Infoma Smart Add-on Teilworkflowzuordnung

Es sind viele Routineaufgaben, die einen nicht zu unterschätzenden Teil des täglichen Arbeitsalltags ausmachen. Genau hier setzen wir mit Smart Infoma und unseren Produkten rund um das Thema Künstliche Intelligenz (KI) an. So unterstützen wir die Mitarbeiter:innen und vereinfachen die Arbeitsprozesse - vom Rechnungsworkflow bis zur Kasse.

Ein Kernthema von Smart Infoma ist es, unseren Anwender:innen die tägliche Arbeit zu erleichtern. Dies war der Ausgangspunkt für die Überlegung, insbesondere für häufig wiederkehrende, gleichartige Tätigkeiten Unterstützung durch künstliche Intelligenz an Bord zu holen – egal ob lokal installiert, im Rechenzentrum oder in der Cloud. Individuell auf Basis von vergangenen Entscheidungen durch die Sachbearbeiter:innen werden KI-Modelle in verschiedenen Bereichen wie Rechnungsworkflow, Zuordnung von Bankbelegen oder Abweichungen im Buchungsverhalten trainiert und diese lernen stetig dazu.

Lernende KI-Komponenten in verschiedensten Bereichen

Beginnt man am Anfang eines Prozesses, stößt man mit dem Rechnungsworkflow häufig auf die Frage:

Welches ist denn die zuständige Stelle im Haus?

Diese Frage lässt sich aber oftmals schon auf Grund der Rechnung des Lieferanten auf einen Blick erkennen. Warum kann das also nicht auch eine Maschine übernehmen?

Genau hier setzen wir an: Auf Basis von historischen Rechnungsdaten erkennt eine KI, welcher Stelle die neue Rechnung zugewiesen werden muss und übernimmt diese Aufgabe im Rechnungsworkflow. Ist sich die KI unsicher, legt sie die Rechnung zur Prüfung vor – lernt aber gleichzeitig für die Zukunft dazu.

Zwei neuentwickelte Add-ons unterstützen diesen Prozess:

Infoma Smart Add-on Teilworkflowzuordnung

Mit dem Infoma Smart Add-on Teilworkflowzuordnung ist es möglich, den zeitaufwändigen Prozess beim Eingang von Papierrechnungen zu verringern. Scannen, in den Workflow übertragen und das Dokument visuell prüfen zwecks Entscheidung über den Zielworkflow gehören damit der Vergangenheit an. Die Mitarbeitenden werden von diesen Tätigkeiten spürbar entlastet.

Ein Training mit Dokumenten aus abgeschlossenen Workflows lässt die im ersten Schritt verwendete KI-Komponente nach und nach erkennen, in welchen Teilworkflow Rechnungen mit dem gleichen Muster bis dato übertragen worden sind. Neu eingehende Rechnungen werden – durch zusätzliche KI-Algorithmen mit einem OCR-Layer versehen – entsprechend verarbeitet. Anhand der in der Rechnung enthaltenen Informationen wird eine gewisse Wahrscheinlichkeit für einen initialen Ziel-Teilworkflow ermittelt. Übersteigt diese prozentuale Wahrscheinlichkeit den eingestellten Grenzwert, geht die Rechnung auf direktem Weg in den jeweiligen Teilworkflow.

Die Zeileninformationen liefert dabei die Infoma Smarte Dokumentenerkennung als Bestandteil des Infoma Add-ons Teilworkflowzuordnung. Kundenindividuell und auf Basis bereits gebuchter Rechnungen trainiert, übernimmt die Funktion die Zuordnung von Zeilen zu Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträgern etc. per Machine Learning. Finden die erkannten Informationen und das KI-Modell eine passende Zuordnung aus der Vergangenheit mit ausreichend hoher Wahrscheinlichkeit, wird dies in die Kontierungsvorschläge des Rechnungsworkflows aufgenommen.

Im Rechnungsworkflow ergeben sich damit wesentliche Erleichterungen, z. B. durch

Texterkennung von gescannten Rechnungen und Gutschriften für Informationen wie Betrag, Rechnungsnummer etc. bis hin zu automatischen Kontierungsvorschlägen für Kostenstellen, Kostenträger und Sachkonten
Fotografieren von Rechnungen mittels Diensthandy parallel zum klassischen Scanner
Automatische Zuordnung zur zuständigen Organisationseinheit, insbesondere als Erleichterung für die Poststelle beim zentralen Scannen

