Kommunale Betriebe Broschüre

Inhaltsverzeichnis 1. Die Lösung für den smarten kommunalen Dienstleister . . . . . 4 2. Digitales Auftragsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 3. Objektkontrolle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 4. Fuhrparkmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5. Weitere integrierte Lösungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Ganzheitliches Finanzwesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Infoma App Haushalts- und Budgetplanung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Anlagenbuchhaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Kosten- und Leistungsrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Freigabeworkﬂow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Bestellworkﬂow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Rechnungsworkﬂow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 eRechnungs-Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Liegenschafts- und Gebäudemanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 6. Kommunale Beratung und Dienstleistungen . . . . . . . . . . . . . . . 16 2 Axians Infoma GmbH

KOMMUNALE BETRIEBE 1 Die Lösung für den smarten kommunalen Dienstleister Die Aufgabenvielfalt kommunaler Dienstleister nimmt stetig zu – und gleichzeitig der Wunsch nach einer verstärkten technologischen Unterstützung im Arbeitsalltag. Durchgängig digitale Prozesse im kommunalen Betrieb stehen für die meisten Verwaltungen bei ihren Planungen für die Zukunft daher bereits ganz oben auf der Agenda. Besonders die zeitaufwendige und komplexe Abwicklung von Arbeitsaufträgen und der dazugehörigen Leistungserfassung erfordern eine einfache und prozessorientierte Heran- gehensweise. Darüber hinaus heißt es, ebenso den Anforderungen von internen als auch externen Auftraggebern an ein modernes, serviceorientiertes, kurz: ein smartes kommunales Dienstleistungsmanagement, gerecht zu werden. #smarterbauhof lautet hier das Schlagwort und bedeutet, durch intelligentes und vernetztes Handeln als kommu- naler Dienstleister die Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen. Auf diesem Weg unterstützen und begleiten wir unsere Kunden – mit der Erfahrung von mehr als drei Jahrzehnten im kommunalen Markt und den rich- tigen Lösungen. Rund 400 Kunden im Fachverfahren Kommunale Betriebe haben sich bereits von dieser Kompetenz überzeugen lassen. Unsere smarte Lösung Infoma für den kommunalen Betrieb bringt alle Voraussetzungen mit, um von der Beauftra- gung bis zur Rechnungsstellung die Aufgaben in der Prozesskette durchzuführen. Passgenaue Digitalisierungsmodule ermöglichen zudem die Umsetzung vollständig papierloser Abläufe. Prozessorientiert, effizient, komfortabel und immer auf Basis modernster Technologie. 5 SCHRITTE ZUM #SMARTERBAUHOF MIT INFOMA z n e ﬃ z i e s s e z o r P Kommu - naler Betrieb mit analogem Auftrags- management Digitaler Be- auftragungs- prozess Mobile Apps zur direkten Leistungser- fassung und Objektkontrolle Integrierte Rechnungs- erstellung und Auftragsab- rechnung Smarte und intelligente Prozesse erkennen Fehler, bevor sie passieren 4 Axians Infoma GmbH

Auf dem Weg zum smarten kommunalen Dienstleister spielt die Realisierung durchgängiger Prozesse also eine zentrale Modern Clients zu Rolle – genauso wie die Schaffung von modernen Arbeitsplätzen. Für uns Grund genug, die entwickeln. Desktop App, Web Client, Tablet Client und Phone Client erlauben nun das Arbeiten unabhängig von Zeit und Ort. Und bieten Ihnen damit die Flexibilität, heutigen und künftigen Ansprüchen an eine neue Arbeitswelt „new work“ gerecht zu werden. SMART INFOMA Unsere Softwarelösung ist smart. Daraus lassen sich drei Kernelemente für den kommunalen Dienstleister ableiten: Sie haben die Wahl! Perfekt für die Zukunft aufgestellt. Aktuelle Trends, neue Technologien und wichtige Zukunftsthemen frühzeitig umzusetzen, ist seit jeher der Maßstab unserer Unternehmens- und Portfo- liostrategie. Diesem Anspruch tragen wir im Rahmen unserer kontinuierlich fortgeschriebenen Digitalen Agenda mit stetig neu- und weiterentwickelten User Experience, die den Erwartungen an Modern Work gerecht wird Bessere Prozesse, Verfahren Rechnung. Denn nur so können wir eine Lösung bieten, die Ihnen die Bürger:innen und mit durchgängig digitalen Prozessen ein smartes kommunales Dienstleis- Verwaltung vernetzen tungsmanagement ermöglicht. P R O Z E S S E SMART INFOMA R K O N W R E D O M K I & A TOMATI S I E R U N U G Dazu gehört natürlich das Thema Cloud Computing. Neben dem Einsatz von Infoma im eigenen Haus oder im Rechenzentrum gehosted, stellen wir Ihnen mit Infoma online auch eine Cloud-Lösung aus den deutschen Microsoft- Rechenzentren zur Verfügung. Der Betrieb in der Cloud erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutz- und Rechtsvorschriften sowie unter Berück- sichtigung höchster Sicherheitsstandards. Ohne technische Hürden sind da- mit der sichere Zugriff auf die systemtechnische Basisinfrastruktur und die stets aktuellste Software gewährleistet – zu jeder Zeit, an jedem Ort, von jedem Gerät. Gleichzeitig bietet Infoma online einen idealen Startpunkt für mehr Automatisierung, z. B. durch Künstliche Intelligenz (KI) für Routinetätig- keiten oder sonstige Services. Alle Informationen zu den Möglichkeiten von Infoma finden Sie auf den folgenden Seiten. Software, die eigenständig Lösungen bietet Axians Infoma GmbH 5

