Axians Infoma https://www.axians-infoma.de/ Für die Zukunft perfekt aufgestellt Thu, 23 Nov 2023 08:21:18 +0000 de-DE hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.4.3 CAFM – Technologie zur Unterstützung der FM-Prozesse https://www.axians-infoma.de/blog_entry/cafm-technologie-zur-unterstuetzung-der-fm-prozesse/ Thu, 23 Nov 2023 08:21:18 +0000 https://www.axians-infoma.de/?post_type=blog_entry&p=40339 Wohl kaum ein Bereich im Public Sector, in dem täglich mehr unterschiedlichste Aufgaben und Prozesse zu bewältigen sind, als im…

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Wohl kaum ein Bereich im Public Sector, in dem täglich mehr unterschiedlichste Aufgaben und Prozesse zu bewältigen sind, als im Facility Management. Hier gilt, sämtliche im Verantwortungsbereich der Kommune liegenden Gebäude stets im Blick zu behalten.

Einerseits, damit die Nutzer keinen Schaden erleiden. Jederzeit nachweisbar muss alles Zumutbare getan werden, um etwaige Risiken zu mindern. Andererseits ist sicherzustellen, dass die Objekte immer für ihre angedachten Zwecke nutzbar und in vernünftigem, sauberem Zustand sind sowie technisch und energetisch dem Stand der Zeit entsprechen. Denn schließlich haben sie wie die gesamte Kommune einen gewissen Vorbildcharakter.

Kosten sollen die damit verbundenen Maßnahmen selbstverständlich möglichst wenig verursachen. Mit Blick auf die oftmals angespannte Finanzsituation stehen umfangreiche Neu- und Umbauten oft erst gar nicht zur Debatte. Alles in allem: Die Lage ist schwierig, zumal auch der Personalmangel zusätzlich dazu beiträgt.

 

Gemeinsame Datenbasis dank CAFM

Klar also, dass zur Bewältigung dieser großen Herausforderungen ein hohes Maß an Unterstützung notwendig ist, und gut, dass mit der Technologie CAFM (Computer Aided Facility Management) dafür bereits eine hilfreiche, bedarfsgerechte Lösung entwickelt wurde. Denn eine CAFM-Software – wie das Infoma-Fachverfahren Liegenschafts- und Gebäudemanagement – übernimmt alle Abläufe im Facility Management (FM) und sorgt so für mehr Effizienz, reduzierte Betriebskosten, Rechtskonformität und Ressourceneinsparungen. Erreicht wird dies durch die Digitalisierung aller relevanten Objektdaten und die konsequente Anwendung der zugehörigen, digitalisierbaren Prozesse.

In den unterschiedlichen Modulen abgebildet, können auch IT-technisch nicht versierte Anwender:innen jeden FM-Prozess im Infoma-Verfahren problemlos durchführen – angefangen beim Basis-Modul für ein effizientes Management von Informationen über Liegenschaften, Gebäude, Gebäudeteile, Geschosse, Räume und Flächen bis zur Verwaltung der Grundstücksgeschäfte. Als wichtigste Kernelemente der CAFM-Software gelten aber Betreiberverantwortung, Maßnahmenmanagement und Energiemanagement.

Integration macht Sinn

Axians Infoma ist einer der führenden Anbieter von Softwareverfahren für die gesamte Kommune. Das heißt: Bei unseren Lösungen gibt es keine doppelten Datenhaltungen! Neben der technischen Selbstverständlichkeit, dass „Eine Software für alles“ natürlich automatisch weniger IT-Aufwand der Administration und des Betriebes bedeutet, stellt unser Finanzwesen ein wesentliches inhaltliches Element dar. Als Drehscheibe aller finanzrelevanten Daten und Vorgänge integriert es medienbruchfrei Anwendungen über das Finanzwesen hinaus. Neben der Abbildung der betrieblichen Abläufe und Prozesse im Liegenschafts- und Gebäudemanagement stellt es damit eine wirksame Ergänzung für ein verbessertes wirtschaftliches Handeln dar – werden doch alle kostenseitigen Prozesse am Ende im jeweiligen Finanzsystem verbucht. Und so macht die Integration unseres CAFM-Systems absolut Sinn. Denn wer hat üblicherweise die meisten Rechnungsbelege im Haus? Richtig, wieder einmal das Gebäudemanagement!

