Infoma Smart Add-on Teilworkflowzuordnung

Künstliche Intelligenz (KI) ist der wichtigste Treiber der digitalen Transformation und revolutioniert zahlreiche Bereiche der Verwaltung und des Alltags. KI bedeutet nicht nur ChatGPT oder das Schreiben von Texten auf Knopfdruck. Künstliche Intelligenz kann mehr: Sie erkennt Muster in Daten, unterstützt bei Entscheidungen und übernimmt ganze Prozessschritte – immer mit dem Ziel, den Menschen zu entlasten und wertvolle Ressourcen für neue Aufgabenbereiche freizusetzen.

Dabei unterscheiden wir zwischen zwei Arten von KI: Analytische KI (z. B. Machine Learning) und Generative KI (z. B. Copilot, Agents). Gemeinsam sorgen sie dafür, dass Routineaufgaben automatisiert und Mitarbeitende unterstützt werden und mehr Zeit für wichtige Entscheidungen bleibt. „Automatisierung“ ist hierbei das wichtigste Ziel, vor allem in Zeiten des demographischen Wandels und Fachkräftemangels.

Mit Smart Infoma und unseren Produkten rund um die Künstliche Intelligenz unterstützen wir Ihre Mitarbeiter:innen und vereinfachen die Arbeitsprozesse – vom Rechnungsworkflow bis zur Kasse. Unsere KI-Modelle werden individuell auf Basis vergangener Entscheidungen Ihrer Sachbearbeiter:innen trainiert und lernen stetig dazu.

Wir machen Verwaltungsarbeit einfacher, sicherer und effizienter:
Automatisierung von Routineaufgaben – Entlastung der Mitarbeitenden – Mehr Zeit für wichtige Entscheidungen

KI und Daten:

Infoma Smart Add-on Teilworkflowzuordnung

Mit dem Infoma Smart Add-on Teilworkflowzuordnung ist es möglich, den zeitaufwändigen Prozess beim Eingang von Papierrechnungen zu verringern. Scannen, in den Workflow übertragen und das Dokument visuell prüfen zwecks Entscheidung über den Zielworkflow gehören damit der Vergangenheit an. Die Mitarbeitenden werden von diesen Tätigkeiten spürbar entlastet.

Ein Training mit Dokumenten aus abgeschlossenen Workflows lässt die im ersten Schritt verwendete KI-Komponente nach und nach erkennen, in welchen Teilworkflow Rechnungen mit dem gleichen Muster bis dato übertragen worden sind. Neu eingehende Rechnungen werden – durch zusätzliche KI-Algorithmen mit einem OCR-Layer versehen – entsprechend verarbeitet. Anhand der in der Rechnung enthaltenen Informationen wird eine gewisse Wahrscheinlichkeit für einen initialen Ziel-Teilworkflow ermittelt. Übersteigt diese prozentuale Wahrscheinlichkeit den eingestellten Grenzwert, geht die Rechnung auf direktem Weg in den jeweiligen Teilworkflow.

Die Zeileninformationen liefert dabei die Infoma Smarte Dokumentenerkennung als Bestandteil des Infoma Add-ons Teilworkflowzuordnung. Kundenindividuell und auf Basis bereits gebuchter Rechnungen trainiert, übernimmt die Funktion die Zuordnung von Zeilen zu Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträgern etc. per Machine Learning. Finden die erkannten Informationen und das KI-Modell eine passende Zuordnung aus der Vergangenheit mit ausreichend hoher Wahrscheinlichkeit, wird dies in die Kontierungsvorschläge des Rechnungsworkflows aufgenommen.

Im Rechnungsworkflow ergeben sich damit wesentliche Erleichterungen, z. B. durch

Texterkennung von gescannten Rechnungen und Gutschriften für Informationen wie Betrag, Rechnungsnummer etc. bis hin zu automatischen Kontierungsvorschlägen für Kostenstellen, Kostenträger und Sachkonten
Fotografieren von Rechnungen mittels Diensthandy parallel zum klassischen Scanner
Automatische Zuordnung zur zuständigen Organisationseinheit, insbesondere als Erleichterung für die Poststelle beim zentralen Scannen

Machine Learning (Analytische KI) ermöglicht die effiziente Analyse großer Datenmengen und unterstützt dabei, daraus präzise Handlungsempfehlungen abzuleiten. So erkennt das System beispielsweise automatisch, an welche Stelle eine Rechnung zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden muss oder ob eine Zahlung auffällige Merkmale aufweist. Das Ergebnis: weniger Fehler und schnellere Prozesse.

