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Referenzbericht Gemeinde Bobenheim-Roxheim

Referenzbericht Gemeinde Bobenheim-Roxheim

Gemeinde Bobenheim-Roxheim

Kleine Kommune, großes Digitalisierungsprojekt

Herausforderung

Von der Verwaltungsgröße her eher klein, in der konsequenten Umsetzung zukunftsorientierter Ziele dagegen groß: Die mit knapp 11.000 Einwohnern zu den kleineren Kommunen zählende rheinland-pfälzische Gemeinde Bobenheim-Roxheim hatte ganz klare Vorstellungen von der weiteren Modernisierung der Verwaltung und ihrer zeitnahen Realisierung. Dem Aufbruch in innovative, durchgängig digitale Prozesse kommt dabei ein übergeordneter Stellenwert zu.

So hatte die Digitalisierung des Finanzmanagements bei diesem komplexen Projekt oberste Priorität – setzte allerdings vorher noch den Umstieg auf eine andere Software voraus. Denn das bis dato genutzte Verfahren war veraltet, eine zeitnahe Neuentwicklung nicht in Sicht, jedoch eine Vielzahl von Anforderungen an ein neues Produkt bereits formuliert: Es sollte alle Finanzbereiche abdecken, über eine moderne Oberfläche verfügen, verschiedene Auswertungen und Anwendungsmöglichkeiten bieten und vor allem die Bestimmungen des § 2b Umsatzsteuergesetz (UStG) abdecken.

 

Lösung

Die Entscheidung fiel nach intensiver Auswahlphase für das vollumfängliche integrierte Finanzwesen Infoma newsystem, ergänzt um die Zentrale Adressverwaltung (ZAV), Darlehensverwaltung und Barkasse. Gleichzeitig beauftragte die verbandsfreie Gemeinde den elektronischen Rechnungsworkflow (RWF) und eRechnungsimport sowie weitere Digitalisierungskomponenten wie die elektronische Vertragsakte und das Infoma ePortal Faktura zur dezentralen Erfassung und integrierten Weiterbearbeitung von Einzelrechnungen und -bescheiden, um sich perfekt für durchgängige, effiziente Abläufe aufstellen zu können. Im Verlauf des Projekts kamen auch die Module Budget Advanced für Auskunft und Planung der Budgets sowie Vertragsverwaltung hinzu.

Kämmerin Claudia Kreitmair sieht ihre Verwaltung mit diesem Gesamtpaket auf einem guten Weg in die digitale Zukunft – auf dem aber auch als größte Herausforderung das Aufbrechen eingefahrener Strukturen gemeistert werden will: „Durch die Digitalisierung bietet sich hier die Möglichkeit, Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu optimieren. Unser Ziel im Finanzwesen ist es, die Abläufe mit den entsprechenden Sicherheitsmechanismen zu beschleunigen und dadurch Zeit für anderweitige Aufgaben zu gewinnen.“

Erreichen will sie das mit den gebotenen Leistungsmerkmalen der integrierten Komplettlösung Infoma newsystem. So stand auf der Umsetzungsagenda neben der papierlosen Bearbeitung der ein- und ausgehenden Rechnungen mithilfe des Rechnungsworkflows sowie der Automatisierung von Kontoauszugsverbuchung und Adressabgleich auch der zeitnahe Ausgleich der Eingangsrechnungen. Zudem soll der jährliche Versand der Steuerbescheide entfallen, da die Adressen durch das ZAV-Modul aktualisiert werden. Und mit der Gebühren- und Bargeldkasse gehören manuelle Buchungen von Abschlüssen durch die Kasse in der Finanzbuchhaltung nun der Vergangenheit an. Gleichzeitig reduziert sich der Aufwand für die EDV-Abteilung: Durch die Einbindung der Gebühren- und Bargeldkasse sowie der Darlehensverwaltung in die Finanzsoftware müssen zwei Programme weniger gepflegt und betreut werden. Deshalb rechnet Claudia Kreitmair bei diesem Projekt unter anderem „mit Einsparungen bei Papier, Porto und Bearbeitungszeit und damit freien Ressourcen bei den Mitarbeitern.“

Für die Umsetzung der Bestimmungen des § 2b Umsatzsteuergesetzes sind die Module ePortal und Vertragsverwaltung vorgesehen. „Um eine fehlerfreie Umsetzung zu gewährleisten, wird empfohlen, ein Tax Compliance einzuführen, also quasi durch strukturelle Maßnahmen die Fehlerquellen zu minimieren, erläutert Claudia Kreitmair. „In diesem Rahmen muss sichergestellt sein, dass die Umsatzsteuer im Finanzprogramm korrekt abgewickelt werden kann.“ Das bedeutet z.B. die automatische Vergabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer bei Ausgangsrechnungen, Ausweis der Steuernummer auf den Rechnungen, Angabe des Leistungsdatums und die automatische Verbuchung der Erträge mit Umsatzsteuer, sofern diese berechnet werden muss. Zudem müssen alle Verträge auf die Umsatzsteuerpflicht hin geprüft werden, was in Bobenheim-Roxheim im Rahmen der Vertragserfassung geschieht.

