Mit Künstlicher Intelligenz gegen die Routine

Seit dem jüngst gestarteten Hype um ChatGPT spricht ganz Deutschland über Künstliche Intelligenz (KI). Jedes Medium, das was auf sich hält, gibt dem Thema viel Raum, lobt wahlweise enthusiastisch deren heute noch nicht einmal ansatzweise zu überschauenden Möglichkeiten – oder warnt vehement davor.

Dabei ist die Nutzung des sprach- und textbasierten Chatbots ja nur ein Baustein von KI. In zahlreichen Branchen und für unterschiedlichste Anwendungen ist die Technologie bereits seit langem im Einsatz. Beispiele dafür sind Roboter in der Autoproduktion oder die Steuerung im Logistik-Bereich. Aber auch u.a. für Suchmaschinen, Empfehlungssysteme, Content-Moderation, Betrugserkennung im Finanzbereich oder Automatisierung und Personalisierung in Marketing und Vertrieb setzen Unternehmen verstärkt auf KI.

Welche Auswirkungen hat KI in den kommunalen Verwaltungen?

Keine Frage: Für die Zukunft in kommunalen Verwaltungen spielt Künstliche Intelligenz ebenfalls eine bedeutende Rolle, um Prozesse einfacher und effizienter zu machen. Gerade in Zeiten von akutem Fachkräftemangel ist z. B. die Übernahme von Routineaufgaben mittels KI-Unterstützung eine spürbare Erleichterung für die Mitarbeiter:innen im Arbeitsalltag. Sie können die dadurch gewonnene Zeit für ihre Kern- bzw. für neue Aufgabenbereiche nutzen.

Schon seit jeher gehört es zu unserer DNA, aktuelle Trends, neue Technologien und wichtige Zukunftsthemen frühzeitig umzusetzen. Deshalb ist für uns auch die logische Konsequenz, KI im Rahmen unserer stetigen Weiterentwicklung in unsere Module zu integrieren.

Bei der Weiterentwicklung der Infoma-Verfahren stand natürlich an erster Stelle die Frage nach dem Mehrwert für unsere Kund:innen. Welche Aufgaben kann eine „Maschine“ übernehmen, um die Mitarbeitenden von so genannten Monkey Jobs – also sich wiederholenden, zeitaufwändigen und oftmals stupiden Routinearbeiten – zu befreien und ihnen damit zu ermöglichen, sich auf die wichtigen Themen zu konzentrieren?

Anwendungsbereiche von KI

Ein beispielhafter Anwendungsbereich mit häufig wiederkehrenden Tätigkeiten ist die Verarbeitung von Zahlungseingängen. Wieso muss jeden Monat der Zahlungseingang manuell zugeordnet werden, weil der Verwendungszweck bei der Überweisung nicht richtig angegeben ist? Auch die Verarbeitung von Eingangsrechnungen bietet hier Potenzial: Warum muss eigentlich noch immer die zuständige Stelle im Haus ausgewählt werden, obwohl sich diese schon aufgrund der Rechnung des Lieferanten und der bisherigen Zuordnungen auf einen Blick erkennen lässt? Es geht doch auch fortschrittlicher! Nämlich indem KI-Modelle individuell auf Basis von vergangenen Entscheidungen durch die Sachbearbeiter:innen in verschiedenen Bereichen wie Rechnungsworkflow, Bankbelegen oder Abweichungen im Buchungsverhalten trainiert werden. Hier stellen wir bereits unterstützende KI-Komponenten bereit.

Ein Blick in die Zukunft

Aber was ist darüber hinaus mit Künstlicher Intelligenz für die Arbeit mit Infoma in Zukunft noch möglich? Dafür gilt es zunächst, eine Idee zu entwickeln, was eine KI alles machen soll. Mir als Consultant mit viel Kundenkontakt und als „KI-Denker“ kommt bei diesem Thema immer der Vergleich mit der Kindererziehung in den Sinn. Auch hier sollten oder müssen die Eltern ihren Kids eine Richtung vorgeben, sie entsprechend unterstützen, bis sie eines Tages auf eigenen Füßen stehen. Ähnlich sehe ich die Entwicklung bei der KI. Momentan liegt der Fokus noch darauf, den Kunden:innen mehr Möglichkeiten an die Hand zu geben, mit Hilfe von KI immer gleich ablaufende Arbeiten ohne Personaleinsatz zu erledigen.

Dass eine KI eigenständige Aktivitäten wie z. B. Buchungen im System ausführt, sehe ich dagegen noch als Zukunftsmusik. Aber in ein paar Jahren wird eine KI auch das übernehmen können. Und wir werden uns darauf verlassen können, dass sie diese Aufgaben richtig erledigt. Denn nicht nur die Kinder werden irgendwann selbstständig.