Und deshalb sind durchgängige digitale Prozesse Voraussetzung für die Zukunft eines smarten kommunalen Facility Managements.

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Mit Künstlicher Intelligenz gegen die Routine https://www.axians-infoma.de/blog_entry/mit-kuenstlicher-intelligenz-gegen-die-routine/ Thu, 15 Jun 2023 07:09:31 +0000 https://www.axians-infoma.de/?post_type=blog_entry&p=37039 Seit dem jüngst gestarteten Hype um ChatGPT spricht ganz Deutschland über Künstliche Intelligenz (KI). Jedes Medium, das was auf sich hält,…

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Seit dem jüngst gestarteten Hype um ChatGPT spricht ganz Deutschland über Künstliche Intelligenz (KI). Jedes Medium, das was auf sich hält, gibt dem Thema viel Raum, lobt wahlweise enthusiastisch deren heute noch nicht einmal ansatzweise zu überschauenden Möglichkeiten – oder warnt vehement davor.

Dabei ist die Nutzung des sprach- und textbasierten Chatbots ja nur ein Baustein von KI. In zahlreichen Branchen und für unterschiedlichste Anwendungen ist die Technologie bereits seit langem im Einsatz. Beispiele dafür sind Roboter in der Autoproduktion oder die Steuerung im Logistik-Bereich. Aber auch u.a. für Suchmaschinen, Empfehlungssysteme, Content-Moderation, Betrugserkennung im Finanzbereich oder Automatisierung und Personalisierung in Marketing und Vertrieb setzen Unternehmen verstärkt auf KI.

 

Welche Auswirkungen hat KI in den kommunalen Verwaltungen?

Keine Frage: Für die Zukunft in kommunalen Verwaltungen spielt Künstliche Intelligenz ebenfalls eine bedeutende Rolle, um Prozesse einfacher und effizienter zu machen. Gerade in Zeiten von akutem Fachkräftemangel ist z. B. die Übernahme von Routineaufgaben mittels KI-Unterstützung eine spürbare Erleichterung für die Mitarbeiter:innen im Arbeitsalltag. Sie können die dadurch gewonnene Zeit für ihre Kern- bzw. für neue Aufgabenbereiche nutzen.

Schon seit jeher gehört es zu unserer DNA, aktuelle Trends, neue Technologien und wichtige Zukunftsthemen frühzeitig umzusetzen. Deshalb ist für uns auch die logische Konsequenz, KI im Rahmen unserer stetigen Weiterentwicklung in unsere Module zu integrieren.

Bei der Weiterentwicklung der Infoma-Verfahren stand natürlich an erster Stelle die Frage nach dem Mehrwert für unsere Kund:innen. Welche Aufgaben kann eine „Maschine“ übernehmen, um die Mitarbeitenden von so genannten Monkey Jobs – also sich wiederholenden, zeitaufwändigen und oftmals stupiden Routinearbeiten – zu befreien und ihnen damit zu ermöglichen, sich auf die wichtigen Themen zu konzentrieren?

 

Anwendungsbereiche von KI

Ein beispielhafter Anwendungsbereich mit häufig wiederkehrenden Tätigkeiten ist die Verarbeitung von Zahlungseingängen. Wieso muss jeden Monat der Zahlungseingang manuell zugeordnet werden, weil der Verwendungszweck bei der Überweisung nicht richtig angegeben ist? Auch die Verarbeitung von Eingangsrechnungen bietet hier Potenzial: Warum muss eigentlich noch immer die zuständige Stelle im Haus ausgewählt werden, obwohl sich diese schon aufgrund der Rechnung des Lieferanten und der bisherigen Zuordnungen auf einen Blick erkennen lässt? Es geht doch auch fortschrittlicher! Nämlich indem KI-Modelle individuell auf Basis von vergangenen Entscheidungen durch die Sachbearbeiter:innen in verschiedenen Bereichen wie Rechnungsworkflow, Bankbelegen oder Abweichungen im Buchungsverhalten trainiert werden. Hier stellen wir bereits unterstützende KI-Komponenten bereit.