2 Digitales Auftragsmanagement Um den Prozess des digitalen Auftragsmanagements abzubilden, stehen integrierte und medienbruchfreie Funktionen zur Verfügung – Voraussetzung für ein efﬁzientes und erfolgreiches kommunales Dienstleistungsmanagement. Der Prozess des digitalen Auftragsmanagements unterstützt eine Reihe aufeinander aufbauender Teilschritte und beginnt mit der digitalen Auftragsanfrage. Über ein Web-Formular können die kommunalen Fachämter ihre Aufträge digital an den Bauhof übermitteln, der nach interner Prüfung aus dieser Auftragsanfrage einen Auftrag erstellt. Für die anschließende Planung und Zuordnung an Arbeitsgruppen oder einzelne Mitarbeitende stellt ein grafischer Plankalender verfügbare Ressourcen sowie die zeitkritischen Aufträge übersichtlich dar. Einzel- wie Daueraufträge lassen sich digital planen und auf ein mobiles Erfassungsgerät (z. B. Tablet oder Smartphone) übertragen. Einzelne Mitarbeitende bzw. Gruppenführende erhalten via mobiler App alle benötigten Informationen und die Möglichkeit der direkten Leistungs- erfassung. Auf diese Weise können in einem Schritt alle Ressourcen eines Auftrags (Personen, Fahrzeuge, Geräte sowie Material) einfach und schnell erfasst werden. Am Ende eines Arbeitstages ermöglicht eine Gesamtübersicht, alle erfassten Leistungen zu überprüfen. Im Anschluss per Knopfdruck direkt ins System übertragen, erfolgt hier automa- tisch die Ergänzung mit den tariflichen Zuschlägen (z. B. Überstunden-, Zeitzuschläge und ggf. Erschwerniszuschläge). Nach finaler Prüfung können fertiggestellte Aufträge nunmehr abgerechnet werden. Dafür stehen verschiedene Werk- zeuge bereit, wie z.B. ein Auftragsprotokoll oder eine Testrechnung. Die durch die Auftragsabrechnung erzeugten Buchungen gehen direkt in die integrierte Finanzbuchhaltung oder in ein angebundenes externes Finanzwesen. Ebenso lassen sich alle gehaltsrelevanten Zuschläge an ein beliebiges Personalverfahren übergeben. Für einen einfachen Über- blick über Kosten und Ressourcenverbräuche zu Einzel- und Daueraufträgen stehen zudem verschiedene Möglich- keiten der Auswertung direkt im System zur Verfügung, z. B. eine Analyse zu Leistungsarten oder Objekten. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Basis-Modul Bildet die notwendige Grundlage für den Aufbau von durchgehenden digi- eine auf die kommunalen Betriebe spezialisierte Auftragsbewirtschaftung talen Prozessketten. Der ständig steigende Bedarf an Informationen zum inkl. abschließender Faktura. Bauhöfe, kommunale Betriebe und kommunale operativen Geschehen in den Betrieben und deren schnelle und effektive Dienstleister erhalten mehr Transparenz über die erbrachten Leistungen und Auswertung werden vollständig abgedeckt. Dazu gehören eine übersicht- die damit verbundenen Kosten. Für die weiteren Prozesse wird auf diese liche Verwaltung der Stammdaten, die einfache Leistungserfassung und Datenbasis zugegriffen. 6 Axians Infoma GmbH

