Kreis Recklinghausen

Fachübergreifende Prozesse

Herausforderung

Es war eine große Herausforderung, die der Kreis Recklinghausen 2017 bewältigte: War zunächst nur der Umstieg auf ein neues Verfahren für das Finanzwesen vorgesehen, entwickelte sich das Vorhaben während der Planungsphase zu einem weitaus umfassenderen Projekt. Grund war die gebotene Integrationsfähigkeit der einzelnen Module der Softwarelösung Infoma newsystem, die fachübergreifend durchgängige und komfortablere Prozesse in der Verwaltung gewährleistet. So entschieden sich die Verantwortlichen der Kämmerei neben dem bereits beauftragten vollumfänglichen Finanzwesen mit zusätzlichen Modulen wie u.a. Budget-Auskunft und Zentrale Adressverwaltung außerdem für den integrierten Rechnungsworkflow und die Vollstreckung. Aber auch der Fachdienst Immobilienangelegenheiten (Gebäudewirtschaft) und der Kreisbauhof erkannten die Vorteile eines Verfahrens mit integrierten Abläufen und werden ab 2019 ihre Aufgaben mit Hilfe der Infoma-Module Liegenschafts- und Gebäudemanagement beziehungsweise Kommunale Betriebe erledigen.

Lösung

Notwendig geworden war der Softwarewechsel, da die Leistungsfähigkeit des bisherigen Verfahrens nicht mehr ausreichte, aber vor allem der Support für die Technologiebasis ab 2020 eingestellt wird. Der Kreis Recklinghausen ist mit über 617.000 Einwohnern nicht nur der bevölkerungsreichste in Deutschland, sondern betreut seit 2012 als Optionskommune ein Jobcenter in eigener Verantwortung. Seither hat sich die Zahl der Beschäftigten in der Verwaltung auf rund 2.200  beinahe verdoppelt, verbunden mit einem entsprechend gestiegenen Buchungsaufkommen. Für mehr als 38.000 Bedarfsgemeinschaften mit rund 77.000 Hilfeempfängern laufen die Buchungen über die Kreisverwaltung – ein starkes Verfahren für die Anforderungen in dieser Größenordnung war deshalb unabdingbar.

„Wir wollten ein Produkt, bei dem wir nicht in ein paar Jahren wieder umstellen müssen“, beschreibt Jens Fekonja, Ressortleiter des Bereichs Buchführung und Projektsteuerer im Fachdienst Kämmerei, die Auswahlphase. „Deshalb haben wir uns auch bei langjährigen Kunden von Axians Infoma nach ihren Erfahrungen erkundigt.“ Diese Referenzaussagen, die gewünschte Leistungsfähigkeit, die hohe Zukunftssicherheit und vor allem die Integration überzeugten sowohl die Recklinghäuser als auch die betreuende GKD, Gemeinsame Kommunale Datenzentrale Recklinghausen. Der IT-Dienstleister wird, wie bisher, das Finanzwesen für den Kreis sowie die acht kreisangehörigen Städte Castrop-Rauxel, Datteln, Dorsten, Gladbeck, Haltern am See, Oer-Erkenschwick, Recklinghausen und Waltrop hosten. Auch diese Kommunen werden bis 2020 umsteigen.

Für Jens Fekonja hat die Zusammenarbeit mit der GKD große Vorteile: „Wir wissen die absolute Zuverlässigkeit und hohe Fachkompetenz unseres langjährigen Partners zu schätzen. Wir müssen uns nicht um Updates kümmern und Fragen laufen immer über den kurzen Draht. Das alles ist sehr komfortabel und hat uns auch in der Umstellungsphase sehr geholfen.“

Denn auch wenn der von den Kreis-Verantwortlichen aus Kämmerei und Kreiskasse gemeinsam mit der GKD-Projektleitung und den Projektverantwortlichen von Axians Infoma erarbeitete Ablaufplan genau getaktet war, blieb die Tatsache eines sehr sportlichen Zeitrahmens. Lediglich ein Jahr stand den Beteiligten für den Umstellungsprozess zur Verfügung; mehr als 100 einzelne Bausteine galt es in dieser Zeit abzuarbeiten. „Wir haben zwischendrin Teilprojekte gebildet, z.B. zur Benutzerabsicherung, zum Haushalt oder Rechnungsworkflow, damit nicht immer alle mit einem Thema beschäftigt sind“, erinnert sich Jens Fekonja. „Insgesamt war es ein intensiver, harmonischer Umstellungsprozess, geprägt von einer sehr hohen Professionalität, sodass wir am 1.1.2018 mit fast allen Modulen reibungslos in den flächendeckenden Produktivbetrieb starten konnten.“

Die Übernahme von 800.000 Buchungen und 16.000 Adressdatensätzen mit Namen, Anschrift, Bankverbindungen etc. zum Jahreswechsel zeigen die Dimension der Arbeiten. Darüber hinaus stellte die Anbindung der Fremdverfahren, z.B. aus den Bereichen Personal und Jobcenter, die Verantwortlichen vor Herausforderungen. Dank der festen Ansprechpartner bei beiden Partnern und der kurzen Kommunikationswege konnten aber alle Fragestellungen schnell gelöst werden.

