Wir stärken Ihr kirchliches Finanzmanagement

Wir stärken Ihr kirchliches Finanzmanagement

Nachhaltige Unterstützung für Ihre zukunftsfähige kirchliche Verwaltung

Kirchliche Organisationen in Deutschland erkennen zunehmend, dass ein modernes Finanzmanagement, das von Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit und Transparenz geprägt ist, ein unverzichtbarer Schritt in die Zukunft ist. Dabei spielen einheitliche Standards und digitale Prozessketten eine entscheidende Rolle auf diesem Weg. Eine zielführende Lösung muss daher nicht nur die speziellen kirchlichen Besonderheiten abbilden, sondern auch die Voraussetzungen für eine umfassende Digitalisierung bieten. 

Mit diesen Anforderungen haben wir uns bei unserem Kirchlichen Rechnungswesen intensiv auseinandergesetzt. Das Ergebnis: Unsere Software Infoma Kirche ermöglicht den organisatorischen Einheiten – Landeskirchen, Bistümern, Erzbistümern – unter anderem die Standardisierung von Abläufen innerhalb der kirchlichen Verwaltungen (sowohl auf gesamtkirchlicher als auch auf Ebene der Kirchengemeinden), schafft eine einheitliche Datenbasis für vergleichbare Prozesse, sorgt für Kostentransparenz und stellt Informationen über die Vermögens- und Ertragslage zur Verfügung. Damit tragen wir unserem Anspruch Rechnung: Wir wollen kirchliche Körperschaften in ihrem Bestreben nach einem von Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit und Transparenz geprägten modernen Finanzmanagement stärken und partnerschaftlich begleiten.   

Durch langjährige Erfahrung und ein Höchstmaß an Wissen und Kompetenz bringen wir dafür alle Voraussetzungen mit. So entstehen laufend neu- und weiterentwickelte Funktionalitäten und Prozesse für effiziente interne und externe Verwaltungsabläufe - im Sinne einer konsequenten Fortschreibung der Digitalen Agenda.

Ihr Kontakt im Vertrieb

Die bisher eingeführten digitalen Finanzprozesse sind sicher erst der Anfang einer weiterführenden ganzheitlichen Digitalisierung der Kirchengemeinden.
(Oberkirchenrat Fabian Spier)

Passgenaue Lösungen ermöglichen vollständig digitale Prozesse

Aufbauend auf Infoma Finanzwesen ist Infoma Kirche in Zusammenarbeit mit einigen Landeskirchen um kirchliche Besonderheiten erweitert worden, beispielweise die Behandlung der großen Anzahl an Buchungskreisen / Gemeindenummern. Zudem wurden zusätzliche Funktionen realisiert, wie eine Kollekten- und Spendenverwaltung, standardisierte Haushaltspläne und die Abbildung wiederkehrender Vorgänge.

Gemeindefähigkeit

Das Softwareverfahren Infoma Kirche hält eine erweiterte Gemeindeeinrichtung, Rahmentabellen, Kassengemeinschaften und weitere Möglichkeiten vor. Ziel ist, das Verwalten vieler Gemeinden auf einem Mandanten zu vereinfachen.

Die erweiterte Gemeindeeinrichtung beinhaltet u.a. Filtermöglichkeiten für diverse Stammdaten, um Eingaben und Auswertungen zu erleichtern und den Anwendenden nur für die betreffende Gemeinde relevante Daten anzuzeigen. Rahmentabellen erlauben, Stammdateneingaben unter verschiedenen Gesichtspunkten einzuschränken und zu vereinheitlichen. Kassengemeinschaften fassen mehrere Gemeinden in eine Gemeinschaft zusammen.

Einblick in unsere Kirchenkunden in Deutschland

Bistum Münster: Pilotstart in neue Finanzsoftware mit Infoma online Kirche

Vor bereits über 1.200 Jahren gegründet, ist das Bistum Münster heute eine flächenmäßig nicht zusammenhängende römisch-katholische Diözese. Sie besteht aus dem nordrhein-westfälischen Teil mit den Regionen Münsterland, nördliches Ruhrgebiet und dem Niederrhein sowie dem oldenburgischen Teil mit dem Oldenburger Münsterland und der Insel Wangerooge in Niedersachsen. In den zugehörigen rd. 200 Pfarreien leben cirka 1,7 Millionen Katholiken.

