabgaben und Schmutzwasser hat die Stadt mittlerweile auf diese Weise verschickt – und so ihr vornehmliches Ziel des fristgerechten Versands sowie der Entlastung der Mitarbeiter:innen erreicht.

Einwohner: 34.956
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Foto: Stadt Fürth, Patrick Sadi
Stadt Fürth Gebäudewirtschaft (GWF) | Bayern

Browserbasierte Visualisierung von Plänen erleichtert Reinigungsmanagement

Bisher über Excel-Listen zusammengestellt und als Arbeitsplan weitergegeben, erfolgt die Darstellung der Reinigungsreviere nun visuell. Werden also beispielsweise die Reinigungsflächen für die Etage eines städtischen Gebäudes nach ihrer spezifischen Beschaffenheit gebraucht, erhalten die anfordernden Mitarbeiter:innen die Grafik mit den markierten Flächen aus dem entsprechenden Plan zur Kontrolle und Überarbeitung – Basis für die Zusammenstellung der Reviere.

Einwohner: 128.223
Produkt: Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement

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Foto: Gemeinde Hüttenberg / Hessen Künstliche Intelligenz optimiert Rechnungsverarbeitungsprozess
Gemeinde Hüttenberg / Hessen

Künstliche Intelligenz optimiert Rechnungsverarbeitungsprozess

Um die Mitarbeiter:innen von der Routineaufgabe der Kontierung zu entlasten, entwickelte die Gemeinde Hüttenberg die Abläufe in der Rechnungsverarbeitung stetig weiter. Automatisierte Prozesse sollten nur noch die sachliche und rechnerische Prüfung notwendig machen. Mit der Kombination von elektronischem Rechnungsworkflow und eRechnungs-Manager haben die Verantwortlichen ihr Ziel erreicht.

Einwohner: 10.817
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Foto: Landkreis Leer/ J. Bambrowicz
Landkreis Leer | Niedersachsen

Projekt Finance 21: Innovativer Start in die digitale Verwaltung

Mit der Umwandlung der veralteten Finanzprozesse in moderne digitale Lösungen präsentiert sich der Landkreis Leer als handlungsfähige Verwaltung. Das Projekt „Finance 21“ ist Grundlage für die Einstufung des Finanzwesens als Modern Workplace. Für die weitere digitale Entwicklung ist so ein bedeutender Meilenstein gesetzt.

Einwohner: 171.126
Produkt: Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement

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Stadt Fürth / Bayern

In Fürth vereinfachen insgesamt drei digitale Signaturen die Bearbeitung von Rechnungen erheblich

Bei der Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows stand für die Stadt Fürth die digitale Signatur von Anfang an als ein Muss auf der Agenda – war doch die medienbruchfreie Bearbeitung von Rechnungen innerhalb des Finanzwesens von Infoma eines der gesetzten Ziele. Für die aber eine Besonderheit gilt: In Fürth ist die kamerale und doppische Haushaltsführung im Einsatz, das heißt beide Buchungsstile mussten berücksichtigt werden. Zudem kam es den Verantwortlichen vor allem auf die Implementierung einer stadtweiten Lösung an, sprich: einer Signatur, die sich nicht nur auf den Rechnungsworkflow beschränkt, sondern auch in anderen Prozessen und Fachanwendungen anwendbar ist.

Einwohner: 128.223
Produkt: Finanzwesen

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Stadt Ettlingen | Baden-Württemberg

Berichtswesen Plus hält Kosten und Budgets im Blick

Foto: Stadt Ettlingen / Baden-Württemberg
Stadt Ettlingen | Baden-Württemberg

Berichtswesen Plus hält Kosten und Budgets im Blick

Um Anwender:innen und Verantwortlichen eine regelmäßige, möglichst einfache Übersicht über die aktuelle Budgetsituationen liefern zu können, suchte das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft in Ettlingen nach einer Möglichkeit der schnellen bildlichen Darstellung. Gefunden haben die Baden-Württemberger sie mit dem im Liegenschafts- und Gebäudemanagement integrierten Berichtswesen Plus.

Einwohner: 38.866
Produkt: Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement, Berichtswesen Plus und Business Intelligence

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Stadt Eppstein / Hessen

Am falschen Ende gespart

Foto: Stadt Eppstein / Hessen
Stadt Eppstein / Hessen

Am falschen Ende gespart

Für die anstehenden Anpassungen von Funktionen des seit 2017 genutzten Finanzwesens Infoma newsystem nahm die Stadt Eppstein die Unterstützung des Consulting-Teams in Anspruch. Dabei profitierte die Verwaltung als einer der ersten Kunden vom neu angebotenen Entwicklungskonzept für Bestandskunden. Damit hat die Burgstadt nicht nur Planungssicherheit bei den Kosten, sondern kommt bei Fragestellungen innerhalb des Systems oder fachlicher Art deutlich schneller zu Lösungen.

