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Abbildung sämtlicher Geschäftsvorfälle des Grundstücksverkehrs

Abbildung sämtlicher Geschäftsvorfälle des Grundstücksverkehrs

Verwaltung der Grundstücksgeschäfte

Die transparente und nachvollziehbare Abwicklung der Geschäftsvorfälle im Grundstücksverkehr ist Voraussetzung für einen effizienten Prozess bei der Verwaltung der Grundstücksgeschäfte. Die Bewirtschaftung bezieht sich auf unbebaute und bebaute Grundstücke.

Die Basis bilden die selbst angelegten und/oder über Schnittstellen von den amtlichen Stellen (ALB/ALKIS) importierten Stammdaten der Gemarkungen, Flure und Flurstücke im Liegenschaftskatastermanagement. Dadurch lässt sich die Planung einer Flächenbebauung, aber auch die Ermittlung der momentanen Erträge (z. B. Pachten, Erbbaurechte) und Belastungen eines Grundstücks abbilden. Die anfallenden Einnahmen, z. B. aus Verpachtung, können sowohl über die Integration in die Finanzbuchhaltung als auch per Anbindung an ein beliebiges externes Finanzwesen verbucht werden. Über den Grundstücksverkehr erfolgt die digitale Abbildung der Grundstücksan- und -verkäufe im System. Die Verträge können direkt mit dem Flurstück verknüpft werden. Auch die Abbildung und Historisierung der Teilung und Zusammenführung von Flurstücken oder Flurstückanteilen ist möglich. Bei bebauten Flurstücken erfolgt die Verknüpfung der Gebäude mit dem Flurstück. Suchfunktionen mit einer Vielzahl von Filtermöglichkeiten unterstützen die Mitarbeitenden beim schnellen Auffinden von z. B. Verträgen und Flurstücken. Diese Funktionalitäten sorgen für eine digitale und transparente Verwaltung der Grundstücksgeschäfte.

Elektronische Akte

Dient zur integrierten Anzeige und smarten Ablage von Dokumenten aus dem gewohnten Arbeitsumfeld heraus. Die Übergabe erfolgt per Drag & Drop oder über eine Scan-Funktion. Die Akten unterstützen unter anderem die Dokumentationsprozesse in der Betreiberverantwortung oder von Verträgen. Auf diese Weise ist die Fachabteilung direkt auskunftsfähig und Bearbeitungszeiten, z. B. bei der Dokumentensuche, reduzieren sich. Die revisionssichere Archivierung der Dokumente (z. B. Verträge, Rechnungen, Wartungsprotokolle etc.) erfolgt über das jeweilige DMS-System oder die Archivlösung. Weitere prozessorientierte Lösungen integrieren effizient die Elektronische Akte:

  • Im Prozess der Instandhaltung, Wartung und Prüfung  wird die papierlose Übergabe von Dokumenten (z. B. Wartungsprotokolle) an ein DMS-System oder eine Archivlösung aus dem gewohnten Arbeitsumfeld heraus ermöglicht. Auf diese Weise ist die Fachabteilung direkt auskunftsfähig und die Bearbeitungszeiten rund um den Dokumentationsprozess reduzieren sich.
  • Im Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. Den Prozess schließt die Übergabe aller mit den Baumaßnahmen im Zusammenhang stehenden Dokumente in die Elektronische Akte oder an ein DMS-System bzw. eine Archivlösung ab.
  • Im Prozess des Vermietungsmanagements ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente (z. B. Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen) abzulegen, zu suchen und anzuzeigen.
  • Im Prozess des Reinigungsmanagements ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente (z. B. Eingangsrechnungen) abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. So lassen sich z. B. Reinigungsverträge übersichtlich abbilden.
  • Im Prozess der Verwaltung von Grundstücksgeschäften ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. So lassen sich z. B. beliebige Dokumente und jeglicher zugehöriger Schriftverkehr zu den Flurstücken und Pachtverträgen übersichtlich abbilden.
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Infoma Insights: Integrierte Elektronische Aktenlösung im Liegenschafts- und Gebäudemanagement

Highlights:

  • Abbildung sämtlicher Geschäftsvorfälle des Grundstücksverkehrs
  • Bewirtschaftung der unbebauten und bebauten Grundstücke
  • Planung der Flächenbebauung und Ermittlung der momentanen Erträge
  • Direkte Verknüpfung von Pacht-, Kauf- und Verkaufsverträgen mit dem Flurstück

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