Zentrale Vertragsverwaltung im Kontext mit §2b UStG

Auch bei kommunalen Verwaltungen existiert über die einzelnen Abteilungen hinweg eine Vielzahl von Verträgen. In vielen Kundengesprächen habe ich gehört, dass es oftmals nicht einfach ist, einen genauen Überblick über alle Verträge einer Kommune und die daraus resultierenden finanziellen Verpflichtungen zu erhalten. Hinzu kommt: Im Zuge des §2b UStG müssen früher oder später alle Verträge bezüglich ihrer Steuerrelevanz überprüft werden.

Ein guter Zeitpunkt also, um bestehende Verträge zu kontrollieren und idealerweise auch digital zu erfassen. Wer jedoch die digitale Vertragsakte einführen will, muss zunächst gründlich darüber nachdenken, welche Verträge wo und wie verwaltet werden sollen. Und er muss erst einmal wissen, wo welcher Vertrag existiert. Das ist häufig schwieriger als gedacht. Viele Kunden berichten, dass sie die Verträge und Vertragsergänzungen, Angebote, Vorverträge, ergänzenden Schriftverkehr etc. Schritt für Schritt zusammensuchen müssen.

Deshalb stellt Axians Infoma mit dem Modul Zentrale Vertragsverwaltung ein komfortables Werkzeug zur Verfügung, um alle bestehenden Verträge im Blick zu behalten und sowohl zentral als auch dezentral schnell darauf zugreifen zu können. Selbstverständlich sind über die elektronische Vertragsakte alle vertragsrelevanten Dokumente hinterlegt und lassen sich jederzeit aufrufen. Die Überwachung von Terminen und Fristen erleichtert den Überblick, wann Verträge auslaufen oder gegebenenfalls zu kündigen sind. Dafür sorgen Aufgabenlisten und Benachrichtigungen. Aufgrund der in den Verträgen hinterlegten Zahlungspläne und Kontierungen können auch Buchungen direkt in das Finanzwesen übernommen werden. Eine Vielzahl frei definierbarer Felder ermöglicht die Hinterlegung beliebiger, jederzeit filter- und auswertbarer Vertragsdetails.

Per individueller Berechtigungssteuerung ist natürlich gewährleistet, dass Vertragsinformationen nur für berechtigte Personen dargestellt werden.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Überblick über alle Verträge innerhalb der Kommune
• Komfortable Überwachung von Terminen und Fristen
• Hinterlegung aller vertragszugehörigen Dokumente