Stadt Buchen | Baden-Württemberg

Städtischer Bauhof goes digital

Ausgangslage

Für die Mitarbeitenden des Bauhofs der baden-württembergischen Stadt Buchen begann die Zeitenwende im Mai 2023 mit der Testphase des Projekts „Weg von der bisher analogen, hin zur digitalen Arbeitsweise“. Schon zwei Monate später wurde aus dem Test- der Produktivbetrieb – erfüllten die nun durchgängig digitalen Prozesse doch voll die Erwartungen. Das angestrebte Ziel von mehr Effizienz und Effektivität in den Verwaltungsabläufen war wie geplant erreicht worden. Und dafür gab es nicht nur intern Anerkennung, sondern auch den zweiten Platz beim „Staatsanzeiger Award“ in der Kategorie „Digitalisierung und Innovation“.

Bereits seit langem treibt die Stadt im Neckar-Odenwald-Kreis die Digitalisierung im Rathaus voran – bisher überwiegend in den Bereichen Finanzen und Bauen.

Dabei gilt aber immer das Prinzip „Wo ergibt die Einführung digitaler Lösungen Sinn und wo nicht; wo ergeben sich durch einen digitalen Prozess tatsächliche praktische Verbesserungen und (arbeits-)wirtschaftliche Vorteile und wo kann/ sollte der analoge Prozess (vorerst) bestehen bleiben?,

erklärt Benjamin Laber, Beigeordneter der Stadt Buchen für den Geschäftsbereich Finanzen, Bildung, Planen, Bauen.

Lösung

Als einen dafür bestens geeigneten Bereich sahen die Verantwortlichen den städtischen Bauhof an. Mit Unterstützung der cloud-basierten Softwarelösung Infoma Kommunale Betriebe hat sich hier seither die Arbeit vereinfacht. Keine Zettelwirtschaft bei Aufträgen und Dokumentation der Leistungen, kein Abtippen der Angaben mehr. Vielmehr heißt es heute: Die Auftragsabwicklung erfolgt ebenso papierlos wie die Erfassung der Arbeitsstunden vor Ort auf Tablet oder Smartphone mit direkter Weiterleitung an die Verwaltung. Auch die Aufträge durch die berechtigten Stellen im Haus werden digital erteilt. Dabei ist die Einsatz- und Verfügbarkeitsplanung mit dem integrierten Planungstool schnell und einfach zu führen.

Nutzen

Die Grundlage dieser digitalen Prozesskette bilden die medienbruchfreien Funktionen und Apps im Infoma-Verfahren. Mit deren Hilfe gestaltet sich der Arbeitsalltag im Buchener Bauhof deutlich effektiver und effizienter. Große Papiermengen sowie Erfassungs- und Doppelarbeiten wurden abgelöst durch nachvollziehbare Arbeitseinteilungen, transparente Auftragsverfolgung und aussagekräftige Verfügbarkeitsplanungen.

Und das „geht alles digital“,

wie Marcus Wörner, Fachdienstleiter Technische Dienste, nach einem knappen Jahr Echtbetrieb zufrieden feststellt.