Digitales Auftragsmanagement

Bildet die notwendige Grundlage für den Aufbau von durchgehenden digitalen Prozessketten. Der ständig steigende Bedarf an Informationen zum operativen Geschehen in den Betrieben und deren schnelle und effektive Auswertung werden mit dem Basis-Modul vollständig abgedeckt.

Dazu gehören eine übersichtliche Verwaltung der Stammdaten, die einfache Leistungserfassung und eine auf die kommunalen Betriebe spezialisierte Auftragsbewirtschaftung inkl. abschließender Faktura. Bauhöfe, kommunale Betriebe und kommunale Dienstleister erhalten mit dem Basis-Modul mehr Transparenz über die erbrachten Leistungen und die damit verbundenen Kosten. Für die weiteren Prozesse wird auf diese Datenbasis zugegriffen.

Den Anwendenden stehen vielfältige Funktionen zur Verfügung:

• Angebot
  Erstellt komplette Angebote in beliebigen Varianten mit direkter Anlage von Arbeitsaufträgen.
• Auftragsabwicklung
  Erlaubt eine rationelle und effiziente Erfassung, Bearbeitung und Abrechnung komplexer Geschäftsvorfälle. Alle relevanten Informationen für die verschiedenen Auswertungen von Arbeitsaufträgen sind vorhanden. Die Rechnungsstellung an Dritte ist ebenso möglich wie eine interne Leistungsverrechnung im kommunalen Umfeld oder innerbetrieblich zwischen verschiedenen Betriebszweigen. Zahlreiche Zusatzfunktionen erlauben eine genaue Justierung des individuellen Auftrags (Kontierung, Planung, Budget, Zuweisung zu Arbeitsgruppen).
• Leistungserfassung
  Erfasst sämtliche Leistungsdaten der Mitarbeitenden, Fahrzeuge und Maschinen sowie des für die Auftragserfüllung benötigten Materials. Ressourcenverbrauch und Einsatzstunden sind vor der finalen Verbuchung kontrollierbar und können bei Bedarf noch korrigiert werden. Die Mobile Leistungserfassung per App steht als optionale Ergänzung zur Verfügung.
• Faktura
  Ermöglicht neben der Endkontrolle von abrechnungsfähigen Aufträgen die externe Faktura oder interne Leistungsverrechnung (ILV). Bei der ILV werden sowohl der Ertrag für den ausführenden Bereich als auch der Aufwand für die Auftraggeber gebucht. Weitere Faktura unterstützende Funktionen sind z. B. Auftragsprotokolle, Rechnungssimulation, Einzelabrechnung, Stapelfaktura und papierloser Rechnungsversand per E-Mail. Optional stehen digitale Prozesstools wie Bestellworkflow, Rechnungsworkflow oder Freigabeworkflow zur Verfügung.
• Budget
  Bildet auftragsspezifische oder auftragsübergreifende Budgets ab. Restbudgets lassen sich je nach Abrechnungsstatus der Auftragsdaten differenziert darstellen. Auf welcher Datenstufe die Budgets wirksam werden und in die Abläufe eingreifen, ist ebenfalls einstellbar. Von informativen Hinweisen bis zur aktiven Verhinderung der Weiterverbuchung sind alle Stufen möglich.
• Leistungsarten
  Zeigen die durchgeführten unterschiedlichen Tätigkeiten auf. Sie sind Basis für vielfältige Auswertungen sowie die danach gruppierte, übersichtliche Darstellung innerhalb von Rechnungen und Protokollen. Als besonderer Nebeneffekt können Leistungsarten für eine Verknüpfung mit tariflichen Erschwerniszuschlägen genutzt werden.
• Objekte
  Ordnen Leistungen örtlich zu. Frei definierbar können Objekte (Gebäude, Anlagen, Teilorte etc.) direkt in den verschiedenen Aufträgen hinterlegt werden. Auswertungen ermöglichen die Darstellung der Gesamtkosten von Objekten über alle Aufträge hinweg.
• Einkauf
  Erledigt Einkaufsanfragen, Bestellungen, Eingangsrechnungen und -gutschriften. Eingehende Lieferungen lassen sich direkt aus der Bestellung heraus in eine Einkaufsrechnung umwandeln. Zusätzlich können Artikel beim Erfassen der Einkaufsrechnung gleich dem Lager oder alternativ den Aufträgen als Direktmaterial zugeordnet werden.
• Lager
  Generiert Artikelbewegungen wie Ein- und Verkäufe, Lagerzu- und -abgänge oder Inventuren. Lagerbewegungen erfolgen bewertet, so dass eine Lagerbuchhaltung nach gesetzlichen Vorschriften gegeben ist. Eine automatische Preisbildung mit dynamischen Preisen auf der Grundlage der Einkäufe ist möglich. Optional können Artikel bestandsführend oder ohne Bestand mit Festpreisen geführt werden.