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Unsere Praxisbeispiele sprechen für sich

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Foto: Stadt Erlangen
Stadt Erlangen | Bayern

Verwaltungsprozesse identifizieren, analysieren und optimieren

Steigende Aufgabenvielfalt, sinkende Mitarbeiterzahlen. Viele Kommunen in Deutschland stehen aktuell vor dieser Herausforderung, müssen aber dennoch den Verwaltungsalltag pflichtgemäß stemmen. Zwar bieten bereits umgesetzte durchgängig digitale Prozesse hier große Unterstützung. Mit der schnell fortschreitenden Digitalisierung verändern sich aber gleichzeitig deren Anforderungen – und erfordern deshalb eine genaue Betrachtung. Ein Prozessmanagement mit Prüfung aller Abläufe und der Ermittlung von Optimierungspotenzialen ist effiziente Grundlage auf dem Weg zum Smart Government. Mit Hilfe des Ulmer Dienstleistungsunternehmens Axians Infoma hat die bayrische Stadt Erlangen diesen Ansatz umgesetzt.

Einwohner: 120.000
Produkt: Finanzwesen, Kommunale Beratung, eGovernment & Digitalisierung

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Bistum Münster | Nordrhein-Westfalen

Pilotstart in neue Finanzsoftware mit Infoma online Kirche

Bistum Münster | Nordrhein-Westfalen

Pilotstart in neue Finanzsoftware mit Infoma online Kirche

2022 startete das Bistum Münster ein Projekt, mit dem das Finanzwesen auf eine völlig neue Stufe gehoben wird. In Zusammenarbeit zwischen Organisationseinheiten des Bistums, der Projektgruppe NKF Bistum sowie dem Softwareunternehmen Axians Infoma erfolgt der Gesamtwechsel auf das doppische Infoma-Verfahren mit gleichzeitiger Einführung digitaler Prozesse. Infoma bildet nicht nur die speziellen kirchlichen Besonderheiten ab, sondern bietet auch die Voraussetzungen für eine umfassende Digitalisierung. Durch Einsatz der Cloud-Version Infoma online sind für das Bistum zusätzliche Vorteile verbunden, wie unter anderem ein von Zeit, Ort und Gerät unabhängiges Arbeiten, Arbeitsentlastung der örtlichen IT durch Wegfall des Hostings, aber auch perspektivisch mehr Automatisierungsmöglichkeiten, z. B. durch Nutzung von Künstlicher Intelligenz.

Produkt: Finanzwesen, Kommunale Beratung, eGovernment & Digitalisierung, Cloud

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Stadt Monheim am Rhein | Nordrhein-Westfalen

Künstliche Intelligenz optimiert Zuordnung von Bankbelegen

Foto: Stadt Monheim am Rhein Stadt Monheim am Rhein - Schelmenturm
Stadt Monheim am Rhein | Nordrhein-Westfalen

Künstliche Intelligenz optimiert Zuordnung von Bankbelegen

Das Training dieser KI erfolgt auf Basis von in der Vergangenheit bereits getroffenen Ausgleichsbuchungen und kann laufend aufgrund neuer Informationen aktualisiert werden. Da das manuelle Verbuchen von Zahlungseingängen mit der dafür notwendigen Belegrecherche nach den Sollstellungen eine zwar täglich zu erledigende, jedoch keine sonderlich anspruchsvolle Aufgabe darstellt, war es naheliegend, hierfür eine KI einzusetzen.

