Gemeinde Langenargen / Baden-Württemberg

Rechnungsworkflow als Leuchtturmprojekt einer gelungenen Digitalisierung

Herausforderung

Für den Leiter der Finanzverwaltung der baden-württembergischen Gemeinde Langenargen ist es ein wesentlicher, wenn nicht gar der wichtigste Schlüssel für den Erfolg eines Digitalisierungsprojekts: hoch motivierte, engagierte Mitarbeitende. Darin sieht Daniel Kowollik auch die ausschlaggebenden Faktoren der reibungslosen Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows im Februar 2022: „Wir haben ein sehr innovatives Team, das offen ist für neue Dinge“, erläutert der Kämmerer. „Doch ein Projekt lediglich durchzuführen oder aber dafür zu brennen, sind zwei Paar Stiefel. Wir hatten das Glück, dass sich die beiden federführenden Mitarbeiterinnen voll mit dem Thema identifiziert und den Prozess sehr engagiert vorangetrieben haben.“ Seit einem Jahr können daher die rund 40 Anwender:innen die monatlich bis zu 1.000 Eingangsrechnungen komplett digital bearbeiten. Die Rückmeldungen aus allen Bereichen sind äußerst positiv und „auch die nicht so IT-affinen Mitarbeitenden haben mitgezogen“, zeigt sich Daniel Kowollik zufrieden.

Die Gemeinde Langenargen im östlichen Bodenseekreis gehört damit zu einer Reihe von Kommunen, die als Kunden des in Baden-Württemberg tätigen IT-Dienstleisters Komm.One (AöR) aktuell den elektronischen Rechnungsworkflow von Axians Infoma einsetzen. Hierbei übernimmt Komm.One für den bekannten Tourismusstandort am Bodensee den Betrieb der Software mit Gewährleistung der Datensicherheit, stellt den Support der Lösung sicher und ist dabei auch ein wichtiger Partner bei der Konzeption und Umsetzung.

Lösung

 Bereits 2018 – also zwei Jahre vor der gesetzlichen Verpflichtung in Baden-Württemberg – wechselte Langenargen auf das doppische Finanzwesen Infoma. Die volle Integration des Rechnungsworkflows in das Verfahren war daher eines der maßgeblichen Kriterien bei der getroffenen Entscheidung. So erhofften sich die Verantwortlichen vor allem eine Beschleunigung der Durchlaufzeiten sowie mehr Transparenz beim Zugriff auf die Belege – und damit auch weniger Mahnschreiben. „Beim bisherigen papierbezogenen Ablauf kam es vor, dass wir nicht nachvollziehen konnten, wo sich ein Beleg im Haus befindet“, erinnert sich Daniel Kowollik.

Diese Problematik gibt es mittlerweile nicht mehr, da wir uns jederzeit aus dem System heraus die Belege anzeigen lassen und auf Nachfragen sofort reagieren können. Das heißt, wenn es notwendig ist, können wir konkret eingreifen und den Prozess beschleunigen. Die Zahl der Mahnungen ist auf diese Weise signifikant zurückgegangen.“

Insgesamt haben sich die Durchlaufzeiten im Schnitt auf wenige Tage reduziert. Teilweise kann sogar am Tag des Rechnungseingangs ausgezahlt werden.

In dieser Schnelligkeit liegt für den Kämmerer einer der großen Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung. Aber auch die bedarfsgerechte Abbildung des in Zusammenarbeit mit Axians Infoma erarbeiteten mehrstufigen dezentralen Bewirtschaftungsprozesses stellt für ihn sowohl die Leistungsfähigkeit der Software als auch das Verständnis und die Lösungsansätze des Anbieterteams mit Blick auf die speziellen Anforderungen in Langenargen unter Beweis. „Wir haben zwar nur 7.500 Einwohner, aber aufgrund des Fremdenverkehrs mit jährlich rund 230.000 Übernachtungen eine besondere Struktur, die sicherlich einer doppelt so großen Gemeinde entspricht“, erklärt Daniel Kowollik. „Für uns war diese Komplexität die größte Herausforderung, das heißt zum einen den Prozess exakt zu definieren und zum anderen das Ganze mit Hilfe von Axians Infoma im System entsprechend zu konfigurieren.“

Was nach Meinung aller Beteiligten in höchstem Maße gelungen ist. Nach und nach wurden alle Vorgänge durchleuchtet, diverse Altlasten aufgeräumt und die entsprechenden Korrekturen und Optimierungen vorgenommen. „Dafür mussten wir allerdings unsere Verwaltung auf links drehen“, schmunzelt Daniel Kowollik, „können jetzt aber auch ganz klar sagen, dass wir für die Zukunft bestens aufgestellt sind.“

Nutzen

Für den Leiter der Finanzverwaltung ist die Umsetzung des elektronischen Rechnungsworkflows ein absolutes Leuchtturmprojekt einer gelungenen Digitalisierung, das mittlerweile auch in den benachbarten Gemeinden positiven Anklang gefunden hat.  Überhaupt ist die weitere Digitalisierung in seinen Augen unbedingte Voraussetzung und Chance, um mit der zur Verfügung stehenden geringen Personalkapazität die stetig steigende Aufgabenvielfalt bewältigen zu können. Deshalb steht auf seiner Planungsliste mit den Themen Ausgangsrechnungen und elektronischer Freigabeworkflow auch schon das nächste konkrete Vorhaben: „Unsere kurzfristige Perspektive ist es, alle Dokumente aus Infoma  digital freigeben zu können und damit einen weiteren großen Schritt in Richtung vollständig medienbruchfreier Prozesse in der Finanzverwaltung zu machen.“ Dazu gehört für ihn auch der von Axians Infoma neu entwickelte digitale Gewerbesteuerbescheid für die Übermittlung von Informationen und Bescheiden rund um die Gewerbesteuer.

Dass auch diese Projekte mit Erfolg realisiert werden, davon ist Daniel Kowollik überzeugt: „Wenn man auf gute Fachkräfte zugreifen kann, die der Digitalisierung positiv gegenüberstehen, ist das an der Qualität der Projektumsetzung zu merken. Wir haben diese guten Mitarbeiter:innen. Steht dann noch der richtige Partner zur Verfügung, werden sehr gute Ergebnisse erzielt.“