2022 startete das Bistum Münster ein Projekt, mit dem das Finanzwesen auf eine völlig neue Stufe gehoben wird. In Zusammenarbeit zwischen Organisationseinheiten des Bistums, der Projektgruppe NKF Bistum sowie dem Softwareunternehmen Axians Infoma erfolgt der Gesamtwechsel auf das doppische Infoma-Verfahren mit gleichzeitiger Einführung digitaler Prozesse. Infoma bildet nicht nur die speziellen kirchlichen Besonderheiten ab, sondern bietet auch die Voraussetzungen für eine umfassende Digitalisierung.

Durch Einsatz der Cloud-Version Infoma online sind für das Bistum zusätzliche Vorteile verbunden, wie unter anderem ein von Zeit, Ort und Gerät unabhängiges Arbeiten, Arbeitsentlastung der örtlichen IT durch Wegfall des Hostings, aber auch perspektivisch mehr Automatisierungsmöglichkeiten, z. B. durch Nutzung von Künstlicher Intelligenz.

Die Umsetzung des Gesamtprojekts ist in vier Phasen bis 2026 vorgesehen. Der Rollout für alle Kirchengemeindeverbände (KGV) – bisher Rendanturen – soll 2030 abgeschlossen sein. Die ersten beiden Phasen sind bereits erfolgreich und zur großen Zufriedenheit aller Beteiligten vollzogen, wie die nachfolgende Zusammenfassung zeigt:

10/21
10/2025
10/21
09/2022
10/2022
02/2023
05/2023
09/2023
06/2024
10/2024
12/2024
01/2025
06/2025
10/2025
Phase 1

Auswahlprozess

Der Einführung einer neuen Software beim Bistum Münster lagen drei wesentliche Kriterien zugrunde: ein Wechsel vom bisher kameralen auf ein doppisches Buchungssystem, die Kassengemeinschaftsfähigkeit der Software sowie die mit Blick auf diese Anforderungen nicht gegebene Weiterentwicklung im Vorsystem. Eine Innovation war das geplante Projekt auch für Axians Infoma. Zum einen weichen hier Dimension und Dauer deutlich von anderen Projekten ab. Zum anderen galt es, die Unterschiede vom kirchlichen zum rein kommunalen Bereich zu berücksichtigen. Aus diesem Grund fiel der Entschluss, zunächst ein Vorprojekt durchzuführen, um die Arbeitsweisen und Prozesse des Bistums Münster kennenzulernen und Lösungsmöglichkeiten mit Infoma Online Kirche zu konzipieren.

Phase 1

Vorprojekt Bistum

2022 startete Axians Infoma das Vorprojekt Bistum mit intensiven Workshops für das vierköpfige Kernteam der Bistumsverwaltung, das von Mitarbeitenden aus den jeweiligen Fachbereichen ergänzt wurde. Das Hauptaugenmerk lag dabei auf einer klaren, transparenten Beantwortung des Anforderungs- bzw. Leistungskatalogs, der Grobkonzeption wichtiger Datenstrukturen und der Festlegung einer realistischen Umstellungsplanung. Ein Wunsch der Bistumsverwaltung war, die Anforderungen möglichst mit Standardlösungen umzusetzen. Das genaue Kennenlernen der Organisation mit Hilfe von in den beiden Teilprojekten Finanzbuchhaltung und Digitalisierung entwickelten Arbeitspaketen erwies sich für das Team von Axians Infoma daher als unerlässliche Grundlage, um die passenden Lösungen und Konzepte zu den identifizierten Prozessen vorstellen zu können. Welche Themen lassen sich im Standard umsetzen oder aber für welche Abläufe muss der Kunde eine Entscheidung treffen, ob er auf den Standard umstellt oder doch eine individuelle Lösung bevorzugt, gehörten zu den in diesem Zusammenhang zu klärenden Inhalten.

Phase 1

Workshops

Ein Fokus der Workshops lag auf der elektronischen Rechnungsbearbeitung mit dem im Infoma Finanzwesen integrierten digitalen Rechnungsworkflow (RWF) und dem Freigabeworkflow sowie kirchenspezifischen Digitalisierungsaspekten, wie beispielsweise die speziell für Kirchen entwickelte Spendenverwaltung. Mit dieser Funktion lassen sich automatisiert Spendenquittungen, Dankschreiben und Spendenauswertungen erstellen. Eine wichtige Rolle spielt zudem die Bearbeitung von wiederkehrenden Vorgängen. Infoma bildet hier debitorische Buchungen wie Mieten und Pachten oder bei den Schulträgerschaften die Bereiche Instrumentenleihe, Essensgeld, Büchergeld etc. ab. Dass die Funktion sehr der schon im kameralen Vorgängersystem genutzten Lösung ähnelt, wurde von den Mitarbeitenden der Bistumsverwaltung überaus positiv bewertet. Der Verlauf der Workshops zeigte ziemlich schnell, dass es sinnvoll ist, nicht direkt das gesamte Bistum und alle Kirchengemeinden umzustellen, sondern mit der Domverwaltung zu starten – einem überschaubaren Bereich, der aber dennoch so komplex ist, dass alle fachlichen Anforderungen abgebildet sind. Und so startete im März 2023 die Phase 2 mit dem Pilotprojekt Domverwaltung.