Einwohner: 46.000
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Gemeindeverwaltung Hofbieber / Hessen

Per Quantensprung zum OZG

Foto: Gemeindeverwaltung Hofbieber / Hessen
Gemeindeverwaltung Hofbieber / Hessen

Per Quantensprung zum OZG

Ein nach eigenen Angaben „Quantensprung“ im Digitalisierungsprojekt fand durch die Umstellung auf Infoma statt. So konnte u.a. durch den Einsatz des elektronischen Rechnungsworkflows nicht nur die Rechnungsbearbeitung komplett auf digitale Füße gestellt werden. Vielmehr lassen sich nun auch die eRechnungsdaten aus jedem Format strukturiert aufbereiten, intelligent anreichern und durch inhaltliche Mehrwerte ergänzen, wie z. B. durch Vorschläge aus historischen Buchungsdaten für eine aktuelle Kontierung. Davon profitieren auch die Unternehmen. Aufgrund des vollautomatisierten Vorgangs sind die Durchlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur Zahlbarmachung deutlich schneller.

Einwohner: 6.078
Produkt: Finanzwesen, Berichtswesen Plus und Business Intelligence, eGovernment & Digitalisierung

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Foto: Stadt Geldern Stadt Geldern
Stadt Geldern / Nordrhein-Westfalen

Entspannter Bescheidversand mit dem Infoma Versand Manager

Bis dato erwies sich in Geldern der manuelle Aufwand beim Bescheidversand als relativ hoch. Durch das Zusammenspiel des Fachmoduls Infoma Steuern und Abgaben mit der elektronischen Steuerakte und dem Versand Manager laufen die technischen Mechanismen nun vollautomatisiert im Hintergrund. Über 32.000 Steuerbescheide für Gewerbesteuer, Hundesteuer, Grundbesitzabgaben und Schmutzwasser hat die Stadt mittlerweile auf diese Weise verschickt – und so ihr vornehmliches Ziel des fristgerechten Versands sowie der Entlastung der Mitarbeiter:innen erreicht.

Einwohner: 34.956
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Foto: Gemeinde Hüttenberg / Hessen Künstliche Intelligenz optimiert Rechnungsverarbeitungsprozess
Gemeinde Hüttenberg / Hessen

Künstliche Intelligenz optimiert Rechnungsverarbeitungsprozess

Um die Mitarbeiter:innen von der Routineaufgabe der Kontierung zu entlasten, entwickelte die Gemeinde Hüttenberg die Abläufe in der Rechnungsverarbeitung stetig weiter. Automatisierte Prozesse sollten nur noch die sachliche und rechnerische Prüfung notwendig machen. Mit der Kombination von elektronischem Rechnungsworkflow und eRechnungs-Manager haben die Verantwortlichen ihr Ziel erreicht.

Einwohner: 10.817
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Stadt Eppstein / Hessen

Am falschen Ende gespart

Foto: Stadt Eppstein / Hessen
Stadt Eppstein / Hessen

Am falschen Ende gespart

Für die anstehenden Anpassungen von Funktionen des seit 2017 genutzten Finanzwesens Infoma newsystem nahm die Stadt Eppstein die Unterstützung des Consulting-Teams in Anspruch. Dabei profitierte die Verwaltung als einer der ersten Kunden vom neu angebotenen Entwicklungskonzept für Bestandskunden. Damit hat die Burgstadt nicht nur Planungssicherheit bei den Kosten, sondern kommt bei Fragestellungen innerhalb des Systems oder fachlicher Art deutlich schneller zu Lösungen.

Einwohner: 13.620
Produkt: Finanzwesen, Kommunale Beratung, eGovernment & Digitalisierung

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Stadt Ennigerloh | Nordrhein-Westfalen

Die Verbesserungen in den Abläufen sind deutlich spürbar

Foto: Stadt Ennigerloh / Nordrhein-Westfalen
Stadt Ennigerloh | Nordrhein-Westfalen

Die Verbesserungen in den Abläufen sind deutlich spürbar

Bei der Einführung eines neuen Systems für das Finanzwesen stand vor allem die Optimierung der Verwaltungsabläufe und somit des Arbeitsalltags auf dem Plan. Bis dato waren hier drei verschiedene Programme im Einsatz, die über Schnittstellen miteinander kommunizierten. Deshalb fiel die Entscheidung für das Infoma newsystem Finanzwesen – gewährleistet das Verfahren mit seinen integrierten Möglichkeiten doch durchgängig digitale Prozesse für alle Verwaltungsaufgaben. Und die erwarteten Verbesserungen in den Abläufen haben sich schnell erfüllt.

