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Vereinfachung der täglichen Arbeit mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz

Vereinfachung der täglichen Arbeit mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz

Künstliche Intelligenz (KI) und Daten

Es sind viele Routineaufgaben, die einen nicht zu unterschätzenden Teil des täglichen Arbeitsalltags ausmachen. Genau hier setzen wir mit Smart Infoma und unseren Produkten rund um das Thema Künstliche Intelligenz (KI) an. So unterstützen wir die Mitarbeiter:innen und vereinfachen die Arbeitsprozesse - vom Rechnungsworkflow bis zur Kasse.

Ein Kernthema von Smart Infoma ist es, unseren Anwender:innen die tägliche Arbeit zu erleichtern. Dies war der Ausgangspunkt für die Überlegung, insbesondere für häufig wiederkehrende, gleichartige Tätigkeiten Unterstützung durch künstliche Intelligenz an Bord zu holen – egal ob lokal installiert, im Rechenzentrum oder in der Cloud. Individuell auf Basis von vergangenen Entscheidungen durch die Sachbearbeiter:innen werden KI-Modelle in verschiedenen Bereichen wie Rechnungsworkflow, Zuordnung von Bankbelegen oder Abweichungen im Buchungsverhalten trainiert und diese lernen stetig dazu.

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Welche Vorteile die KI bereithält, zeigen Ihnen die überzeugenden „Szenen einer Kassenleitertagung“ in unserem Video-Clip oder lesen Sie mehr dazu in unserem Blog. Schauen Sie bei Interesse doch einfach mal rein.

Wie kann künstliche Intelligenz jetzt und in Zukunft das Arbeiten mit Infoma für alle Anwendungsbereiche unterstützen?

Lernende KI-Komponenten in verschiedensten Bereichen

Beginnt man am Anfang eines Prozesses, stößt man mit dem Rechnungsworkflow häufig auf die Frage:

Welches ist denn die zuständige Stelle im Haus?

Diese Frage lässt sich aber oftmals schon auf Grund der Rechnung des Lieferanten auf einen Blick erkennen. Warum kann das also nicht auch eine Maschine übernehmen?

Genau hier setzen wir an: Auf Basis von historischen Rechnungsdaten erkennt eine KI, welcher Stelle die neue Rechnung zugewiesen werden muss und übernimmt diese Aufgabe im Rechnungsworkflow. Ist sich die KI unsicher, legt sie die Rechnung zur Prüfung vor – lernt aber gleichzeitig für die Zukunft dazu.

 

Zwei neuentwickelte Add-ons unterstützen diesen Prozess:

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Ralf Hollerbach

Ralf Hollerbach

Stellvertretender Bereichsleiter / Senior Consultant

E-Mail schreiben
+49 731 1551-972

Infoma Smart Add-on Zahlungseingangszuordnung

Das Infoma Smart Add-on Zahlungseingangszuordnung übernimmt die Suche und richtige Zuordnung fehlerhaft ausgefüllter Bankbelege. Der tägliche manuelle Zeitaufwand reduziert sich dadurch deutlich, die Mitarbeiter:innen in der Kasse werden entlastet und können sich anspruchsvolleren Aufgaben widmen.

Insbesondere im debitorischen Bereich ist es oftmals notwendig, fehlerhafte Verwendungszwecke beim Zahlungseingang – wie z. B. falsches Kassenzeichen für die Grundsteuer B – der entsprechenden Rechnung zuzuordnen. Die hier in der Vergangenheit bereits manuell getroffenen korrekten Zuordnungen dienen als Training für die KI, so dass sich Regeln für die richtige Zuordnung im System erzeugen lassen. Gleichzeitig stehen diese Daten für Vorhersagen über einen möglichen Termin des Zahlungseingangs bei unpünktlichen Zahlern bereit.

Die Funktionsweise des Infoma Smart Add-ons Zahlungseingangszuordnung basiert auf bereits getroffenen Zuordnungen, aus denen die KI verschiedene Muster erkennt und daraus eindeutige Schlagworte generiert. Kombiniert mit den IBAN-Nummern der Bürger:innen wird ohne manuellen Eingriff damit eine große Trefferzahl erreicht. Automatisch gefunden, müssen die Zahlungseingänge so nicht mehr manuell gebucht und ausgeglichen werden.

Für die Kasse ergeben sich damit wesentliche Erleichterungen, z. B. durch

  • Erstellen von Suchmasken zur Texterkennung für Bankbelege, bei denen keine bereits automatisch zu verbuchende Informationen im Verwendungszweck durch den Zahlungspflichtigen mitgegeben werden

Ihre Vorteile

  • Zeitersparnis in Zeiten knapper Ressourcen
    Routineaufgaben werden durch KI-Unterstützung schneller und einfacher erledigt
  • Immer aktuell
    Regelmäßige, neue Trainings der KI führen zu besseren Ergebnissen
  • Fehlervermeidung
    Ein Klick an der falschen Stelle, ein Zahlendreher, eine falsche Kostenstelle – KI hilft, solche Dinge zu vermeiden