 

Ein Blick in die Zukunft

Aber was ist darüber hinaus mit Künstlicher Intelligenz für die Arbeit mit Infoma in Zukunft noch möglich? Dafür gilt es zunächst, eine Idee zu entwickeln, was eine KI alles machen soll. Mir als Consultant mit viel Kundenkontakt und als „KI-Denker“ kommt bei diesem Thema immer der Vergleich mit der Kindererziehung in den Sinn. Auch hier sollten oder müssen die Eltern ihren Kids eine Richtung vorgeben, sie entsprechend unterstützen, bis sie eines Tages auf eigenen Füßen stehen. Ähnlich sehe ich die Entwicklung bei der KI. Momentan liegt der Fokus noch darauf, den Kunden:innen mehr Möglichkeiten an die Hand zu geben, mit Hilfe von KI immer gleich ablaufende Arbeiten ohne Personaleinsatz zu erledigen.

Dass eine KI eigenständige Aktivitäten wie z. B. Buchungen im System ausführt, sehe ich dagegen noch als Zukunftsmusik. Aber in ein paar Jahren wird eine KI auch das übernehmen können. Und wir werden uns darauf verlassen können, dass sie diese Aufgaben richtig erledigt. Denn nicht nur die Kinder werden irgendwann selbstständig.

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Energiemanagement im Wandel – Vorsorgen statt das Nachsehen haben https://www.axians-infoma.de/blog_entry/energiemanagement-im-wandel/ Mon, 31 Oct 2022 07:42:56 +0000 https://www.axians-infoma.de/?post_type=blog_entry&p=33427 Wir leben in einer Zeit des Wandels. Ob Klimawandel oder die aktuellen gesellschaftlichen und politischen Veränderungen auf vielen Ebenen –…

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Wir leben in einer Zeit des Wandels. Ob Klimawandel oder die aktuellen gesellschaftlichen und politischen Veränderungen auf vielen Ebenen – anders als noch in den Jahren zuvor wird dieser Wandel für jeden Einzelnen von uns immer spürbarer. Das hat nicht nur Einfluss auf uns als Privatpersonen, sondern zunehmend auch auf die Aufgaben im kommunalen Facility Management. Gerade aus der Kombination verschiedener Tätigkeiten und Erfordernisse entsteht hier oftmals ein inhaltliches Spannungsverhältnis. Denn kurzfristig Wohnraum zur Verfügung stellen zu müssen, lässt sich nur schwer mit der langfristigen Planung oder Umsetzung detaillierter energetischer Einspar- und Modernisierungsmaßnahmen unter einen Hut bringen.

Nun ist es aber so, dass all diese Anforderungen eine gemeinsame Voraussetzung haben:
Nur ein exakter Überblick über die gegenwärtige Gebäudesituation hilft bei der Bewältigung der zukünftigen Herausforderungen.

 

Erste Gesetzgeber reagieren und andere werden folgen

Unter anderem aus diesem Grund gehen die aktuellen Novellierungen der Klimaschutzgesetze Niedersachsens, Baden-Württembergs und Hamburgs explizit auf die Einführung/Umsetzung einer Energiedatendokumentation und damit einhergehender Berichtspflicht ein:

Gesetzt Niedersachsen Energiebericht Gesetzt Baden-Württemberg Energiebericht

Wie immer in solchen Situationen ist auch bei diesen beiden Vorreitern davon auszugehen, dass sie eine gewisse Strahlkraft auf die anderen Bundesländer ausüben werden. Jetzt vorzusorgen ist daher besser als später das Nachsehen zu haben.

 

Unsere Lösung ist aus der Praxis für die Praxis

Natürlich erfordert der Aufbau eines gebäudebezogenen Energiemanagements zunächst einmal einen gewissen Aufwand. Neben der reinen Datenpflege sind hier häufig auch ein konzeptioneller (kommunale Klimastrategie) sowie ein Rechercheaufwand (energetische Situation in den Bestandsgebäuden) zu stemmen.

