Verbandsgemeindeverwaltung Höhr-Grenzhausen

Per Rechnungsworkflow in die digitale Zukunft

Herausforderung

Es war der Auftakt in die geplante digitale Zukunft: Mit der Einführung des Rechnungsworkflows und der eRechnung setzte die Verbandsgemeinde­verwaltung Höhr-Grenzhausen den ersten Meilenstein auf ihrem Weg in die Digitalisierung und demonstrierte damit gleichzeitig, dass auch eine kleine Verwaltung über eine große Innovationsfähigkeit verfügen kann. Denn für eine Kommune in dieser Größenordnung – rund 13.500 Einwohner, 55 Mitarbeiter in der Kernverwaltung – stellt die erfolgreiche Realisierung eines solchen Projekts durchaus eine Herausforderung dar. Das sah auch die Jury des Axians Infoma Innovationspreises 2018 so und begründete die Auszeichnung der rheinland-pfälzischen Verbandsgemeinde­verwaltung als Finalist mit dem Vorbildcharakter für die Digitalisierung von Prozessen in sehr kleinen Kommunalverwaltungen.

Auslöser für das Projekt „eRechnung und Rechnungsworkflow“ war die nach einer Präsentation von Axians Infoma entstandene Idee, die ab 2020 verpflichtende elektronische Rechnungsbearbeitung zeitnah einzuführen und die gesamte, bis dato physisch erfolgte Abwicklung von Papierrechnungen digital über den in das Infoma newsystem Finanzwesen integrierten Rechnungsworkflow zu erledigen. Angesichts der mittelfristig anstehenden weiteren Digitalisierungsprojekte – darunter eAkte, Dokumenten Managementsystem, elektronische Kommunikation mit Gerichten – erschien den Verantwortlichen der Start mit diesem Teilbereich in eine künftige digitale Verwaltung als sinnvoll. Denn zum einen wurde in Höhr-Grenzhausen schon elektronisch archiviert, so dass die notwendigen Rahmenbedingungen zumindest teilweise vorhanden waren. Zum anderen konnte so bereits die Erfüllung der EU-Richtlinie 2014/55/EU gewährleistet werden.

Lösung

Mit Rückendeckung des sehr digitalaffinen und Veränderungen gegenüber aufgeschlossenen Bürgermeisters machte sich die dreiköpfige Projektgruppe mit Sebastian Kilb, stv. Fachbereichsleiter aus dem Fachbereich Finanzen, sowie den beiden IT-Administratoren Klaus Specht und Philipp Menges ans Werk, musste sich allerdings zunächst noch in Geduld üben. Grund war der notwendige Beschluss durch den Haupt- und Finanzausschuss der Verbandsgemeinde zur Einführung der eRechnung und Auftragsvergabe an Axians Infoma. „Die Bereitstellung der benötigten finanziellen Mittel im Haushaltsplan sowie die Auftragsvergabe über einer bestimmten Wertgrenze erforderten im Vorfeld ausführliche und transparente Informationen für die Entscheidungsfindung der politischen Gremien. Das kostete Zeit“, erläutert Sebastian Kilb.

Hingegen wurde die Einführung des Rechnungsworkflows innerhalb eines knappen halben Jahres reibungslos realisiert.

Und so sind nun seit Beginn des Echtbetriebs im November 2018 jeder der Mitarbeiter aus der Kernverwaltung sowie die ehrenamtlichen Ortsbürgermeister und die Mitarbeiter in Außenstellen in irgendeiner Weise mit dem Rechnungsworkflow in Kontakt. „Die Einführung des digitalen Rechnungsworkflows wirkt sich letztlich auf die komplette Verwaltung aus“, sagt Sebastian Kilb. „Fast jeder Mitarbeiter vereinnahmt Mittel, wie z.B. Erlass von Bescheiden mit Geldleistungscharakter oder beauftragt Unternehmen. Das bedeutet, früher oder später muss jede Kollegin, jeder Kollege entsprechend damit arbeiten.“