Der Copilot (Generative KI) ist direkt in Infoma online integriert und unterstützt Mitarbeitende effizient im Arbeitsalltag. Er hilft beim Ausfüllen von Erfassungsmasken, fasst komplexe Daten in verständlicher Sprache zusammen und beantwortet Fragen zur Bedienung – per Spracheingabe oder Klick. Dank seiner kontextbezogenen Reaktionen auf Nutzereingaben gestaltet der Copilot Arbeitsprozesse intuitiver und benutzerfreundlicher.

Unsere Agents (Generative KI) gehen noch einen Schritt weiter: Sie übernehmen komplette Verwaltungsprozesse – etwa die Bearbeitung eines Stundungsantrags. Vom Einlesen des Dokuments über die fachliche Prüfung bis hin zur Übergabe an die zuständige Sachbearbeitung erfolgt jeder Schritt automatisiert – ohne die menschliche Kontrolle aus dem Blick zu verlieren.

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ePayment-Manager

Integriert in das Finanzwesen, gewährleistet der ePayment-Manager die automatisierte Abwicklung schneller und sicherer Online-Bezahlprozesse – für mehr Bürgerservice und Entlastung der Verwaltung.

Rechnungsworkflow

Als integraler Bestandteil des Finanzwesens stellt der Rechnungsworkflow die transparente Abbildung sämtlicher Abläufe im Rechnungsfreigabeprozess bereit. In Kombination mit dem eRechnungs-Manager erreichen Sie eine durchgängig digitale Prozesskette in der elektronischen Rechnungsverarbeitung.

eRechnungs-Manager

Ergänzend zum Rechnungsworkflow übernimmt der eRechnungs-Manager die strukturierte Aufbereitung der eRechnungsdaten aus jedem Format, reichert sie intelligent und durch inhaltliche Mehrwerte an.

Elektronische Akte

Aktenberge reduzieren, Bearbeitungsgeschwindigkeiten erhöhen und Abläufe optimieren – die elektronische Akte schafft dafür die Voraussetzung. Sie bietet Ihnen eine effiziente Prozessunterstützung in Ihrem gewohnten Arbeitsumfeld.

Infoma AppSpace

Raum für neue Apps, Services und Funktionen – mit Infoma AppSpace hat Axians Infoma diesen Raum geschaffen.

#smartverwalten

Die Etablierung eines operativen Prozessmanagements bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Smart Government. Durch die strukturierte Steuerung und Überwachung von Prozessen können Sie Effizienzsteigerungen erreichen, Ressourcen optimieren und Ihren Bürger:innen einen besseren Service bieten.

#smartcafm

Unser smartes kommunales Facility Management bringt alle Voraussetzungen mit, um die Aufgaben im technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Gebäudemanagement sowie im Liegenschaftsmanagement durchzuführen.

#smarterbauhof

Künstliche Intelligenz (KI) und Daten

Ein Kernthema von Smart Infoma ist es, unseren Anwender:innen die tägliche Arbeit zu erleichtern. Dies war der Ausgangspunkt für die Überlegung, insbesondere für häufig wiederkehrende, gleichartige Tätigkeiten Unterstützung durch künstliche Intelligenz an Bord zu holen – egal ob lokal installiert, im Rechenzentrum oder in der Cloud. Individuell auf Basis von vergangenen Entscheidungen durch die Sachbearbeiter:innen werden KI-Modelle in verschiedenen Bereichen wie Rechnungsworkflow, Zuordnung von Bankbelegen oder Abweichungen im Buchungsverhalten trainiert und diese lernen stetig dazu.

Vereinfachung der täglichen Arbeit mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz

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Ralf Hollerbach

Erfahren Sie, wie künstliche Intelligenz (KI) eingesetzt wird, um Routineaufgaben in kommunalen Verwaltungen zu automatisieren!

KI und Daten:

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Unsere Grundsätze für maximalen KI-Nutzen

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