Optimale Unterstützung bieten wir Ihnen hier mit unserem Modul Energiemanagement. Und: Sobald das Gerüst steht, lassen sich die laufenden Dateneingaben durch kluge Prozessoptimierungen weitestgehend vereinfachen und qualitativ verbessern.

So können die energierelevanten Informationen – insbesondere die Verbrauchs- und Kostendaten –  beispielsweise entweder über die gelieferten Daten des Energieversorgers in eine Standardschnittstelle importiert oder über den hauseigenen Rechnungsworkflow verarbeitet werden. In beiden Fällen beachten wir die absolute Integration in unser aktives Finanzwesen. Dadurch werden mögliche Arten von Doppelbuchungen bzw. Doppelerfassungen vermieden und Sie können dennoch alle fachspezifischen Möglichkeiten voll ausreizen. Diese Daten bilden die Grundlage für ein effizientes, dauerhaftes Energiecontrolling und die Fortschreibung des kommunalen Energieberichts, der die Verbrauchs- und Kostenentwicklungen der Gebäude inkl. CO2-Emission aufzeigt.

Energiemanagement - Mobile Zählerstandserfassung
Mobile Zählerstandserfassung per mobiler App

Zur unterjährigen Verbrauchskontrolle ermöglicht unsere mobile App Mobile Zählerstandserfassung (MZE) zudem, Zählerablesungen komfortabel und smart zu erfassen. Von der automatischen Zählerauswahl per Barcode-Scan bis zum automatischen Erkennen der Zählerstände über eine Fotofunktion sind die üblichen Erfassungsfehler damit bereits im Vorfeld abgefangen. Ihnen obliegt nur noch die Ergebniskontrolle (und -interpretation!) der importierten Ablesungen bzw. Verbräuche.

 

 

 

 

 

 

Und auch die gesetzlich vorgeschriebene Berichtspflicht in einigen Bundesländern lässt sich mit Hilfe unseres Wiederkehrenden Lösungspakets zur „Einmaligen Erstellung und regelmäßigen Fortschreibung des Energieberichtes“ einfach und komfortabel erfüllen. Hier richten wir – nach gemeinsamer Konzeption – den Energiebericht mit Ihren Daten ein und orientieren uns an den jeweils aktuellsten Vorgaben der kommunalen Energieagenturen. So sind Sie auch bei den schematischen und diagrammbezogenen Auswertungen immer sicher am Puls der Zeit.

Ex-Bundestrainer Joachim Löw hat es schon vor Jahren auf den Punkt gebracht: „Wer verändern will, muss neue Wege gehen.“ Das ist nicht nur im Fußball so. Auch in den Kommunen gehört stetiger Wandel zu den Aufgaben für die Zukunft, zieht aber in erster Linie erst einmal große Herausforderungen nach sich. Und hierbei unterstützen wir Sie jederzeit gern.

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Modern Work – Mobiles Arbeiten im CAFM https://www.axians-infoma.de/blog_entry/modern-work-mobiles-arbeiten-im-cafm/ Fri, 01 Apr 2022 09:10:45 +0000 https://www.axians-infoma.de/?post_type=blog_entry&p=30290 Die Digitalisierung im Liegenschafts- und Gebäudemanagement verdrängt zunehmend die sogenannte „Zettelwirtschaft“; Daten und Prozesse laufen heute weitestgehend elektronisch ab. Parallel dazu…

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Die Digitalisierung im Liegenschafts- und Gebäudemanagement verdrängt zunehmend die sogenannte „Zettelwirtschaft“; Daten und Prozesse laufen heute weitestgehend elektronisch ab. Parallel dazu hat sich auch die Arbeitswelt grundlegend verändert. Ein moderner Arbeitsplatz mit der Möglichkeit, flexibel und standortunabhängig arbeiten zu können, gehört mittlerweile zu den entscheidenden Erfolgsfaktoren für Arbeitgeber in allen Bereichen und Größenordnungen. In der öffentlichen Verwaltung ist diese „neue Arbeitswelt“, die mobiles Arbeiten voraussetzt, ebenfalls angekommen – und kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil bei der Suche nach neuen Mitarbeiter:innen sein.