Nutzen

Nach den ersten Einsatzmonaten zeigen sich die Nutzer mit dem neuen System sehr zufrieden. Als „absolute Erfolgsstory“ bezeichnet Jens Fekonja dabei die Einführung des integrierten Rechnungsworkflows. Die kurzfristige Entscheidung für das Modul fiel, nachdem sich herausgestellt hatte, „dass die Installation sehr überschaubar war. Wir haben mit Axians Infoma an einem Tag einen Fragenkatalog durchgearbeitet, 14 Tage später erfolgten die ersten Testbuchungen bei der GKD Recklinghausen – und es lief wirklich wie geschmiert.“ Seit Jahresbeginn wird in fast allen Bereichen der Rechnungsworkflow mit einem Standardablauf genutzt, mehr als 6.000 Vorgänge hat die Kreisverwaltung bis Mitte Mai bereits abgewickelt. „Zuverlässig“, wie Jens Fekonja betont. Rund 250 Mitarbeiter hatte der Kreis Recklinghausen dafür im Vorfeld in internen Informationsveranstaltungen geschult und damit erreicht, dass zwischenzeitlich alle 410 Verantwortlichen ihre Rechnungen über den Workflow bearbeiten oder freigeben.

Ein wesentlicher Punkt für die insgesamt positive Resonanz ist nach Ansicht von Jens Fekonja auch, dass keine Anpassung organisatorischer Abläufe an die Software erforderlich war. Lediglich im Zusammenhang mit dem Rechnungsworkflow erfolgte eine Änderung. Es wurde für Lieferanten eine zentrale Rechnungsadresse eingerichtet, um diese Eingänge direkt zum Scannen geben zu können. Das war notwendig, weil manche Rechnungen, beispielsweise über Untersuchungen im Gesundheitsamt, einem besonderen Datenschutz unterliegen.

Großes Ziel im Finanzbereich des Kreises Recklinghausen ist es, einen hohen Digitalisierungsgrad zu erreichen. Erste Schritte sind hierbei der Rechnungsworkflow für die kreditorischen Rechnungen, der mit dem Modul eFaktura zur Generierung debitorischer Rechnungen noch um die Einnahmeseite erweitert werden soll, sowie die bereits genutzte digitale Haushaltsplanung. Auch die Themen eRechnung und ePayment stehen auf der Agenda. Wichtig ist den Recklinghäusern dabei, auch die kleineren Prozesse drumherum – Geldeingangsanzeigen, üpl/apl-Anträge, digitale Freigabeprozesse für die Verarbeitung von Schnittstellendaten aus Fachverfahren – digital und aus einer Hand abzuwickeln. Hier spielt für sie die Frage nach den möglichen Endgeräten ebenfalls eine Rolle. Dass der Rechnungsworkflow von Axians Infoma künftig auch über Tablet oder Handy erfolgen kann, um so den Führungskräften die Freigabeprozesse schneller zu ermöglichen, passt daher gut ins Konzept.

Es gibt aber auch Überlegungen, mit Blick auf die hohe Zahl der Verträge in rund 30 Organisationseinheiten und die künftige Umsatzsteuerpflicht auch für Dienstleistungen von öffentlichen Verwaltungen, das integrierte Vertragswesen einzuführen. Es greift ebenfalls auf den einheitlichen Datenbestand zu, den Jens Fekonja als „größten Nutzen“ der integrierten Lösung bezeichnet.

Obwohl „momentan noch in einem Lernprozess“, zieht Jens Fekonja ein positives Fazit: „Wenn man bedenkt, welchen Umfang die Umstellung hatte und dass wir nach den paar Monaten ganz normal mit der Software arbeiten können und ein laufendes Geschäft haben, ohne von Brandbekämpfung zu Brandbekämpfung zu müssen, sind wir sehr zufrieden. Es war zwar ein ziemlicher Kraftakt, den wir nicht zuletzt durch unsere gute personelle Aufstellung und die enge Zusammenarbeit mit der GKD Recklinghausen geschafft haben.“ Und schmunzelt: „Dennoch waren wir die erste Zeit nur verhalten optimistisch – wir haben uns einfach nicht getraut, uns zu freuen, dass es so gut gelaufen ist.“ Der tägliche reibungslose Praxiseinsatz sorgt allerdings mittlerweile für uneingeschränkte Zuversicht.

Referenzkundenfilm

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