Kreisstadt St. Wendel führt elektronisches Mietmanagement ein

„Es ist eine Durchgängigkeit in den elektronischen Prozessen entstanden – von der Objekt- und Vertragserfassung bis hin zur Abrechnung und zum Kassengeschäft“, bilanzieren die Projektverantwortlichen Tina Schohl und Andreas Eckert, in der saarländischen Kreisstadt St. Wendel. „Dieser Prozess bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis und minimiert die Fehleranfälligkeit.“

Ausschlaggebend dafür ist das elektronische Mietmanagement. Mit Beginn des Jahres 2024 lässt das Modul des Infoma Liegenschafts- und Gebäudemanagement sämtliche Daten des Mietmanagements zentral in einer Datenbank zusammenfließen. Das heißt, alle Mitarbeitenden können die Daten auf einer Ebene erfassen und abrufen, Redundanzen (z. B. in Excel-Tabellen) werden vermieden. Damit war ein Hauptziel des Projekts erreicht.

Mit der Integration in die Finanzbuchhaltung stand für die Verantwortlichen jedoch noch ein weiteres Ziel auf der Agenda. Das sah zum einen vor, Abschläge und Mieten nicht mehr manuell an die Finanzbuchhaltung übergeben zu müssen. Zum anderen sollten die Buchhaltungsposten im Mietmanagement ersichtlich werden.

Weitere Schritte folgten. Dazu gehörte die Einführung des elektronischen Rechnungs- und Freigabeworkflows, sodass eine Bearbeitung in Papierform weitgehend entfällt. Zudem wurden die Elektronische Akte für das digitale Archivieren der Dokumente sowie das Maßnahmenmanagement zur Abbildung der Budgetierung über den Fachbereich integriert. Zwischenzeitlich profitieren zehn Nutzer:innen im Bereich Liegenschaften und zusätzlich die Mitarbeiter:innen aus Buchhaltung und Stadtkasse von den dadurch erreichten deutlichen Erleichterungen im Arbeitsablauf.

Auf die Frage nach den Highlights des erfolgreich abgeschlossenen Projekts machten Tina Schohl und Andreas Eckert sechs wesentliche Punkte aus: Zentrale Datenhaltung an einem Ort, revisionssichere Ablage durch die Elektronische Akte, Zugriff aller Mitarbeitenden auf Echtdaten in Echtzeit, Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung, einfacheres Handling von Korrekturen und last but not least Wegfall der Buchungen in der Kämmerei und damit eine erhebliche zeitliche Entlastung.

Für sie liegt ein großer Vorteil vor allem in der Chance, „mit dem Projekt die Datenbasis neu zu schaffen bzw. intern die Prozesse und Informationen ganzheitlich zu überdenken.“