Infoma Apps für bestimmte Geschäftsvorfälle, wie z.B. Abarbeiten von Aufgaben im Bereich Prüfung und Wartung

Aber was bedeutet „Mobiles Arbeiten“ denn jetzt eigentlich? Per Definition ist hiermit gemeint, dass dem Arbeitnehmer kein dauerhaft eingerichteter Arbeitsplatz zur Verfügung steht, sondern dieser seine Arbeit ortsunabhängig verrichtet – im Betrieb, dem eigenen Zuhause oder einem anderen beliebigen Ort.

Für das Thema CAFM bedeutet mobiles Arbeiten vor allem, im Gebäudemanagement durchzuführende Prozesse mobil zu unterstützen – also z.B. Zählerstände und Mängel direkt im Gebäude erfassen oder bei einem Ortstermin auf Dokumente in der Gebäudeakte zugreifen zu können. Zwei andere Beispiele: Bei einer Budgetabstimmung besteht die Möglichkeit, sich vom mobilen Endgerät aus über die noch zur Verfügung stehenden Mittel der einzelnen Baumaßnahmen zu informieren. Und der Blick auf die über den Rechnungsworkflow gebuchte Rechnung kann ebenfalls mobil erfolgen.

Mit anderen Worten: Vor Ort in den Objekten benötigte Informationen und Tätigkeiten lassen sich so mobil abrufen und abarbeiten – und zwar dort, wo es Sinn macht oder sogar notwendig ist.

 

Warum ist mobiles Arbeiten im CAFM wichtig?

Eine verbesserte Kommunikation und schnelleres Handeln sind wesentliche Gründe. Denn um bestimmte Informationen aus dem System abzurufen, wie z.B. eine Wiedervorlage oder Dokumente, muss dafür niemand wieder zurück ins Büro an den Rechner. Mit dem mobilen Gerät geht das auf der Stelle und deutlich schneller. Zudem lassen sich Prozesse verbessern und beschleunigen. So kann beispielsweise der Hausmeister eines Schulgebäudes die Zählerstandserfassung vor Ort mit einem mobilen Gerät durchführen. Die Zählerstände stehen dann im System direkt zur Verfügung.

Eine verbesserte Produktivität ist ein weiterer Vorteil des mobilen Arbeitens. Zusätzliche Fahrtwege werden vermieden und so Emissionen reduziert bzw. CO2 eingespart, durch den Wegfall von Papier Ressourcen geschont. Mehr Informationsmöglichkeiten sorgen für zusätzlichen Nutzen. Beispielsweise können die Mitarbeiter:innen auf einer Baustelle bei Rückfragen direkt online auf die Dokumente in der digitalen Gebäudeakte zugreifen.

Infoma Online Liegenschafts- und Gebäudemanagement auf verschiedenen Endgeräten

Der Zugriff auf das Liegenschafts- und Gebäudemanagement erfolgt browser-basiert über Rechner, Notebook, Tablet oder Smartphone – das Gerät an sich spielt überhaupt keine Rolle. Die Daten sind auf allen Endgeräten gleich. Auf diese Weise kann zu jeder Zeit, an jedem Ort, von jedem Gerät aus gearbeitet werden. Der sichere Zugriff ist mit Infoma online immer und überall ohne technische Hürden problemlos möglich – steht doch stets die modernste systemtechnische Basisinfrastruktur und die aktuellste Software zur Verfügung. So sind Sie in der Cloud automatisch immer auf dem neuesten Stand, ohne selbst etwas dafür tun zu müssen.

Für Geschäftsprozesse, bei denen kein durchgängiger Netzzugang zur Datenbank gewährleistet werden kann, ermöglichen Apps, auf das System zuzugreifen. Mit Hilfe dieser Offline-Funktionalität lassen sich zum Beispiel auch die Zähler in Kellerräumen ablesen oder die Prüfung der Brandschutztür des Öllagers im Keller dokumentieren. Über die Synchronisationsfunktion werden die Informationen bei erneutem Netzzugang automatisch an die Datenbank übermittelt. Dadurch lassen sich Prozesse wesentlich vereinfachen. Das nahtlose Zusammenspiel der Anwendungen erlaubt ein schnelleres und effizienteres Agieren.