Ausblick

Finanzbuchhaltung
- Erkennen von Anomalien beim Buchen und Ermittlung von Prognosewerten auf Basis von diversen Algorithmen
- Unterstützung im Steuerbereich – insb. im Hinblick auf innergemeinschaftlichem Erwerb und § 2b UstG
- Einbettung von Steuerobjektinformationen, z.B. bei Bürgeranfragen zur Grundsteuer direkt in Microsoft Outlook
- Erstellung eines Vorschlags von Texten, z. B. für die Rede zur Haushaltseinbringung durch die Kämmerei
- Ermitteln eines prognostizierten Zahldatums zur besseren Liquiditätsplanung
- Vorhersage von ungeklärten Einzahlungen, auch wenn keine Sollstellung dazu vorhanden ist
Kommunale Betriebe und Liegenschafts- und Gebäudemanagement
- Ressourcenposten auf Korrektheit prüfen, bevor Rechnungen gutgeschrieben werden müssen
- Ausreißer im Energieverbrauch erkennen, unter Berücksichtigung verschiedenster Einflussfaktoren
- Prioritäten, Objekte und Kategorien im Meldungsmanagement auf Grund des Textes automatisiert vorschlagen

1. Frage

Gehen Arbeitsplätze durch den Einsatz von KI verloren?

Die Arbeit wird nicht weniger, sondern anders und auch attraktiver – denn Routinetätigkeiten erledigt die Maschine. Das entlastet die Mitarbeiter:innen und schafft gleichzeitig Freiräume für interessantere Aufgaben. Selbstverständlich gibt es auch Tätigkeiten, die künftig nicht mehr von Menschen erledigt werden müssen. Dabei handelt es sich aber immer Aufgaben, die nicht sonderlich anspruchsvoll sind und für die immer weniger Bewerber:innen zur Verfügung stehen.

2. Frage

Was heißt denn „attraktivere“ Tätigkeiten?

Das bedeutet zunächst einmal mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Um nicht jedes Mal bei null anfangen zu müssen, bietet Smart Infoma Unterstützung. Aufgrund gelernter Informationen werden Vorschläge unterbreitet und es bleiben so mehr zeitliche Möglichkeiten für die Erledigung anspruchsvollerer Aufgaben. Damit einher geht nicht nur die Wertschätzung der Mitarbeiter:innen. Vielmehr erhöht sich auch die Attraktivität unserer Kunden als Arbeitgeber.

3. Frage

Was passiert eigentlich in der KI-Blackbox?

Die KI lernt auf Basis vorhandener Daten. Dadurch reproduzieren und konservieren wir bereits vorhandenes Wissen, das die KI dann anwendet. Insbesondere mit Blick auf Fluktuation und unbesetzte Stellen ist es wichtig, bestehendes Know-how zu retten und das in den Kundendaten gesammelte Wissen auf diese Weise vielen zugänglich zu machen.

4. Frage

Aber wie kontrolliere ich die KI?

Unsere Smart Infoma Module sind immer so aufgebaut, dass die letztliche Entscheidung, was getan wird (und was nicht), einem Menschen überlassen werden kann. Jeder entscheidet selbst, wie viel Kontrolle er über die KI haben möchte. Nur durch solche Erfahrungen und Erfolgserlebnisse wird Vertrauen in die KI entstehen. Umgekehrt kann Smart Infoma sogar dabei helfen, Anomalien zu erkennen und viele manuelle Prüf- und Kontrollaufgaben zu unterstützen oder sogar einzusparen.

5. Frage

Ich weiß ja gar nicht, welche Daten verarbeitet werden und vor allem wo?

Mit Smart Infoma können wir immer darstellen, welche Daten wofür verwendet werden, sprich: welche Daten fließen in das Training ein. Dabei lässt sich Smart Infoma nicht nur in der Cloud, sondern auch on Prem betreiben. Der Kunde kann (und muss) entscheiden, wo seine Daten verarbeitet werden. Selbstverständlich beachten wir dafür alle rechtlichen Vorschriften und Rahmenbedingungen aus den verschiedenen politischen Ebenen.

6. Frage

KI ist für mich einfach nur negativ besetzt und ich habe so viele schlimme Sachen darüber gehört!

Ja, es gibt durchaus prominente Fälle, bei denen durch KI Fake News erzeugt werden oder nicht nachvollziehbare Entscheidungen getroffen wurden. Smart Infoma setzt ausschließlich auf in der Kundenumgebung erstellten gesicherten Daten auf. Wir greifen nicht willkürlich Daten aus dem Internet ab. Eine KI ist immer nur so gut (oder so schlecht) wie die Daten, mit denen sie gefüttert wird. Und die Daten, die wir für Smart Infoma verwenden, sind sicher keine „Fake News der Kundenbuchhaltung“.