Den Anwendenden stehen vielfältige Funktionen zur Verfügung: Angebot Objekte Erstellt komplette Angebote in beliebigen Varianten mit direkter Anlage Ordnen Leistungen örtlich zu. Frei definierbar können Objekte (Gebäude, von Arbeitsaufträgen. Auftragsabwicklung Anlagen, Teilorte etc.) direkt in den verschiedenen Aufträgen hinterlegt werden. Auswertungen ermöglichen die Darstellung der Gesamtkosten von Objekten über alle Aufträge hinweg. Erlaubt eine rationelle und effiziente Erfassung, Bearbeitung und Ab- rechnung komplexer Geschäftsvorfälle. Alle relevanten Informationen für Einkauf die verschiedenen Auswertungen von Arbeitsaufträgen sind vorhanden. Erledigt Einkaufsanfragen, Bestellungen, Eingangsrechnungen und -gut- Die Rechnungsstellung an Dritte ist ebenso möglich wie eine interne schriften. Eingehende Lieferungen lassen sich direkt aus der Bestellung Leistungsverrechnung im kommunalen Umfeld oder innerbetrieblich heraus in eine Einkaufsrechnung umwandeln. Zusätzlich können Artikel zwischen verschiedenen Betriebszweigen. Zahlreiche Zusatzfunktionen beim Erfassen der Einkaufsrechnung gleich dem Lager oder alternativ den erlauben eine genaue Justierung des individuellen Auftrags (Kontierung, Aufträgen als Direktmaterial zugeordnet werden. Planung, Budget, Zuweisung zu Arbeitsgruppen). Lager Leistungserfassung Generiert Artikelbewegungen wie Ein- und Verkäufe, Lagerzu- und -ab- Erfasst sämtliche Leistungsdaten der Mitarbeitenden, Fahrzeuge und gänge oder Inventuren. Lagerbewegungen erfolgen bewertet, so dass eine Maschinen sowie des für die Auftragserfüllung benötigten Materials. Res- Lagerbuchhaltung nach gesetzlichen Vorschriften gegeben ist. Eine auto- sourcenverbrauch und Einsatzstunden sind vor der finalen Verbuchung matische Preisbildung mit dynamischen Preisen auf der Grundlage der kontrollierbar und können bei Bedarf noch korrigiert werden. Die Mobile Einkäufe ist möglich. Optional können Artikel bestandsführend oder ohne Leistungserfassung per App steht als optionale Ergänzung zur Verfügung. Bestand mit Festpreisen geführt werden. App Mobile Datenerfassung Faktura Ermöglicht neben der Endkontrolle von abrechnungsfähigen Aufträgen die externe Faktura oder interne Leistungsverrechnung (ILV). Bei der ILV wer- den sowohl der Ertrag für den ausführenden Bereich als auch der Aufwand für die Auftraggeber gebucht. Weitere Faktura unterstützende Funktio- nen sind z. B. Auftragsprotokolle, Rechnungssimulation, Einzelabrechnung, Stapelfaktura und papierloser Rechnungsversand per E-Mail. Optional stehen digitale Prozesstools wie Bestellworkflow, Rechnungsworkflow oder Freigabeworkflow zur Verfügung. Budget Bildet auftragsspezifische oder auftragsübergreifende Budgets ab. Restbud- gets lassen sich je nach Abrechnungsstatus der Auftragsdaten differenziert darstellen. Auf welcher Datenstufe die Budgets wirksam werden und in die Abläufe eingreifen, ist ebenfalls einstellbar. Von informativen Hinweisen bis zur aktiven Verhinderung der Weiterverbuchung sind alle Stufen möglich. Leistungsarten Zeigen die durchgeführten unterschiedlichen Tätigkeiten auf. Sie sind Basis für vielfältige Auswertungen sowie die danach gruppierte, übersichtliche Darstellung innerhalb von Rechnungen und Protokollen. Als besonderer Nebeneffekt können Leistungsarten für eine Verknüpfung mit tariflichen Erschwerniszuschlägen genutzt werden.