 

Welche Herausforderungen gibt es?

Im Rahmen der verwaltungskulturellen Herausforderungen sollten mobile Anwendungen als große Chance gesehen und nicht als Gefahr verstanden werden. Eine hohe Akzeptanz entsteht, werden die Mitarbeiter:innen im Prozess der Umstellung von analogen auf mobile Abläufe mitgenommen. Gerade neue, junge Mitarbeiter:innen fordern verstärkt moderne Technik und flexibles Arbeiten. Letztendlich muss das mobile Arbeiten im Liegenschafts- und Gebäudemanagement allen Mitarbeiter:innen gerecht werden.

Es gibt aber auch technische Herausforderungen. Denn neben dem Wandel in der Verwaltungskultur spielen vor allem die technischen Voraussetzungen für den Erfolg einer mobilen Arbeitsplatzstrategie eine Rolle. So ist in erster Linie der Zugriff auf die Daten sicherzustellen. Das bedeutet, es muss eine gute Verbindung zum Server vorhanden sein, auf dem die Datenbank liegt. Für die Verwaltungen heißt es daher, die notwendigen technischen Voraussetzungen zu schaffen und sicherheitsrelevante Aspekte wie den Datenschutz einzuhalten.

Gleichzeitig erfordert die Umstellung von analog auf mobil nicht nur die Anpassung der jeweiligen Prozesse. Vielmehr müssen die Verwaltungen die Möglichkeiten des Systems auch erkennen und anwenden. Zum Beispiel können bei der App Mobile Wartung und Prüfung Fotos eines Mangels oder Schadens digital aufgenommen und ins System übermittelt werden – im Gegensatz zu einem analogen Prozess, bei dem man mit einer Laufliste auf Papier im Gebäude unterwegs ist. Will heißen: Bei der Umstellung auf die mobilen Prozesse ergeben sich ganz neue Möglichkeiten – und diese gilt es für sich zu nutzen.

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Modern Clients: Smartes Arbeiten zu jeder Zeit und überall https://www.axians-infoma.de/blog_entry/modern-clients-smartes-arbeiten-zu-jeder-zeit-und-ueberall/ Thu, 11 Nov 2021 10:46:10 +0000 https://www.axians-infoma.de/?post_type=blog_entry&p=28412 Kennen Sie das auch? Zwei wichtige Aufgaben wären noch zu erledigen, aber die Zeit reicht nur für eine, da schon…

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Kennen Sie das auch? Zwei wichtige Aufgaben wären noch zu erledigen, aber die Zeit reicht nur für eine, da schon der nächste Termin ansteht. Ab sofort kein Problem mehr. Denn nun sind Sie unabhängig von Zeit, Ort und Endgerät um Ihre Aufgaben zu erledigen. Die Grundlage dafür: unsere Modern Clients, das neue Gesicht von Infoma newsystem.

Desktop App, Web Client, Tablet Client, Phone Client spielen nicht nur eine zentrale Rolle bei der Umsetzung durchgängig digitaler Prozesse. Vielmehr bieten sie die Flexibilität, um dem heutigen und künftigen Anspruch an einen modernen Arbeitsplatz gerecht zu werden – sind doch Themen wie „Modern Work“ in Zeiten von Fachkräfte- und Nachwuchsmangel ein nicht unerheblicher Vorteil im Wettbewerb um Personal.

Die Modern Clients stehen für einen vereinfachten und flexiblen Arbeitsalltag durch digitales mobiles Arbeiten, intuitive Bedienung, individuell gestaltete Arbeitsplätze und coole Standards. Die Devise dabei: Egal wann, wo oder wie Sie Ihre Aufgaben erledigen wollen – die Entscheidung liegt bei Ihnen.