Ausblick

  • Finanzbuchhaltung
    - Erkennen von Anomalien beim Buchen und Ermittlung von Prognosewerten auf Basis von diversen Algorithmen
    - Unterstützung im Steuerbereich – insb. im Hinblick auf innergemeinschaftlichem Erwerb und § 2b UstG
    - Einbettung von Steuerobjektinformationen, z.B. bei Bürgeranfragen zur Grundsteuer direkt in Microsoft Outlook
    - Erstellung eines Vorschlags von Texten, z. B. für die Rede zur Haushaltseinbringung durch die Kämmerei
    - Ermitteln eines prognostizierten Zahldatums zur besseren Liquiditätsplanung
    - Vorhersage von ungeklärten Einzahlungen, auch wenn keine Sollstellung dazu vorhanden ist
  • Kommunale Betriebe und Liegenschafts- und Gebäudemanagement
    - Ressourcenposten auf Korrektheit prüfen, bevor Rechnungen gutgeschrieben werden müssen
    - Ausreißer im Energieverbrauch erkennen, unter Berücksichtigung verschiedenster Einflussfaktoren
    - Prioritäten, Objekte und Kategorien im Meldungsmanagement auf Grund des Textes automatisiert vorschlagen

Smart Infoma – 7 Fragen und 7 Antworten zum Thema KI

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1. Frage

Gehen Arbeitsplätze durch den Einsatz von KI verloren?

Die Arbeit wird nicht weniger, sondern anders und auch attraktiver – denn Routinetätigkeiten erledigt die Maschine. Das entlastet die Mitarbeiter:innen und schafft gleichzeitig Freiräume für interessantere Aufgaben. Selbstverständlich gibt es auch Tätigkeiten, die künftig nicht mehr von Menschen erledigt werden müssen. Dabei handelt es sich aber immer Aufgaben, die nicht sonderlich anspruchsvoll sind und für die immer weniger Bewerber:innen zur Verfügung stehen.

2. Frage

Was heißt denn „attraktivere“ Tätigkeiten?

Das bedeutet zunächst einmal mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Um nicht jedes Mal bei null anfangen zu müssen, bietet Smart Infoma Unterstützung. Aufgrund gelernter Informationen werden Vorschläge unterbreitet und es bleiben so mehr zeitliche Möglichkeiten für die Erledigung anspruchsvollerer Aufgaben. Damit einher geht nicht nur die Wertschätzung der Mitarbeiter:innen. Vielmehr erhöht sich auch die Attraktivität unserer Kunden als Arbeitgeber.

3. Frage

Was passiert eigentlich in der KI-Blackbox?

Die KI lernt auf Basis vorhandener Daten. Dadurch reproduzieren und konservieren wir bereits vorhandenes Wissen, das die KI dann anwendet. Insbesondere mit Blick auf Fluktuation und unbesetzte Stellen ist es wichtig, bestehendes Know-how zu retten und das in den Kundendaten gesammelte Wissen auf diese Weise vielen zugänglich zu machen.

4. Frage

Aber wie kontrolliere ich die KI?

Unsere Smart Infoma Module sind immer so aufgebaut, dass die letztliche Entscheidung, was getan wird (und was nicht), einem Menschen überlassen werden kann. Jeder entscheidet selbst, wie viel Kontrolle er über die KI haben möchte. Nur durch solche Erfahrungen und Erfolgserlebnisse wird Vertrauen in die KI entstehen. Umgekehrt kann Smart Infoma sogar dabei helfen, Anomalien zu erkennen und viele manuelle Prüf- und Kontrollaufgaben zu unterstützen oder sogar einzusparen.

5. Frage

Ich weiß ja gar nicht, welche Daten verarbeitet werden und vor allem wo?

Mit Smart Infoma können wir immer darstellen, welche Daten wofür verwendet werden, sprich: welche Daten fließen in das Training ein. Dabei lässt sich Smart Infoma nicht nur in der Cloud, sondern auch on Prem betreiben. Der Kunde kann (und muss) entscheiden, wo seine Daten verarbeitet werden. Selbstverständlich beachten wir dafür alle rechtlichen Vorschriften und Rahmenbedingungen aus den verschiedenen politischen Ebenen.

6. Frage

KI ist für mich einfach nur negativ besetzt und ich habe so viele schlimme Sachen darüber gehört!

Ja, es gibt durchaus prominente Fälle, bei denen durch KI Fake News erzeugt werden oder nicht nachvollziehbare Entscheidungen getroffen wurden. Smart Infoma setzt ausschließlich auf in der Kundenumgebung erstellten gesicherten Daten auf. Wir greifen nicht willkürlich Daten aus dem Internet ab. Eine KI ist immer nur so gut (oder so schlecht) wie die Daten, mit denen sie gefüttert wird. Und die Daten, die wir für Smart Infoma verwenden, sind sicher keine „Fake News der Kundenbuchhaltung“.

7. Frage

ChatGPT ist für mich KI. Da gebe ich alles rein und kriege ein fix und fertiges Ergebnis. Warum brauche ich dann noch Smart Infoma?

Ja, ChatGPT und andere Large Language Models können heute bereits viel und werden in Zukunft noch mehr können. Wichtig ist aber: KI ist mehr als ChatGPT. Es geht um Machine Learning, Deep Learning und andere Algorithmen, die wir mit Smart Infoma verwenden, um die Mitarbeiter:innen in der täglichen Arbeit mit Infoma zu unterstützen. Damit können wir tagesaktuell auf den Informationen aufsetzen. Wir haben also keinen mehrere Monate oder gar Jahre alten Stand, der eventuell auch noch falsche Informationen berücksichtigt hat.

Referenz

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