Infoma App Web-Auftrag Sorgt für medienbruchfreie Beauftragungswege zwischen den kommunalen Schnittstellen für Personalverfahren Erlauben im Prozess des digitalen Auftragsmanagements, die gehalts- Auftraggebern und den auftragnehmenden Betrieben. Die prozessorientierte relevanten Zuschläge an ein beliebiges externes Personalverfahren zu Lösung ermöglicht den Beauftragenden, auf die für die Auftragserteilung übergeben. zur Verfügung gestellten Stammdaten des Kommunalbetriebs zuzugreifen, wie z.B. bestehende Aufträge, Leistungsarten, Objekte oder Kostenstellen. Begleitend können Dokumente und Bilder mitgegeben werden. Ebenso lässt Planung Schafft die Voraussetzung für eine aussagekräftige Verfügbarkeitsplanung sich der Status der Bearbeitung nachvollziehen. und auftragsbezogene Einsatzplanung. Grundlage der Planungen ist dabei die Verfügbarkeitsplanung, die alle internen und externen Abwesenheiten Der Auftragnehmer hat die Möglichkeit, unterschiedliche Dispositionsprozesse der Mitarbeitenden zu einem grafisch übersichtlichen, vollständigen Bild einzuleiten – z.B. Ablehnen, Rückfragen oder Auftrag generieren. Über die aufbereitet. Die darauf aufbauende Einsatzplanung ist speziell auf die kom- optionale Integration in das Infoma Liegenschafts- und Gebäudemanagement munalen Betriebe abgestimmt und ermöglicht eine flexible Plantiefe. Mit können von dort direkt Aufträge mit spezifischen Kontierungsinformationen Hilfe besonderer Funktionen können die Disponent:innen nur das planen, wie Objekt, Gewerk oder Maßnahme an den Betrieb gestellt werden. was auch planbar und sinnvoll ist. Personal & TVöD Erkennt automatisiert die meisten Zuschläge aus Tarifverträgen und Dienst- Frei erstellbare Varianten bilden individuelle Planszenarien ab, wie z. B. Urlaubsplanung vereinbarungen – Erschwernis- und Schmutzzulagen, Zeitzuschläge und Bereitschaftsplanung (mit automatischer Generierung der Lohnarten für Überstundenzuschläge (nach Tagessollzeit, Rahmenzeit oder Wochensum- die Bereitschaftsvergütung) me). Eine manuelle Erfassung entfällt, Fehlerquellen sowie zusätzlicher Auf- Fahrzeugplanung (Einsätze und Wartungstermine) wand werden vermieden. Winterdienstplanung Objektkontrolle (Prüftermine) Den Anwendenden stehen vielfältige Funktionen zur Verfügung: Mitarbeiterqualifikationen (Überwachung auslaufender Qualifikationen) Zeitkonten Arbeitspläne zur Übergabe an die App Mobile Datenerfassung (MDE) Planung von Zusatzbeauftragungen Stellen den aktuellen Status von Überstunden, Urlaub oder verschiedenen Abwesenheitsarten dar. Damit ist auch der aktuelle Überstundenkonto- stand oder der verfügbare Resturlaub ablesbar. Beschäftigungsnachweis App Mobile Datenerfassung (MDE) Ermöglicht mit einer einfach zu bedienenden App für Smartphones und Tablets die Erfassung von Leistungen direkt vor Ort. Die aufwändige Doppel- erfassung durch Papierrapporte entfällt vollständig. Neben den eigentlichen Bereitet monatsbezogen die personalrelevanten Daten übersichtlich auf. Produktivzeiten können ergänzende Angaben wie z.B. Leistungsarten (Tätig- Soll- und Ist-Zeiten, Fehlzeiten, Zuschläge und Zeitkontenstände sind keitsschlüssel) und Objekte (Ortsschlüssel) erstellt und Einsätze mit den zu- tagesgenau und in Summe sichtbar. Eine digitale Übergabe in Personal- lässigen Erschwerniszuschlägen oder der Markierung als Bereitschaftseinsatz verfahren (z.B. Loga oder DVV) ist jederzeit möglich. versehen werden. Weitere Möglichkeiten sind Fotoaufnahmen vom Zustand Bereitschaftsnachweis vor Ort, Registrierung der GPS-Koordinaten sowie Vermerk bei Fertigstellung der Arbeiten. Alle Informationen werden ins System übernommen und sind in Fasst alle relevanten Daten zum Thema Bereitschaft in einer monatsbezo- den Aufträgen historisch sichtbar. Abgerundet wird dieses digitale Werkzeug genen Gesamtansicht zusammen (geplante Bereitschaft, Bereitschaftsein- durch die Verfügbarkeit von Arbeitsplänen aus dem Modul Planung und der sätze, Vergütung Bereitschaft und Entwicklung Überstundenkonto). Möglichkeit einer freien Schadenserfassung vor Ort. Urlaubskarte Zeigt in einer Jahresübersicht alle geplanten und genommenen Urlaubstage und die Entwicklung des Kontenstandes inkl. des verfügbaren Resturlaubs auf. Monatsübersicht Mitarbeiter Ganzheitliches Finanzwesen (doppisch und kameral) Stellt neben der Abbildung der betrieblichen Abläufe und Prozesse im kommunalen Dienstleistungsbetrieb eine sinnvolle Ergänzung für ein verbessertes wirtschaftliches Handeln dar. Weitere Informationen siehe Macht in einer einzigen Übersicht die geleisteten Stunden, Abwesenheiten Beschreibung, S. 14. und die Differenzen zwischen Soll- und Ist-Zeiten von allen Mitarbeiten- den des Betriebs sichtbar. Somit können sehr einfach Lücken in der Leis- tungserfassung erkannt werden. 8 Axians Infoma GmbH

