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Integrierte und medienbruchfreie Funktionen für den smarten kommunalen Dienstleister

Integrierte und medienbruchfreie Funktionen für den smarten kommunalen Dienstleister

Auftragsmanagement

Um den Prozess des digitalen Auftragsmanagements abzubilden, stehen integrierte und medienbruchfreie Funktionen zur Verfügung – Voraussetzung für ein effizientes und erfolgreiches kommunales Dienstleistungsmanagement.

Der Prozess des digitalen Auftragsmanagements unterstützt eine Reihe aufeinander aufbauender Teilschritte und beginnt mit der digitalen Auftragsanfrage. Über ein Web-Formular können die kommunalen Fachämter ihre Aufträge digital an den Bauhof übermitteln, der nach interner Prüfung aus dieser Auftragsanfrage einen Auftrag erstellt. Für die anschließende Planung und Zuordnung an Arbeitsgruppen oder einzelne Mitarbeitende stellt ein grafischer Plankalender verfügbare Ressourcen sowie die zeitkritischen Aufträge übersichtlich dar. Einzel- wie Daueraufträge lassen sich digital planen und auf ein mobiles Erfassungsgerät (z. B. Tablet oder Smartphone) übertragen.

Einzelne Mitarbeitende bzw. Gruppenführende erhalten via mobiler App alle benötigten Informationen und die Möglichkeit der direkten Leistungserfassung. Auf diese Weise können in einem Schritt alle Ressourcen eines Auftrags (Personen, Fahrzeuge, Geräte sowie Material) einfach und schnell erfasst werden. Am Ende eines Arbeitstages ermöglicht eine Gesamtübersicht, alle erfassten Leistungen zu überprüfen. Im Anschluss per Knopfdruck direkt ins System übertragen, erfolgt hier automatisch die Ergänzung mit den tariflichen Zuschlägen (z. B. Überstunden-, Zeitzuschläge und ggf. Erschwerniszuschläge). Nach finaler Prüfung können fertiggestellte Aufträge nunmehr abgerechnet werden.

Dafür stehen verschiedene Werkzeuge bereit, wie z.B. ein Auftragsprotokoll oder eine Testrechnung. Die durch die Auftragsabrechnung erzeugten Buchungen gehen direkt in die integrierte Finanzbuchhaltung oder in ein angebundenes externes Finanzwesen. Ebenso lassen sich alle gehaltsrelevanten Zuschläge an ein beliebiges Personalverfahren übergeben. Für einen einfachen Überblick über Kosten und Ressourcenverbräuche zu Einzel- und Daueraufträgen stehen zudem verschiedene Möglichkeiten der Auswertung direkt im System zur Verfügung, z. B. eine Analyse zu Leistungsarten oder Objekten.

Planung

Schafft die Voraussetzung für eine aussagekräftige Verfügbarkeitsplanung und auftragsbezogene Einsatzplanung. Grundlage der Planungen ist dabei die Verfügbarkeitsplanung, die alle internen und externen Abwesenheiten der Mitarbeitenden zu einem grafisch übersichtlichen, vollständigen Bild aufbereitet. Die darauf aufbauende Einsatzplanung ist speziell auf die kommunalen Betriebe abgestimmt und ermöglicht eine flexible Plantiefe. Mit Hilfe besonderer Funktionen können die Disponent:innen nur das planen, was auch planbar und sinnvoll ist.

  • Stellt im Prozess des Fuhrparkmanagements eine Planung für anstehende Servicetermine zur Verfügung. Damit erhalten die Werkstattleitenden eine effiziente und praxisnahe Lösung für mehr Komfort bei der täglichen Arbeit.

Frei erstellbare Varianten bilden individuelle Planszenarien ab, wie z. B.

  • Urlaubsplanung
  • Bereitschaftsplanung (mit automatischer Generierung der Lohnarten für die Bereitschaftsvergütung)
  • Fahrzeugplanung (Einsätze und Wartungstermine)
  • Winterdienstplanung
  • Objektkontrolle (Prüftermine)
  • Mitarbeiterqualifikationen (Überwachung auslaufender Qualifikationen)
  • Planung von Zusatzbeauftragungen
  • Arbeitspläne zur Übergabe an die App Mobile Datenerfassung (MDE)

Highlights:

  • Digitaler Beauftragungsprozess ohne Medienbrüche
  • Einfache Planung mit Hilfe eines übersichtlichen Plankalenders
  • Intuitive Erfassung von Leistungen und Ressourcen per mobiler App
  • Integration in die tariflichen Regel- werke für Zuschläge nach TVöD

Informationsmaterial zum Download

Sie sind an mehr Informationen interessiert? Unsere Broschüre enthält alles Wissenswerte für Ihren umfassenden Überblick.

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