Phase 2

Pilotprojekt Domverwaltung

Nach neun Monaten Vorbereitungsphase mit Erstellung der Fachkonzeptionen, Systemeinrichtung, Testmigration, Schulungen und Trainings-/Testphase des Kernteams, Anwenderschulungen, Abschlusstest und Echtmigration ging die Bewirtschaftungsstelle Domverwaltung am 1.1.2024 als Pilot mit Infoma online in den Echtbetrieb. Alle eingeführten Module – Finanzwesen inklusive RWF, Freigabeworkflow, eRechnungsmanager und Webkasse – arbeiten seither mit wenigen Ausnahmen reibungslos. Damit steht der Domverwaltung nun eine durchgängig digitale Prozesskette von der Finanzbuchhaltung über die elektronische Rechnungsbearbeitung bis zur Zahlbarmachung in der Bistumskasse zur Verfügung.

Phase 2

Vorprojekt Kirchengemeindeverbände

Während des Bistumsvorprojekts stellte sich heraus, dass bestimmte Prozesse in den Kirchengemeinden anders laufen als im Bistum und ein ganz anderer Personenkreis den Umstellungsprozess gestalten und begleiten muss. Da sich neben dem Wechsel vom kameralen auf den doppischen Rechnungsstil zudem die Anzahl und Organisation der Rendanturen – jetzt Kirchengemeindeverbände (KGV) – ändert, stehen die hier Mitarbeitenden vor enormen Herausforderungen. In den durchgeführten Workshops wurden daher die Kernthemen aus dem Bistumsvorprojekt behandelt. Das Projekt ist noch nicht abgeschlossen.

Phase 2

Teilprojekt „Digitale Prozesse“

Ergänzt wurde dieses Vorprojekt durch das weitere Teilprojekt „Digitale Prozesse“. Unter Leitung des Axians Infoma-Teams #smartverwalten erfolgte eine prozessuale Analyse vier abgestimmter Kernprozesse – Stammdaten-Adressen, wiederkehrende Zahlungen, Rechnungsbearbeitung und doppische Haushaltsplanung. Das übergeordnete Ziel, Soll-Prozesse organisationsweit zu standardisieren und visuell darzustellen, wurde durch eine methodische Analyse der Ist-Prozesse in Phase 1 erreicht. Die Grundlage für die Erarbeitung valider Soll-Prozesse war damit geschaffen. Nach erfolgreicher Prüfung der Soll-Prozesse durch das Bistum wurde das Projekt am 11.6.2024 abgeschlossen. Langfristig soll durch ein ganzheitliches Prozessmanagement ein umfassendes Prozessverständnis aufgebaut werden, das auch auf weitere Prozesse anwendbar ist.

Phase 3

Mandanteneinrichtung

Im Zuge des Rollouts wurde ein neuer Mandant für das Bistum eingerichtet. Der Mandant des Pilotbetriebs wurde zudem für die weiteren selbstständigen Rechtsträger erweitert. Diese Trennung ermöglichte eine differenzierte Abbildung organisatorischer und buchhalterischer Anforderungen und schuf die Grundlage für eine passgenaue Systemkonfiguration. Die Einrichtung umfasste unter anderem die Anlage von Kostenstellen, die Konfiguration von Workflows sowie die Anbindung relevanter Schnittstellen. Besonderes Augenmerk lag auf der Kassengemeinschaftsfähigkeit und der Abbildung kirchenspezifischer Besonderheiten. Die Mandanteneinrichtung erfolgte in enger Abstimmung mit den Fachbereichen und bildete die technische Basis für den späteren Echtstart.