Kosten- und Leistungsrechnung Hilft den Sachbearbeitenden, Organisations- und/oder Produktbereiche Rechnungsworkﬂow Übernimmt innerhalb des digitalen Auftragsmanagements sämtliche Schritte nach ihrer tatsächlichen Effizienz zu beurteilen. Kostenarten, Kostenstellen, im Rechnungsfreigabeprozess – vom Scannen bis zur Verbuchung von Ein- Kostenträger und auf Wunsch auch Prozesse sind vollständig abgedeckt. gangsrechnungen. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 15. Freigabeworkﬂow Ermöglicht die digitale Rechnungsfreigabe im Prozess der internen Leis- tungsverrechnung. Der gesamte Prozess ist für alle Beteiligten transparent, nachvollziehbar und schneller. Bestellworkﬂow Gibt im Rahmen des digitalen Auftragsmanagements die elektronische Be- darfsmeldung mit gleichzeitiger Mittelreservierung in den Genehmigungs- prozess und generiert im Anschluss eine Bestellung. Der gesamte Prozess wird digital abgebildet. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 14. Plankalender zur Einsatzplanung HIGHLIGHTS Digitaler Beauftragungsprozess ohne Medienbrüche Einfache Planung mit Hilfe eines übersichtlichen Plankalenders Intuitive Erfassung von Leistungen und Ressourcen per mobiler App Integration in die tariflichen Regel- werke für Zuschläge nach TVöD Axians Infoma GmbH 9

3 Objektkontrolle Rechtssicherheit hinsichtlich der Abwicklung und Haftungsfreistellung ist der ausschlaggebende Punkt im Prozess der Objektkontrolle. Das setzt eine zuverlässige Dokumentation voraus. Zu den im System abgebildeten Objekten lassen sich Aufgaben zuordnen und die in den vorgeschriebenen Zeitinter- vallen durchzuführenden Kontrollen über eine App sicher dokumentieren. Ebenso können festgestellte Mängel erfasst und zur weiteren Bearbeitung – z. B. Beauftragung der Mängelbehebung – in die Fachanwendung übergeben werden. Der komplett digitale Dokumentationsprozess gewährleistet die Haftungsfreistellung im Bereich der nachweispflich- tigen Kontrolltätigkeiten (Verkehrssicherungspflichten). App Mobile Objektkontrolle

BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Objektkontrolle Ermöglicht die Organisation und Durchführung von Wartungs- und Kontroll- Telematik Dokumentiert als eigenständige, webbasierte und GPS-gestützte Software- aufgaben für frei definierbare Objekte, z. B. Spielplätze und Geräte, Anlagen, lösung „Winterdienst360“ inkl. App-Anwendung die Einsätze der Fahrzeug- Maschinen oder Gebäude. Die angelegten Objekte können zugleich im Rah- flotte. Damit ist eine aktive Verwaltung, Auswertung, Steuerung und Abrech- men der Auftragswirtschaft und Leistungserfassung bebucht und ausgewertet nung des Fuhrparks im Winter- und Sommerdienst möglich. Auf Knopfdruck werden. Das Basismodul schafft die notwendigen Grundlagen für geplante lässt sich beispielsweise ein detaillierter Bericht über die geleisteten Win- Prüfungen. Der jeweilige Status der Prüfung mit allen Details wird genau terdiensteinsätze erstellen. Alle Einsätze werden aufgezeichnet, qualitäts- dokumentiert. Auch die Überwachung der Durchführung sowie möglicher gesichert sowie transparent und revisionssicher archiviert (Nachweispflicht). Fälligkeitsüberschreitungen von Prüfaufgaben ist leicht und übersichtlich ge- Auswertungen über definierte Betriebsstrecken für die Betriebsbuchhaltung regelt. Zur prozessorientierten Abarbeitung werden die Prüfaufgaben an die in unterschiedlichen Ausprägungen sind ebenso verfügbar wie die Analyse App Mobile Objektkontrolle (MOK) übergeben. einzelner Fahrten für Schulungszwecke oder Routenoptimierungen. App Mobile Objektkontrolle (MOK) Übernimmt in einer App für Tablets die fälligen Prüfaufgaben für die jeweiligen Sachbearbeitenden mit allen Daten, Bildern, Prüfpunkten, Beschreibungen und Status. Dadurch können die Prüfenden vor Ort eine fachlich korrekte und vollständige Kontrolle vornehmen. Eine Lageansicht in der Karte sowie Bilder und Anweisungen bieten Unterstützung. Im Rahmen der Prüfung können vor Ort Fotos vom Zustand des Objektes gemacht und auch auf Wunsch die GPS-Koordinaten mit einem Zeitstempel registriert werden. Alle Werte inklusive vorgefundenem Status gehen zurück an Infoma und sind dort unbegrenzt sichtbar. HIGHLIGHTS Freie Definition von kontrollpflichtigen Objekten und zugehöriger Kontroll- aufgaben Einfache Erfassung der Objekte sowie durchgängig digitale Dokumentation der durchgeführten Kontrollen App für mobile Erfassung von Objektkontrollen direkt vor Ort Axians Infoma GmbH 11

4 Fuhrparkmanagement In den Fahrzeugwerkstätten müssen viele Spezialfahrzeuge und Maschinen unterhalten, repariert und kontinuierlich geprüft werden. Nur so ist ihre Einsatzbereitschaft gesichert. Ein digitaler Prozess für die Werkstattlogistik schafft hierfür die optimalen Voraussetzungen. Der Prozess des Fuhrparkmanagements entlastet die Betriebe im Tagesgeschäft so gut wie möglich. Alle Infor- mationen zu den Fahrzeugen, Maschinen und Geräten (z. B. Reparaturprotokolle) liegen als Stamm- bzw. Bewe- gungsdaten digital an einer Stelle vor. Die Werkstatttermine der einzelnen Fahrzeuge werden dokumentiert und bei Bedarf zielgenau abgerechnet. Dabei erweist sich die vollständige Verzahnung des Fuhrparkmanagements in die Gesamtabläufe der Kommune als besonders hilfreich – wie z. B. in die Leistungserfassung, Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung, Buchhaltung oder Anlagenverwaltung. Die punktgenaue Abrechnung von einzelnen Reparatur- vorgängen erfolgt mit direkter Übergabe an die integrierte Finanzbuchhaltung oder per Anbindung an ein beliebiges externes Finanzwesen. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Fuhrparkmanagement Entlastet die Werkstätten der kommunalen Betriebe im Tagesgeschäft. Die besonderen Vorteile des Fuhrparkmanagements sind: Digitale Fahrzeugkarte Alle Informationen zu den Fahrzeugen, Arbeitsmitteln und Geräten liegen Unterstützung Werkstattlogistik mit Fahrzeugannahme, zentral an einer Stelle vor. Werkstatttermine werden dokumentiert und bei Leistungserfassung und Fertigstellung Bedarf zielgenau abgerechnet. Reparaturfälle sind einzeln nachvollziehbar. Werkstatthistorie mit digitaler Fahrzeugübersicht Terminüberwachung (Wartungs- und Prüfaufgaben; Intervalle) Faktura mit Einzelfallabrechnung inkl. Ausweisung aller Vorgangsdetails Verrechnungssatzkalkulation für Fahrzeuge 12 Axians Infoma GmbH

Planung Stellt im Prozess des Fuhrparkmanagements eine Planung für anstehende Servicetermine zur Verfügung. Damit erhalten die Werkstattleitenden eine effiziente und praxisnahe Lösung für mehr Komfort bei der täglichen Arbeit. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 8. Die kaufmännischen Module aus dem digitalen Auftragsmanagement ergänzen auch den Prozess des Fuhrparkmanagements optimal. Wei- tere Informationen siehe Beschreibung S. 14. Karte der Stamm daten eines Fahrzeugs HIGHLIGHTS Anlage aller Fahrzeuge, Maschinen und Geräte inkl. Hinterlegung der technischen Daten, Eigenschaften und Dokumente Abbildung der gesamten Werkstattlogistik Plankalender zur Terminüber - wachung und Darstellung anstehender Aufgaben Verrechnungssatzkalkulation zur Ermittlung der Kostendeckung Axians Infoma GmbH 13