Einwohner: 13.620
Produkt: Finanzwesen, Kommunale Beratung, eGovernment & Digitalisierung

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Stadt Ennigerloh | Nordrhein-Westfalen

Die Verbesserungen in den Abläufen sind deutlich spürbar

Foto: Stadt Ennigerloh / Nordrhein-Westfalen
Stadt Ennigerloh | Nordrhein-Westfalen

Die Verbesserungen in den Abläufen sind deutlich spürbar

Bei der Einführung eines neuen Systems für das Finanzwesen stand vor allem die Optimierung der Verwaltungsabläufe und somit des Arbeitsalltags auf dem Plan. Bis dato waren hier drei verschiedene Programme im Einsatz, die über Schnittstellen miteinander kommunizierten. Deshalb fiel die Entscheidung für das Infoma newsystem Finanzwesen – gewährleistet das Verfahren mit seinen integrierten Möglichkeiten doch durchgängig digitale Prozesse für alle Verwaltungsaufgaben. Und die erwarteten Verbesserungen in den Abläufen haben sich schnell erfüllt.

Einwohner: 21.000
Produkt: Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement, eGovernment & Digitalisierung

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Kreisstadt Bergheim / Nordrhein-Westfalen

Webkasse ermöglicht vollständig digitale Zahlungsabwicklungen

Foto: Kreisstadt Bergheim
Kreisstadt Bergheim / Nordrhein-Westfalen

Webkasse ermöglicht vollständig digitale Zahlungsabwicklungen

Die Idee, eine Softwarelösung für vollständig digitale Zahlungsabwicklungsprozesse mit den Bürger_innen in einem geschlossenen System und auf einheitlicher Datenbasis zu realisieren, hat die Kreisstadt Bergheim erfolgreich und mit Auszeichnung umgesetzt. Mit Hilfe der Infoma App Webkasse (ehemals Infoma ePortal Webkasse)von Infoma newsystem erfolgen nun alle Geldeinnahmen der verschiedenen Organisationseinheiten automatisiert über den Browser und ohne Trennung zwischen Zahlungsabwicklung und Buchhaltung.

Einwohner: 65.000
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Verbandsgemeinde Gerolstein / Rheinland-Pfalz

Elektronische Akte als weiterer Schritt im Digitalisierungsprozess

Foto: Verbandsgemeinde Gerolstein
Verbandsgemeinde Gerolstein / Rheinland-Pfalz

Elektronische Akte als weiterer Schritt im Digitalisierungsprozess

Den Aufbruch in die digitale Transformation auf Basis des Infoma newsystem Finanzwesens mit Rechnungs- und Bestellworkflow, Adressverwaltung, ePayment u.a. vollzog die Verbandsgemeinde Gerolstein in Rekordzeit. Mittlerweile sind die nun durchgängig digitalen Prozesse komfortabler Arbeitsalltag und wurden zwischenzeitlich noch ergänzt durch elektronische Finanz-, Steuer-, Vollstreckungs- und Vertragsakte. Ein weiteres Highlight, der Versand von Massendrucken per ePost, steht bereits in den Startlöchern.

Einwohner: 31.000
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Foto: SG Neuenhaus
Samtgemeinde Neuenhaus / Niedersachsen

Digitale Prozesse und das Bürgerportal vereinfachen Verwaltungsarbeit

Vollständig digitale Prozesse, die den Erwartungen von Bürgern, Unternehmen und Mitarbeitern an eine moderne und serviceorientierte Verwaltung gerecht werden, gehören zur Strategie der Samtgemeinde Neuenhaus. Intern bedeutet das automatisierte und damit papierlose, arbeits- und zeitreduzierte Abläufe. Extern sorgen die Einführung des Bürgerportals OpenR@thaus inklusive des Online-Portals OR-Finanz für einen deutlich gesteigerten Bürgerkomfort.

Einwohner: 14.080
Produkt: Finanzwesen

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Evangelisch-Lutherische Kirche in Oldenburg

Einheitlicher Standard und digitale Prozessketten für alle Bereiche

Foto: ELKiO, Peter Kreier, St. Lamberti-Kirche Oldenburg
Evangelisch-Lutherische Kirche in Oldenburg

Einheitlicher Standard und digitale Prozessketten für alle Bereiche

Der Ev.-luth. Oberkirchenrat ist die Leitungsbehörde der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg, zu der sechs Kirchenkreise mit 116 Kirchengemeinden
und rund 405.000 Gemeindegliedern sowie rund 120 Kindertageseinrichtungen gehören. Verwaltungsangelegenheiten werden durch die Gemeinsame
Kirchenverwaltung mit einer Zentralen Dienststelle und Regionalen Dienststellen wahrgenommen.

Einwohner: 168.200
Produkt: Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement

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