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Jederzeit aktuelle Informationen zu Budgets, Beauftragungen und verfügbaren Mitteln

Jederzeit aktuelle Informationen zu Budgets, Beauftragungen und verfügbaren Mitteln

Budgetmanagement & Kostenkontrolle

Budgetverantwortliche stellen mit dem Budgetmanagement und der Kostenkontrolle eine transparente Darstellung und Überwachung von Baumaßnahmen, Projekten oder Sammelbudgets sicher.

Den Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle unterstützt eine Reihe aufeinander aufbauender Schritte. Nach der Budgetplanung erfolgt zunächst die Abbildung der kurz- oder langfristigen Baumaßnahmen, Bauunterhaltungsmaßnahmen oder Projekte sowie unter Berücksichtigung der geplanten Budgets die Beauftragung (Mittelbindung) von Auftragnehmern. Die Abschlags- und Schlussrechnungen werden direkt den Beauftragungen zugeordnet und in die Finanzbuchhaltung, den Rechnungsworkflow oder in ein beliebiges externes Finanzwesen integriert. Somit gewährleisten die Budgetverantwortlichen den Beteiligten zu jeder Zeit das Einhalten der Budgets. Den Prozess schließt die Übergabe aller mit den Baumaßnahmen bzw. Projekten im Zusammenhang stehenden Dokumente in die Elektronische Akte oder an ein DMS-System bzw. eine Archivlösung ab.

Elektronische Akte

Dient zur integrierten Anzeige und smarten Ablage von Dokumenten aus dem gewohnten Arbeitsumfeld heraus. Die Übergabe erfolgt per Drag & Drop oder über eine Scan-Funktion. Die Akten unterstützen unter anderem die Dokumentationsprozesse in der Betreiberverantwortung oder von Verträgen. Auf diese Weise ist die Fachabteilung direkt auskunftsfähig und Bearbeitungszeiten, z. B. bei der Dokumentensuche, reduzieren sich. Die revisionssichere Archivierung der Dokumente (z. B. Verträge, Rechnungen, Wartungsprotokolle etc.) erfolgt über das jeweilige DMS-System oder die Archivlösung. Weitere prozessorientierte Lösungen integrieren effizient die Elektronische Akte:

  • Im Prozess der Instandhaltung, Wartung und Prüfung  wird die papierlose Übergabe von Dokumenten (z. B. Wartungsprotokolle) an ein DMS-System oder eine Archivlösung aus dem gewohnten Arbeitsumfeld heraus ermöglicht. Auf diese Weise ist die Fachabteilung direkt auskunftsfähig und die Bearbeitungszeiten rund um den Dokumentationsprozess reduzieren sich.
  • Im Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. Den Prozess schließt die Übergabe aller mit den Baumaßnahmen im Zusammenhang stehenden Dokumente in die Elektronische Akte oder an ein DMS-System bzw. eine Archivlösung ab.
  • Im Prozess des Vermietungsmanagements ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente (z. B. Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen) abzulegen, zu suchen und anzuzeigen.
  • Im Prozess des Reinigungsmanagements ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente (z. B. Eingangsrechnungen) abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. So lassen sich z. B. Reinigungsverträge übersichtlich abbilden.
  • Im Prozess der Verwaltung von Grundstücksgeschäften ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. So lassen sich z. B. beliebige Dokumente und jeglicher zugehöriger Schriftverkehr zu den Flurstücken und Pachtverträgen übersichtlich abbilden.
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Infoma Insights: Integrierte Elektronische Aktenlösung im Liegenschafts- und Gebäudemanagement

Das Budgetmanagement und die Kostenkontrolle im Infoma Liegenschafts- und Gebäudemanagement gewährleisten eine transparente Überwachung der Baumaßnahmen, Projekte oder Sammelbudgets.
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Infoma Insights: Budgetmanagement und Kostenkontrolle im Liegenschafts- und Gebäudemanagement

Highlights:

  • Anlage von kurz- und langfristigen Baumaßnahmen bzw. zu überwachenden, budgetierten Projekten
  • Darstellung von Kosten und Erlösen bis auf Kostengruppen bzw. Gewerke aufgeschlüsselt
  • Jederzeit aktuelle Informationen zu Budgets, Beauftragungen und verfügbaren Mitteln
  • Standardisierte und individuell einrichtbare Auswertungsmöglichkeiten bis hin zum Verwendungsnachweis
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