5 Weitere integrierte Lösungen Neben unserer Lösung für vollständig digitale Prozesse in kommunalen Betrieben stehen zahlreiche passende Erweiterungen bereit. Die Möglichkeiten für weitergehende verwaltungsspezifische Aufgabenstellungen und Prozesse schaffen mehr Transparenz, Effizienz und Einfachheit im Verwaltungsalltag. Wir bieten entsprechende Lösungen für komfortables, mitarbeiterorientiertes und wirtschaftliches Arbeiten bei übergreifenden Themen. Ganzheitliches Finanzwesen (doppisch und kameral) Stellt neben der Abbildung der betrieblichen Abläufe und Prozesse in kom- Kosten- und Leistungsrechnung Hilft den Sachbearbeitenden, Organisations- und/oder Produktbereiche nach ihrer tatsächlichen Effizienz zu beurteilen. Kostenarten, Kostenstellen, munalen Betrieben eine sinnvolle Ergänzung für ein verbessertes wirtschaft- Kostenträger und auf Wunsch auch Prozesse sind vollständig abgedeckt. liches Handeln dar. Unser integriertes Finanzverfahren bildet alle kommu- nalen Besonderheiten ab. Infoma App Haushalts- und Budgetplanung Erstellt einen aktuellen, vollständigen Haushalt für ein auf Transparenz Freigabeworkﬂow Ermöglicht ohne Medienbrüche die Freigabe zahlreicher Geschäftsvorfälle bzw. Dokumente als Voraussetzung einer erfolgreichen Buchung. Der Freiga- beprozess für Geschäftsvorfälle und Dokumente, die von mehreren Personen und Effizienz ausgerichtetes Finanzmanagement. Die App ermöglicht eine zu sichten, zu prüfen und freizugeben sind – z. B. interne Leistungsverrech- dezentrale, workflowbasierende Haushaltsplanung für die digitale Abbildung nungen – erfolgt zeitsparend, sicher und völlig papierlos. der bisher manuell durchgeführten Prozesse. Anlagenbuchhaltung Unterstützt die Sachbearbeitenden im Finanzbereich in allen buchhalteri- Bestellworkﬂow Gibt die elektronische Bedarfsmeldung mit gleichzeitiger Mittelreservierung in den Genehmigungsprozess und generiert im Anschluss eine Bestellung schen Aufgaben zur Verwaltung des Anlagevermögens. Dabei werden ver- inkl. eines Auftragsschreibens. Der gesamte Prozess wird digital abgebildet schiedenste Anforderungen nach steuer-, handels- oder haushaltsrecht- und ist für alle Beteiligten transparent, nachvollziehbar und schneller. lichen sowie anderen Rahmenbedingungen abgedeckt. Einkauf, Verkauf, Haupt- und Nebenbuchhaltung stimmen dadurch immer überein. 14 Axians Infoma GmbH

Rechnungsworkﬂow Übernimmt sämtliche Schritte im Rechnungsfreigabeprozess – vom Scan- nen bis zur Verbuchung der Rechnung. Nutzbar für Rechnungen und Gut- Liegenschafts- und Gebäudemanagement Bringt alle Voraussetzungen mit, um die Aufgaben im technischen, infra- schriften, lässt sich der Rechnungsworkflow individuell auf den spezifischen strukturellen und kaufmännischen Gebäudemanagement sowie im Liegen- Bedarf konfigurieren und durch eine elektronische Signaturkomponente schaftsmanagement durchzuführen. Die GEFMA-zertifizierte Lösung kann ergänzen. integriert in das Finanzwesen oder autonom als reine Branchensoftware eingesetzt werden. Dadurch wird die Zusammenarbeit mit den kommuna- eRechnungs-Manager Bereitet strukturiert formatunabhängige eRechnungsdaten auf. Alle Rech- len Betrieben optimal unterstützt. Beispielsweise können Arbeitsaufträge über verschiedene Bereiche vollständig digital beauftragt, koordiniert und nungsdaten werden – gleich ob sie elektronisch von Portal-Services, per abgearbeitet werden. E-Mail, Schnittstellen oder papiergebunden eingehen – intelligent ange- reichert und durch inhaltliche Mehrwerte ergänzt, wie z. B. durch Vorschläge aus historischen Buchungsdaten für eine aktuelle Kontierung. Erfassung und Kontierung einer Eingangsrechnung Axians Infoma GmbH 15