Einwohner: 21.000
Produkt: Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement, eGovernment & Digitalisierung

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Kreisstadt Bergheim / Nordrhein-Westfalen

Webkasse ermöglicht vollständig digitale Zahlungsabwicklungen

Foto: Kreisstadt Bergheim
Kreisstadt Bergheim / Nordrhein-Westfalen

Webkasse ermöglicht vollständig digitale Zahlungsabwicklungen

Die Idee, eine Softwarelösung für vollständig digitale Zahlungsabwicklungsprozesse mit den Bürger_innen in einem geschlossenen System und auf einheitlicher Datenbasis zu realisieren, hat die Kreisstadt Bergheim erfolgreich und mit Auszeichnung umgesetzt. Mit Hilfe der Infoma App Webkasse (ehemals Infoma ePortal Webkasse)von Infoma newsystem erfolgen nun alle Geldeinnahmen der verschiedenen Organisationseinheiten automatisiert über den Browser und ohne Trennung zwischen Zahlungsabwicklung und Buchhaltung.

Einwohner: 65.000
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Verbandsgemeinde Gerolstein / Rheinland-Pfalz

Elektronische Akte als weiterer Schritt im Digitalisierungsprozess

Foto: Verbandsgemeinde Gerolstein
Verbandsgemeinde Gerolstein / Rheinland-Pfalz

Elektronische Akte als weiterer Schritt im Digitalisierungsprozess

Den Aufbruch in die digitale Transformation auf Basis des Infoma newsystem Finanzwesens mit Rechnungs- und Bestellworkflow, Adressverwaltung, ePayment u.a. vollzog die Verbandsgemeinde Gerolstein in Rekordzeit. Mittlerweile sind die nun durchgängig digitalen Prozesse komfortabler Arbeitsalltag und wurden zwischenzeitlich noch ergänzt durch elektronische Finanz-, Steuer-, Vollstreckungs- und Vertragsakte. Ein weiteres Highlight, der Versand von Massendrucken per ePost, steht bereits in den Startlöchern.

Einwohner: 31.000
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Verbandsgemeinde Gerolstein | Rheinland-Pfalz

Fusion führt zur digitalen Verwaltung

Foto: Verbandsgemeinde Gerolstein
Verbandsgemeinde Gerolstein | Rheinland-Pfalz

Fusion führt zur digitalen Verwaltung

Die Fusion von drei Verbandsgemeinden zur Verbandsgemeinde Gerolstein sollte einen entscheidenden Fortschritt für die neue Verwaltung nach sich ziehen. Basis für die geplante konsequente Digitalisierung war der Einsatz des Infoma newsystem Finanzwesens an allen drei Standorten. Einer durchgängigen und die Interessen aller Fachbereiche berücksichtigenden Festlegung von Standards, Workflows und Softwarelösungen stand damit nichts mehr im Wege.

Einwohner: 31.000
Produkt: Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement, eGovernment & Digitalisierung

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Foto: Fotoarchiv Gemeinde Bobenheim-Roxheim Gemeinde Bobenheim-Roxheim
Gemeinde Bobenheim-Roxheim

Die Altrheingemeinde ist mit dem eingesetzten Gesamtpaket auf einem guten Weg in die digitale Zukunft

Die rheinland-pfälzische Gemeinde Bobenheim-Roxheim hatte ganz klare Vorstellungen von der weiteren Modernisierung der Verwaltung und ihrer zeitnahen Realisierung. Ein übergeordneter Stellenwert kam dabei dem Aufbruch in innovative, durchgängig digitale Prozesse zu. Oberste Priorität hatte dabei die Digitalisierung des Finanzmanagements. Nach einem knappen Jahr des Echtbetriebs beweist die seinerzeitige Entscheidung für ein Gesamtpaket von Infoma newsystem ihre Weitsicht.

