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Betreiberverantwortung im Griff

Betreiberverantwortung im Griff

Instandhaltung, Wartung und Prüfung

Rechtssicherheit hinsichtlich der Abwicklung und Haftungsfreistellung ist ausschlaggebender Punkt im Prozess der Betreiberverantwortung. Notwendig dafür ist eine zuverlässige Dokumentation.

Dafür lassen sich zu den im System abgebildeten technischen Anlagen, Baukonstruktionen und Außenanlagen Wartungsverträge zuordnen und die in den vorgeschriebenen Zeitintervallen durchzuführenden Prüfungen und Wartungen über eine App sicher dokumentieren. Ebenso können festgestellte Mängel erfasst und zur weiteren Bearbeitung – z. B. Beauftragung der Mängelbehebung – ins System übergeben werden. Durch den komplett digitalen Dokumentationsprozess kann die Haftungsfreistellung (Exkulpation) für die beteiligten Mitarbeitenden im Bereich der Verkehrssicherung bzw. Betreiberverantwortung gewährleistet werden.

Elektronische Akte

Dient zur integrierten Anzeige und smarten Ablage von Dokumenten aus dem gewohnten Arbeitsumfeld heraus. Die Übergabe erfolgt per Drag & Drop oder über eine Scan-Funktion. Die Akten unterstützen unter anderem die Dokumentationsprozesse in der Betreiberverantwortung oder von Verträgen. Auf diese Weise ist die Fachabteilung direkt auskunftsfähig und Bearbeitungszeiten, z. B. bei der Dokumentensuche, reduzieren sich. Die revisionssichere Archivierung der Dokumente (z. B. Verträge, Rechnungen, Wartungsprotokolle etc.) erfolgt über das jeweilige DMS-System oder die Archivlösung. Weitere prozessorientierte Lösungen integrieren effizient die Elektronische Akte:

  • Im Prozess der Instandhaltung, Wartung und Prüfung  wird die papierlose Übergabe von Dokumenten (z. B. Wartungsprotokolle) an ein DMS-System oder eine Archivlösung aus dem gewohnten Arbeitsumfeld heraus ermöglicht. Auf diese Weise ist die Fachabteilung direkt auskunftsfähig und die Bearbeitungszeiten rund um den Dokumentationsprozess reduzieren sich.
  • Im Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. Den Prozess schließt die Übergabe aller mit den Baumaßnahmen im Zusammenhang stehenden Dokumente in die Elektronische Akte oder an ein DMS-System bzw. eine Archivlösung ab.
  • Im Prozess des Vermietungsmanagements ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente (z. B. Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen) abzulegen, zu suchen und anzuzeigen.
  • Im Prozess des Reinigungsmanagements ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente (z. B. Eingangsrechnungen) abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. So lassen sich z. B. Reinigungsverträge übersichtlich abbilden.
  • Im Prozess der Verwaltung von Grundstücksgeschäften ist es möglich, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. So lassen sich z. B. beliebige Dokumente und jeglicher zugehöriger Schriftverkehr zu den Flurstücken und Pachtverträgen übersichtlich abbilden.
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Infoma Insights: Integrierte Elektronische Aktenlösung im Liegenschafts- und Gebäudemanagement

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Infoma Insights: Die Betreiberverantwortung im Liegenschafts- und Gebäudemanagement

Highlights:

  • Einfache Erfassung der technischen Gebäudeausrüstungen (TGA), Baukonstruktionen und Außenanlagen sowie durchgängig digitale Dokumentation der durchgeführten Wartungen und Prüfungen
  • Prozessunterstützte Planung anhand von Katalogen
  • App für mobile Erfassung von Wartungen und Prüfungen
  • Intelligente Anbindung der REG-IS-Datenbank

Informationsmaterial zum Download

Sie sind an mehr Informationen interessiert? Unsere Broschüre enthält alles Wissenswerte für Ihren umfassenden Überblick.

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Durch den komplett digitalen Dokumentationsprozess im Infoma Liegenschafts- und Gebäudemanagement kann die Haftungsfreistellung (Exkulpation) gewährleistet werden.

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