Künstliche Intelligenz (KI) und Daten

Künstliche Intelligenz (KI) ist der wichtigste Treiber der digitalen Transformation und revolutioniert zahlreiche Bereiche der Verwaltung und des Alltags. KI bedeutet nicht nur ChatGPT oder das Schreiben von Texten auf Knopfdruck. Künstliche Intelligenz kann mehr: Sie erkennt Muster in Daten, unterstützt bei Entscheidungen und übernimmt ganze Prozessschritte – immer mit dem Ziel, den Menschen zu entlasten und wertvolle Ressourcen für neue Aufgabenbereiche freizusetzen.

Dabei unterscheiden wir zwischen zwei Arten von KI: Analytische KI (z. B. Machine Learning) und Generative KI (z. B. Copilot, Agents). Gemeinsam sorgen sie dafür, dass Routineaufgaben automatisiert und Mitarbeitende unterstützt werden und mehr Zeit für wichtige Entscheidungen bleibt. „Automatisierung“ ist hierbei das wichtigste Ziel, vor allem in Zeiten des demographischen Wandels und Fachkräftemangels.

Mit Smart Infoma und unseren Produkten rund um die Künstliche Intelligenz unterstützen wir Ihre Mitarbeiter:innen und vereinfachen die Arbeitsprozesse – vom Rechnungsworkflow bis zur Kasse, egal ob lokal installiert, im Rechenzentrum oder in der Cloud. Unsere KI-Modelle werden individuell auf Basis vergangener Entscheidungen Ihrer Sachbearbeiter:innen trainiert und lernen stetig dazu.

Wir machen Verwaltungsarbeit einfacher, sicherer und effizienter:
Automatisierung von Routineaufgaben – Entlastung der Mitarbeitenden – Mehr Zeit für wichtige Entscheidungen

KI und Daten:

Infoma Smart Add-on Zahlungseingangszuordnung

Das Infoma Smart Add-on Zahlungseingangszuordnung übernimmt die Suche und richtige Zuordnung fehlerhaft ausgefüllter Bankbelege. Der tägliche manuelle Zeitaufwand reduziert sich dadurch deutlich, die Mitarbeiter:innen in der Kasse werden entlastet und können sich anspruchsvolleren Aufgaben widmen.

Insbesondere im debitorischen Bereich ist es oftmals notwendig, fehlerhafte Verwendungszwecke beim Zahlungseingang – wie z. B. falsches Kassenzeichen für die Grundsteuer B – der entsprechenden Rechnung zuzuordnen. Die hier in der Vergangenheit bereits manuell getroffenen korrekten Zuordnungen dienen als Training für die KI, so dass sich Regeln für die richtige Zuordnung im System erzeugen lassen. Gleichzeitig stehen diese Daten für Vorhersagen über einen möglichen Termin des Zahlungseingangs bei unpünktlichen Zahlern bereit.

Die Funktionsweise des Infoma Smart Add-ons Zahlungseingangszuordnung basiert auf bereits getroffenen Zuordnungen, aus denen die KI verschiedene Muster erkennt und daraus eindeutige Schlagworte generiert. Kombiniert mit den IBAN-Nummern der Bürger:innen wird ohne manuellen Eingriff damit eine große Trefferzahl erreicht. Automatisch gefunden, müssen die Zahlungseingänge so nicht mehr manuell gebucht und ausgeglichen werden.

Für die Kasse ergeben sich damit wesentliche Erleichterungen, z. B. durch

Erstellen von Suchmasken zur Texterkennung für Bankbelege, bei denen keine bereits automatisch zu verbuchende Informationen im Verwendungszweck durch den Zahlungspflichtigen mitgegeben werden

Machine Learning (Analytische KI) ermöglicht die effiziente Analyse großer Datenmengen und unterstützt dabei, daraus präzise Handlungsempfehlungen abzuleiten. So erkennt das System beispielsweise automatisch, an welche Stelle eine Rechnung zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden muss oder ob eine Zahlung auffällige Merkmale aufweist. Das Ergebnis: weniger Fehler und schnellere Prozesse.

Der Copilot (Generative KI) ist direkt in Infoma online integriert und unterstützt Mitarbeitende effizient im Arbeitsalltag. Er hilft beim Ausfüllen von Erfassungsmasken, fasst komplexe Daten in verständlicher Sprache zusammen und beantwortet Fragen zur Bedienung – per Spracheingabe oder Klick. Dank seiner kontextbezogenen Reaktionen auf Nutzereingaben gestaltet der Copilot Arbeitsprozesse intuitiver und benutzerfreundlicher.

Unsere Agents (Generative KI) gehen noch einen Schritt weiter: Sie übernehmen komplette Verwaltungsprozesse – etwa die Bearbeitung eines Stundungsantrags. Vom Einlesen des Dokuments über die fachliche Prüfung bis hin zur Übergabe an die zuständige Sachbearbeitung erfolgt jeder Schritt automatisiert – ohne die menschliche Kontrolle aus dem Blick zu verlieren.

Referenz

Stadt Eppstein / Hessen

Für die anstehenden Anpassungen von Funktionen des seit 2017 genutzten Finanzwesens Infoma …

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Das Landratsamt Biberach setzt zukünftig auch die Vertragsverwaltung von Axians Infoma ein

Der Landkreis Biberach in Baden-Württemberg intensiviert die Zusammenarbeit mit Axians Infoma und …

Weitere Services und Module im Bereich eGovernment & Digitalisierung

ePayment-Manager

Integriert in das Finanzwesen, gewährleistet der ePayment-Manager die automatisierte Abwicklung schneller und sicherer Online-Bezahlprozesse – für mehr Bürgerservice und Entlastung der Verwaltung.

Rechnungsworkflow

Als integraler Bestandteil des Finanzwesens stellt der Rechnungsworkflow die transparente Abbildung sämtlicher Abläufe im Rechnungsfreigabeprozess bereit. In Kombination mit dem eRechnungs-Manager erreichen Sie eine durchgängig digitale Prozesskette in der elektronischen Rechnungsverarbeitung.

eRechnungs-Manager

Ergänzend zum Rechnungsworkflow übernimmt der eRechnungs-Manager die strukturierte Aufbereitung der eRechnungsdaten aus jedem Format, reichert sie intelligent und durch inhaltliche Mehrwerte an.

Elektronische Akte

Aktenberge reduzieren, Bearbeitungsgeschwindigkeiten erhöhen und Abläufe optimieren – die elektronische Akte schafft dafür die Voraussetzung. Sie bietet Ihnen eine effiziente Prozessunterstützung in Ihrem gewohnten Arbeitsumfeld.

Infoma AppSpace

Raum für neue Apps, Services und Funktionen – mit Infoma AppSpace hat Axians Infoma diesen Raum geschaffen.

#smartverwalten

Die Etablierung eines operativen Prozessmanagements bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Smart Government. Durch die strukturierte Steuerung und Überwachung von Prozessen können Sie Effizienzsteigerungen erreichen, Ressourcen optimieren und Ihren Bürger:innen einen besseren Service bieten.

#smartcafm

Unser smartes kommunales Facility Management bringt alle Voraussetzungen mit, um die Aufgaben im technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Gebäudemanagement sowie im Liegenschaftsmanagement durchzuführen.

#smarterbauhof