7. Frage

ChatGPT ist für mich KI. Da gebe ich alles rein und kriege ein fix und fertiges Ergebnis. Warum brauche ich dann noch Smart Infoma?

Ja, ChatGPT und andere Large Language Models können heute bereits viel und werden in Zukunft noch mehr können. Wichtig ist aber: KI ist mehr als ChatGPT. Es geht um Machine Learning, Deep Learning und andere Algorithmen, die wir mit Smart Infoma verwenden, um die Mitarbeiter:innen in der täglichen Arbeit mit Infoma zu unterstützen. Damit können wir tagesaktuell auf den Informationen aufsetzen. Wir haben also keinen mehrere Monate oder gar Jahre alten Stand, der eventuell auch noch falsche Informationen berücksichtigt hat.

Referenz

Stadt Eppstein / Hessen

Für die anstehenden Anpassungen von Funktionen des seit 2017 genutzten Finanzwesens Infoma …

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Der Landkreis Biberach in Baden-Württemberg intensiviert die Zusammenarbeit mit Axians Infoma und …

Weitere Services und Module im Bereich eGovernment & Digitalisierung

ePayment-Manager

Integriert in das Finanzwesen, gewährleistet der ePayment-Manager die automatisierte Abwicklung schneller und sicherer Online-Bezahlprozesse – für mehr Bürgerservice und Entlastung der Verwaltung.

Rechnungsworkflow

Als integraler Bestandteil des Finanzwesens stellt der Rechnungsworkflow die transparente Abbildung sämtlicher Abläufe im Rechnungsfreigabeprozess bereit. In Kombination mit dem eRechnungs-Manager erreichen Sie eine durchgängig digitale Prozesskette in der elektronischen Rechnungsverarbeitung.

eRechnungs-Manager

Ergänzend zum Rechnungsworkflow übernimmt der eRechnungs-Manager die strukturierte Aufbereitung der eRechnungsdaten aus jedem Format, reichert sie intelligent und durch inhaltliche Mehrwerte an.

Elektronische Akte

Aktenberge reduzieren, Bearbeitungsgeschwindigkeiten erhöhen und Abläufe optimieren – die elektronische Akte schafft dafür die Voraussetzung. Sie bietet Ihnen eine effiziente Prozessunterstützung in Ihrem gewohnten Arbeitsumfeld.

Infoma AppSpace

Raum für neue Apps, Services und Funktionen – mit Infoma AppSpace hat Axians Infoma diesen Raum geschaffen.

#smartverwalten

Die Etablierung eines operativen Prozessmanagements bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Smart Government. Durch die strukturierte Steuerung und Überwachung von Prozessen können Sie Effizienzsteigerungen erreichen, Ressourcen optimieren und Ihren Bürger:innen einen besseren Service bieten.

#smartcafm

Unser smartes kommunales Facility Management bringt alle Voraussetzungen mit, um die Aufgaben im technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Gebäudemanagement sowie im Liegenschaftsmanagement durchzuführen.

#smarterbauhof

Künstliche Intelligenz (KI) und Daten

Vereinfachung der täglichen Arbeit mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz

Künstliche Intelligenz (KI) und Daten

Lernende KI-Komponenten in verschiedensten Bereichen

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Ralf Hollerbach

Infoma Smart Add-on Teilworkflowzuordnung

Infoma Smart Add-on Teilworkflowzuordnung

Ihre Vorteile

Ausblick

Smart Infoma – 7 Fragen und 7 Antworten zum Thema KI

1. Frage

Gehen Arbeitsplätze durch den Einsatz von KI verloren?

2. Frage

Was heißt denn „attraktivere“ Tätigkeiten?

3. Frage

Was passiert eigentlich in der KI-Blackbox?

4. Frage

Aber wie kontrolliere ich die KI?

5. Frage

Ich weiß ja gar nicht, welche Daten verarbeitet werden und vor allem wo?

6. Frage

KI ist für mich einfach nur negativ besetzt und ich habe so viele schlimme Sachen darüber gehört!

7. Frage

ChatGPT ist für mich KI. Da gebe ich alles rein und kriege ein fix und fertiges Ergebnis. Warum brauche ich dann noch Smart Infoma?

Stadt Eppstein / Hessen

GEFMA CAFM-Trendreport 2019: Mobile Endgeräte und webbasierte Anwendungen sind gefragt

Das Landratsamt Biberach setzt zukünftig auch die Vertragsverwaltung von Axians Infoma ein

Weitere Services und Module im Bereich eGovernment & Digitalisierung

ePayment-Manager

Rechnungsworkflow

eRechnungs-Manager

Elektronische Akte

Infoma AppSpace

#smartverwalten

#smartcafm

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