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Referenzbericht Verbandsgemeinde Gerolstein

Referenzbericht Verbandsgemeinde Gerolstein

Verbandsgemeinde Gerolstein / Rheinland-Pfalz

Elektronische Akte als weiterer Schritt im Digitalisierungsprozess

Herausforderung

Die Erfahrung zeigt: Nicht immer stehen Beschäftigte hinter geplanten Veränderungen von Prozessen. Oftmals gilt es für die Verantwortlichen, Skepsis und Vorbehalte gegen anstehende Maßnahmen im Vorfeld auszuräumen. Anders in der Verbandsgemeinde Gerolstein. Die 2019 vollzogene Fusion dreier Verbandsgemeinden zu einer neuen Verwaltung ging gleichzeitig mit der umfassenden Einführung digitaler Prozesse einher – motiviert und engagiert unterstützt von allen Beteiligten.

Den Aufbruch in die digitale Transformation auf Basis des Infoma newsystem Finanzwesens – inklusive Rechnungs- und Bestellworkflow, Adressverwaltung, ePayment u.a. – vollzog die sechstgrößte Verbandsgemeinde in Rheinland-Pfalz in Rekordzeit. Nach gerade einmal acht Monaten Vorbereitung erfolgte der Start in die vorgesehene Digitalisierung der gesamten Verwaltung. Mit Erfolg – die nun durchgängig digitalen Prozesse sind mittlerweile komfortabler Arbeitsalltag und wurden zwischenzeitlich noch ergänzt durch elektronische Finanz-, Steuer-, Vollstreckungs- und Vertragsakte.

„Dass wir die elektronische Akte einsetzen wollten, stand von Anfang an im Plan, musste aber aufgrund der vielfältigen Aufgaben im Rahmen des Zusammenschlusses erst einmal zurückgestellt werden“,

erinnert sich Arno Fasen, Sachgebietsleiter Organisation/IT Fachbereich 1 – Organisation & Finanzen. „Aber nachdem die Arbeit mit dem neuen Finanzverfahren zur Routine geworden war, kam bei den Mitarbeiter_innen schnell der Wunsch nach deren Einführung auf.“

 

Lösung

Da die elektronische Akte bereits vor der Fusion in einer der Verbandsgemeinden in Teilen genutzt wurde, waren ihre Vorzüge bekannt. Die sehen die Beteiligten vor allem in der papierlosen und effizienten automatischen Erstellung und Abbildung der Akten in der Finanzsoftware. Aus der gewohnten Oberfläche heraus lassen sich so interne und externe Dokumente einfach und komfortabel ablegen, suchen und bearbeiten. Und das führt den Sachgebietsleiter gleich zum nächsten Vorteil: „Durch die Integration im Finanzverfahren haben wir vollständige Daten an einer Stelle und damit sofortigen Zugriff auf alle benötigten Informationen. Auf diese Weise sind wir in der Lage, bei Rückfragen – auch von Bürgern – einfach und schnell fundierte Auskünfte geben zu können.“

Für die revisionssichere Datenablage wird in Gerolstein ein bereits vorhandenes flächendeckendes DMS-System genutzt. Dessen Anbindung an das Finanzwesen erfolgt in enger Zusammenarbeit zwischen Axians Infoma und dem DMS-Anbieter. Noch im ersten Quartal 2021 soll die Funktionalität einsatzbereit sein und dann auch Fachbereichsleitern, die nicht mit Infoma newsystem arbeiten, die Möglichkeit zum direkten Aktenaufruf bieten.

 

Nutzen

Auch wenn noch nicht alle Leistungen auf der To-do-Liste abgehakt sind, zeigen sich alle Seiten zufrieden mit dem bisher Erreichten.

„Vor allem die MitarbeiterInnen, die die elektronische Akte bereits kannten, freuen sich, endlich wieder auf diese Funktion zugreifen zu können“,

zieht Arno Fasen ein positives Fazit.

Ebenfalls noch im ersten Quartal geht nach den Planungen der Verbandsgemeinde Gerolstein ein weiteres Highlight im Digitalisierungsprozess an den Start. Dann nämlich sollen Massendrucke, wie z.B. Steuerbescheide oder Mahnungen, per zertifizierter Dienstleistung ePost versendet werden. Möglich macht’s der Infoma newsystem Versandmanager, der den automatischen Versand steuert. „Sobald wir Daten in der elektronischen Akte ablegen, gehen diese automatisch an die ePost, die das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Verschicken für uns übernimmt“, erläutert Arno Fasen. „Damit ist ein Automatismus geschaltet, bei dem bei uns kein Blatt Papier mehr anfällt.“

Der nächste, zeitnah umzusetzende Schritt ist laut Gerolsteiner Digitalisierungsagenda der Rollout der bereits beauftragten Vertragsakte. Ihr Einsatz hängt vor allem mit der Neuregelung des §2b Umsatzsteuergesetz und den damit verbundenen Anforderungen zusammen. Weitere Vorhaben im laufenden Jahr sehen zudem die Einführung der Anlagenakte vor, aber auch eines Business Intelligence Systems.

„Ein weiterer Step, der uns in den kommenden zwei Jahren intensiv beschäftigen wird, ist das Onlinezugangsgesetz“,

so Arno Fasen. Aufgrund der Fusion und der erst Ende 2020 getroffenen Entscheidung in Rheinland-Pfalz über die Datenbereitstellung hat sich die Verbandsgemeinde Gerolstein hier bisher zurückgehalten. Lediglich die Online Zählerstandserfassung über Infoma newsystem sowie einige Leistungen in den Bereichen Standesamt und Einwohnermeldeamt werden bereits auf der eigenen Plattform angeboten. Aber auch diese Herausforderung wird in der für ihre Innovationsfähigkeit 2019 mit dem Axians Infoma Innovationspreis ausgezeichneten Verbandsgemeinde mit viel Engagement gemeistert werden. Da ist sich Arno Fasen sicher.

 

Die Eckdaten

Produkt Infoma newsystem Finanzwesen, eAkte
Bundesland Baden-Württemberg
Einwohnerzahl 31.000

Die Verbandsgemeinde Gerolstein sieht die Vorzüge der eAkte vor allem in der papierlosen und effizienten automatischen Erstellung und Abbildung der Akten in der Finanzsoftware