Phase 3

Testphase und Workshop

Vor dem Echtstart wurden umfangreiche Tests durchgeführt, um die Systemkonfiguration zu validieren und die Funktionsfähigkeit der Module sicherzustellen. In mehreren Workshops wurden reale Anwendungsfälle simuliert und die Praxistauglichkeit überprüft. Rückmeldungen aus der Pilotphase flossen in die finale Einrichtung ein. Ein besonderer Fokus lag auf der fachlichen Abstimmung mit den Bewirtschaftungsstellen, die im späteren Betrieb eine zentrale Rolle in Haushaltsplanung und -ausführung übernehmen. Gemeinsam wurden typische Buchungs- und Genehmigungsprozesse durchgespielt, damit die Systemlogik den tatsächlichen Abläufen entspricht. Diese Phase verlangte hohe Kooperationsbereitschaft auf allen Seiten und half maßgeblich, frühzeitig Optimierungspotenziale zu erkennen und gezielt umzusetzen.

Phase 3

Anwenderschulungen

Ein zentrales Element des Projekts war die umfassende Qualifizierung der Mitarbeitenden. In mehreren Wellen wurden rund 300 Personen in den Modulen Neues Kommunales Finanzmanagement (NKF), Rechnungsworkflow (RWF) und Infoma App Webkasse geschult – digital und in Präsenz, jeweils mit praxisnahen Übungen. Ergänzende Angebote für neue Mitarbeitende sicherten die nachhaltige Wissensvermittlung. Die hohe Beteiligung und das Engagement der Teilnehmenden zeigten das große Interesse an der neuen Lösung und legten den Grundstein für die erfolgreiche Nutzung im Alltag.

Phase 3

Echtstart mit Unterstützung durch Projekthotline

Am 1. Januar 2025 erfolgte schließlich der produktive Start in beiden Mandanten. Zur Unterstützung wurde eine Projekthotline eingerichtet, die in den ersten Monaten als zentrale Anlaufstelle für Rückfragen diente und den stabilen Betrieb spürbar förderte. Gerade in der Anfangsphase konnten so viele Themen schnell geklärt und Unsicherheiten abgebaut werden. Zusätzlich stellte das Axians Consulting-Team eine remote Echtstartunterstützung sicher. Die enge Begleitung durch das Projektteam wurde von den Anwenderinnen und Anwendern sehr geschätzt und stärkte das Vertrauen in die neue Lösung.

Phase 3

Schulung für Auswertungen und Berichte

Nach dem Echtstart lag der Schwerpunkt vorrangig auf der Vertiefung der Kenntnisse im Berichtswesen. In gezielten Trainings wurden die Möglichkeiten der Budgetauskunft, des Berichtswesens und der Datenanalyse vermittelt. Ziel war es, die Fachbereiche zu befähigen, eigenständig fundierte Auswertungen zu erstellen und zu interpretieren. Die Inhalte orientierten sich an konkreten Fragestellungen aus dem Arbeitsalltag, sodass Erlerntes unmittelbar angewendet werden konnte. In diesem Zuge wurden auch die Zugriffsrechte der Fachdienststellen über Berechtigungscodes konfiguriert.

Ausblick

Einbindung der Kirchengemeinden

Der nächste Meilenstein des Projekts wird die Einbindung der Kirchengemeinden sein. Erste konzeptionelle Überlegungen und Abstimmungen hierfür laufen bereits. Bis 2029 sollen alle Kirchengemeindeverbände (ehemals Zentralrendanturen) in das System integriert sein. Für den ersten Kirchengemeindeverband ist der Echtstart als Pilotprojekt bereits zum 1. Januar 2027 vorgesehen. Damit rückt eine einheitliche, digitale Finanzverwaltung im Bistum Münster in greifbare Nähe. Die Einbindung der Kirchengemeinden ist organisatorisch und kommunikativ anspruchsvoll, birgt jedoch großes Potenzial für Effizienz und Transparenz. Die bisherigen Erfahrungen zeigen: Enge Zusammenarbeit, transparente Kommunikation und kontinuierliche Qualifizierung sind entscheidende Erfolgsfaktoren. Mit diesem Projekt hat das Bistum Münster einen bedeutenden Schritt in Richtung einer modernen und zukunftsfähigen digitalen Verwaltung gemacht.

Referenzen

Bistum Münster | Nordrhein-Westfalen
Nordrhein-Westfalen

Mehr Effizienz und Klarheit

Bistum Münster | Nordrhein-Westfalen
Nordrhein-Westfalen

Pilotstart in neue Finanzsoftware mit Infoma online Kirche

Foto: Jens Schulze/epd-bild

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