Einwohner: 10.785
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Foto: Fotoarchiv Gemeinde Karlsbad Karlsbad_Neues Rathaus
Gemeinde Karlsbad

Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung in zwei Minuten

Die Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows inklusive eRechnungs-Manager hat den eigentlichen Prozess der Rechnungsbearbeitung bei der Gemeinde Karlsbad zwar nur unwesentlich verändert. Der deutliche Unterschied zeigt sich aber in der Geschwindigkeit der Verarbeitung, den jederzeitigen Zugriffsmöglichkeiten aller angebundenen Stellen sowie der weitreichenden Automatisierung. Nicht nur diese Vorteile lassen die Bilanz der Anwender äußerst positiv ausfallen.

Einwohner: 16.000
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Verbandsgemeindeverwaltung Höhr-Grenzhausen

Per Rechnungsworkflow in die digitale Zukunft

Foto: VG Höhr-Grenzhausen Rathaus Höhr-Grenzhausen
Verbandsgemeindeverwaltung Höhr-Grenzhausen

Per Rechnungsworkflow in die digitale Zukunft

Es war der Auftakt in die geplante digitale Zukunft: Mit der Einführung des Rechnungsworkflows und der eRechnung setzte die Verbandsgemeinde­verwaltung Höhr-Grenzhausen den ersten Meilenstein auf ihrem Weg in die Digitalisierung und demonstrierte damit gleichzeitig, dass auch eine kleine Verwaltung über eine große Innovationsfähigkeit verfügen kann.

Einwohner: 13.500
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Kreis Recklinghausen

Fachübergreifende Prozesse

Video abspielen Fachübergreifende Prozesse beim Kreis Recklinghausen
Kreis Recklinghausen

Fachübergreifende Prozesse

Es war eine große Herausforderung, die der Kreis Recklinghausen 2017 bewältigte: War zunächst nur der Umstieg auf ein neues Verfahren für das Finanzwesen vorgesehen, entwickelte sich das Vorhaben während der Planungsphase zu einem weitaus umfassenderen Projekt.

Einwohner: 617.807
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Stadt Gießen

Integration bietet zahlreiche Vorteile

„Wir haben uns für den integrierten Rechnungsworkflow entschieden, weil wir damit die papierlose Vorgangsbearbeitung umsetzen können.“

Einwohner: 83.600
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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KommunalService Oberzent

Effektive Belegbearbeitung durch Rechnungsworkflow und eRechnungs-Manager

Effektive Belegbearbeitung Mit dem Rechnungsworkflow wollten wir vor allem moderner werden! Gerade bei vier Standorten war uns eine komplett digitale,…

Einwohner: 10.000
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Evangelisch-lutherische Landeskirche Hannovers

Auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung

Foto: Jens Schulze/epd-bild Marktkirche Hannover
Evangelisch-lutherische Landeskirche Hannovers

Auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung

Auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung Die Einführung des Infoma AppSpace (ehemals Infoma ePortal) mit den diversen Services ist für…

Einwohner: 1.300
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Landratsamt Bodenseekreis

Dezentral anordnen, zentral buchen mit dem Service Infoma App Anordnung (ehemals Infoma ePortal Anordnung)

Dezentral anordnen, zentral buchen per eProzess Herausforderung Ganz ohne Papier geht es noch nicht, aber das Ziel steht bereits fest.…

Einwohner: 207.500
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Gemeindeverwaltungsverband Raum Bad Boll

Mehr Komfort für Bürger und Verwaltung durch moderne Online-Zählerstandserfassung

Mehr Komfort für Bürger und Verwaltung durch moderne Online-Zählerstandserfassung Um die Prozesse des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens zu optimieren, haben…

Einwohner: 158.000
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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