Im März 2018 startete die Altrheingemeinde das ambitionierte Digitalisierungsprojekt, um bereits am 1.1.2019 den Echtbetrieb des Rechnungsworkflows und die Umstellung auf das neue Finanzwesen von Axians Infoma inklusive der Nutzung der Gebühren- und Bargeldkasse zu vermelden – ein Ergebnis, für das mit Claudia Kreitmair und Jens Glaser intern hauptsächlich zwei Personen verantwortlich zeichneten. Und hier zeigt sich auch gleich eine Situation, die nicht nur für Bobenheim-Roxheim, sondern für viele kleinere Kommunen oftmals eine Herausforderung darstellt: die digitale Transformation ohne Aufstockung von Personal bewältigen zu müssen. So kamen auf das zweiköpfige Projektteam in Bobenheim-Roxheim zahlreiche zusätzliche, neben dem normalen Tagesgeschäft zu erledigende Aufgaben zu, darunter die Überleitung der Sachkonten und der Anlagenbuchhaltung per Excel auf das neue System, die Bearbeitung des kompletten Kontenplans sowie die Übernahme der Rechnungsergebnisse 2017 in den Haushaltsplan 2019. „Teilweise haben wir die Menge der auf uns zukommenden Arbeiten unterschätzt“, erinnert sich die Projektleiterin und empfiehlt anderen Kommunen, die ähnliche Projekte angehen wollen, „den Projektzeitrahmen etwas mehr zu strecken und dabei auf sehr motivierte Projektmitarbeiter zu setzen, die bereit sind, neue Schritte zu gehen und sich nicht scheuen, eventuelle Mehrarbeiten leisten zu müssen.“

 

Nutzen

Auch wenn noch nicht alle Ziele komplett erreicht wurden, zieht die Verwaltung eine positive Bilanz. Die Resonanz der 45 internen Anwender ist bis auf wenige Ausnahmen gut. Als besonders vorteilhaft beurteilt Claudia Kreitmair die schnellere Abwicklung des Zahlungsverkehrs durch den elektronischen Rechnungsworkflow sowie die schnellere Verarbeitung der Auszüge aufgrund der automatischen Kontoauszugsverbuchung. Aber auch die umfassenden und flexiblen Auswertungsmöglichkeiten – u.a. Budgetinformationen, Auswertung nach Kostenstellen, Auswertung der Eigentumswechsel im Grundsteuerbereich, flexible Einstellungen bei den Explorern, Speichermöglichkeit der unterschiedlichen Suchvarianten usw. – erweisen sich von großem Nutzen.

Mit dem erreichten Stand können wir durchaus zufrieden sein, besonders mit der Tatsache, dass wir als kleine Kommune sehr viele Module zur Erreichung unserer Ziele gleichzeitig beziehungsweise relativ zeitnah erfolgreich zum Einsatz gebracht haben – so das Fazit der Kämmerin.

Für 2020 stehen konkret sowohl die Digitalisierung der Haushaltsplanung und -beratung als auch die Integration der Vollstreckung in die Finanzwesenlösung an. Mittelfristig ist zudem geplant, das Liegenschafts- und Gebäudemanagement über Infoma newsystem zu erledigen.

Sich auch als kleine Kommune innovativ und zukunftsorientiert aufzustellen – mit diesem Anspruch startete Bobenheim-Roxheim in den komplexen Digitalisierungsprozess. Aktuell belohnt wurde das weitsichtige Engagement bei der Modernisierung und Digitalisierung des Finanzmanagements mit der Auszeichnung als Finalist des Axians Infoma Innovationspreises 2019.

Gemeinde Bobenheim-Roxheim

Copyright: Gemeinde Bobenheim-Roxheim

Die Eckdaten

Produkt Infoma newsystem Finanzwesen
Bundesland Rheinland-Pfalz
Einwohnerzahl 10.785