Um so wichtiger war für ihn daher die rechtzeitige Einbeziehung aller Beteiligten und die klare Kommunikation der damit verbundenen Umstellungen – galt es doch, Dienstanweisungen anzupassen, Strukturen zu ändern sowie die Transparenz und den Informationsfluss zu sichern. Nicht zuletzt deswegen gab es daher zunächst bei einigen Mitarbeitern Bedenken gegenüber dem neuen Verfahren. „Die konnten wir aber schnell ausräumen“, erinnert sich Sebastian Kilb. „Wir haben drei Schulungstermine angeboten, in denen wir den kompletten Workflow durchgegangen sind. Nachdem die Kolleginnen und Kollegen den Prozess kennen gelernt hatten, waren die meisten den Veränderungen gegenüber positiv eingestellt.“

Nutzen

Das liegt nicht zuletzt an spürbaren Vorteilen wie Zeitersparnis, höhere Qualität bei der Verbuchung sowie Transparenz über den kompletten Rechnungslauf, die Ergebnis des bedienungsfreundlichen, durchgängig digitalen Verfahrens sind. So konnte z.B. durch den Wechsel von dezentraler Vorkontierung und zentraler Belegverbuchung hin zu zentraler Verbuchung und Vorkontierung die Tätigkeit der Sachbearbeiter im Rathaus auf eine Kontrollfunktion reduziert und damit Kapazitäten für die Erledigung anderer laufender Maßnahmen geschaffen werden. Der Bürgermeister, über dessen Tisch bisher alle papierbasierten Rechnungen gingen, hat zwar weiterhin die Möglichkeit, sich jede Rechnung im Workflow anzusehen, ist aber nicht aktiv in den Workflow involviert.

Gleichzeitig wird nach der Eingewöhnung eine deutlich geringere Fehlerquote erwartet. Bis dato ergaben sich oftmals Mehrarbeiten durch Korrekturen oder nachträgliche Umbuchungen. Ein Grund dafür waren die von den Sachbearbeitern neben ihren eigentlichen Aufgaben durchzuführenden Vorkontierungen der Rechnungen, bei denen Haushaltspläne, eingerichtete Deckungskreise oder andere Mittelbewirtschaftungsregelungen aber aus Unkenntnis nicht immer korrekt berücksichtigt wurden. „Durch die jetzige zentrale Verbuchung im Fachbereich Finanzen übernehmen Mitarbeiter die Auswahl der Haushaltsstelle, deren tägliches Geschäft die Arbeit mit Haushaltsplänen etc. ist. Hierdurch lassen sich Fehlbuchungen und Rückfragen nahezu vermeiden“, so Sebastian Kilb.

Zu den wesentlichen Vorteilen gehört für Sebastian Kilb zudem die Transparenz des kompletten Rechnungslaufs:

Durch die Digitalisierung der Rechnungen zu Beginn des Workflows ist für die zuständigen Mitarbeiter jederzeit ersichtlich, wo sich eine Rechnung befindet und welchen Verfahrensschritt sie derzeit durchläuft.

Damit gehören nicht nur lange hausinterne Rechnungsläufe der Vergangenheit an, sondern auch Skontofristen können so einfacher gewahrt und überwacht werden.

Noch ist die Zeit des Produktivbetriebs zu kurz, um Kosteneinsparungen monetär beziffern zu können. Bei rund 12.000 Rechnungen pro Jahr erwartet die Verbandsgemeindeverwaltung aber durchaus eine nennenswerte Ersparnis allein bei den Papier- und Druckkosten. Die Effekte von weniger Zeitaufwand und mehr Qualität in der Rechnungsverarbeitung sind aber bereits unübersehbar. Für Sebastian Kilb sind daher der Einstieg in den elektronischen Rechnungsworkflow und die gesammelten Erfahrungen eine gute Vorbereitung für die nächsten Schritte in weitere Digitalisierungsprojekte.