6 Kommunale Beratung und Dienstleistungen Mit Blick auf einen zukunftsfähigen digitalen Bauhof und kommunalen Betrieb sind die in diesem Zusammenhang zu bewältigenden umfangreichen Themen oftmals nur schwer allein umzusetzen. Axians Infoma bietet hier optimale Unterstützungsmöglichkeiten. Mit dem Wissen und der Erfahrung aus bundesweit hunderten Kommunalprojekten begleitet das Consulting-Team Verwaltungen und Betriebe in Bereichen wie Projektma- nagement, Prozessberatung und Optimierung, Organisationsberatung oder Entwicklung von strategischen Leitbildern. Das dabei praktizierte ganzheitliche Herangehen ermöglicht, kaufmännische, technische und infrastrukturelle Themen im Bauhof miteinander zu verbinden. Auf diese Weise entstehen auch mit Hilfe neuester Softwarekonzepte Lösungen für auf die digitale Zukunft ausgerichtete Abläufe, um einen maximalen Nutzen für die Verwaltungsmodernisierung zu erreichen. Dabei erleichtern passgenaue und individuell auf die jeweilige Situation abgestimmte Leistungen den laufenden Be- trieb. Beispielsweise steht für Bauhof, kommunalem Betrieb oder Dienstleister unser Angebot der Wiederkehrenden Lösungspakete bereit. Regelmäßige oder temporäre Aufgaben im operativen Tagesgeschäft werden dabei an das Beratungsteam übertragen – und die Mitarbeitenden können sich so voll auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. WIR BIETEN FOLGENDEN SERVICE: Stammdatenpﬂege Aus Ihren Grunddaten richten wir die Stammdaten für Sie ein. Bei Bedarf übernehmen unsere Mitarbeitenden die Pflege bestehender Stammdaten Aber auch die regelmäßige Übernahme proaktiver administrativer Tätigkeiten in Infoma sowie in der Datenbank via Fernwartungszugriff und stellen deren Integration in Ressourcenbuchhaltung, TVöD, Benutzer- durch unser Expertenteam ist möglich. Die für den Betrieb der Produkt- verwaltung, Finanzbuchhaltung, Einsatzplanung und in mobile Geräte familie notwendigen Komponenten ab der Hardware werden hierfür laut sicher. Wir sorgen dafür, dass die Stammdaten am ersten Tag des Gebrauchs Leistungskatalog geprüft und die damit einhergehenden Aufgaben durch- verfügbar sind. 16 Axians Infoma GmbH geführt. Dazu gehören z. B. die Installation der aktuellen Programmversionen ebenso wie die Updates der SQL-, NAV- bzw. Windows-Server, aber auch zeitnahe Konfigurationsänderungen.

Wird Infoma bereits genutzt oder der Einsatz ist geplant, unterstützen kom- petente Anwendungsberater:innen Ihre Organisation während der Einfüh- rung und Einrichtung des Verfahrens. Alle relevanten Kenntnisse zu Infoma Kommunale Betriebe und zu weiterführenden Themen vermitteln zudem die erstklassigen Software- und Fachschulungen. Ziel dieses umfassenden Leistungsangebots ist vor allem, für die Umsetzung eines smarten kommu- nalen Dienstleisters einen maximalen Nutzen zu schaffen. Sollten aufgrund sehr spezifischer, individueller Gegebenheiten in Ihrer Organisation tatsächlich noch Wünsche an unsere Lösung Kommunale Betriebe offen sein, entwickeln wir auch integrierte Individuallösungen für Sie – selbstverständlich mit 100-prozentiger Update-Fähigkeit, um Ihre Investitions- und Zukunftssicherheit zu gewährleisten. HIGHLIGHTS Umfassende Unterstützung bei allen Aufgaben für kommunale Veränderungsprozesse Kompetenz und Erfahrung aus bundesweit hunderten Kommunalprojekten Verbindung von kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen Themen Software- und Fachschulungen zu Infoma Kommunale Betriebe und zu weiterführenden Themen Betreuung im laufenden Betrieb inklusive proaktiver Leistungspakete Axians Infoma GmbH 17