Dabei begeistert eine der modernsten Benutzeroberflächen mit den Funktionen einer Client-Server bzw. Windows-Desktop Anwendung und der Leichtigkeit eines Web-Clients. Zum Beispiel mit der Zoom-Funktion oder der Verwendung von Favoriten und Lesezeichen. Dazu gehört auch das parallele Arbeiten in verschiedenen Benutzerrollen.

Die Modern Clients sind auf eine einfache, intuitive und effiziente Bedienung ausgelegt und lassen sich bequem über den Browser aufrufen. Unabhängig vom Betriebssystem sind sie auf allen Geräten lauffähig. Im Büro, Homeoffice oder in Sitzungen – es steht Ihnen die komplette Funktionalität von Infoma newsystem zur Verfügung. Und dies für die jeweilige Oberfläche optimiert.

Mittels Konfiguration von Benutzerrollen können Sie den Arbeitsplatz auf Ihren persönlichen Bedarf einrichten, sodass Sie alle Informationen und Funktionen sofort im Blick haben.

Bei dieser Weiterentwicklung im Zuge unserer Digitalen Agenda haben wir neben Komfort und Effizienz größten Wert auf die Schaffung aller Voraussetzungen für den Weg zum #smartverwalten gelegt. Dazu gehört auch als maßgeblicher Faktor: Die Software ist intelligent und ermöglicht standardisierte und automatisierte Vorgänge. Das bedeutet: Mitarbeiter:innen werden von Routinearbeiten entlastet, es bleibt mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben.

 

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Zahlen, Daten, Fakten automatisch für alle aus vielen Infoma newsystem Modulen https://www.axians-infoma.de/blog_entry/zahlen-daten-fakten-automatisch-fuer-alle-aus-vielen-infoma-newsystem-modulen/ Thu, 22 Jul 2021 13:55:01 +0000 https://www.axians-infoma.de/?post_type=blog_entry&p=26718 Es ist ein Spagat: Die inhaltlichen Anforderungen an ein umfassendes Berichtswesen sind komplex, sollen jedoch gleichzeitig die einfache Bedienbarkeit nicht…

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Es ist ein Spagat: Die inhaltlichen Anforderungen an ein umfassendes Berichtswesen sind komplex, sollen jedoch gleichzeitig die einfache Bedienbarkeit nicht beeinträchtigen. Genau diese Herausforderung erfüllen wir mit unserem integrierten Berichtswesen Plus.

Viele Anregungen und Ideen von Pilotanwendern, aber auch aus dem laufenden Betrieb sind in die Entwicklung eines unserer jüngsten Produkte eingeflossen. Zwei Schwerpunkte sind dabei immer gesetzt: Einerseits muss die Bedienung so einfach gestaltet sein, dass jeder Anwender innerhalb kürzester Zeit mit dem Produkt arbeiten kann. Andererseits muss aber auch ein möglichst breit gefächerter Umfang an Inhalten vorhanden sein.

Daraus entstanden sind bisher die Berichtspakete Finanzen, Rechnungsworkflow, Steuern und Abgaben und Liegenschafts- und Gebäudemanagement (LuGM). Weitere wie z. B. Vollstreckung, Instandhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung (KLR), Kameralistik usw. werden folgen. Damit können wir dann dem Anwender für jedes Infoma newsystem Fachmodul ein passendes Berichtspaket aus dem integrierten Berichtswesen Plus an die Hand geben.

Diese Berichtspakete bestehen immer aus aussagekräftigen Grafiken, die den Blick gleich auf das Wesentliche lenken. Ganz klassisch stehen aber auch Tabellen zur Verfügung, um per Mausklick immer weiter ins Detail verzweigen zu können.

Durch die Integration im Rollencenter wird schon beim Start von Infoma newsystem z. B. laufend angezeigt, in welchen Teilworkflows sich wie viele Belege befinden, auf welchen LuGM-Maßnahmen die größten Ausgaben stattfinden oder welches die Top-Steuerobjekte für die Hundesteuer sind. Dabei ohne weiteres Zutun immer im Hintergrund: die neuesten Zahlen aus Infoma newsystem.

Ein weiteres wichtiges Thema, das ich aus allen Kundenschulungen mitgenommen habe, ist die Möglichkeit des Durchgriffs bis auf den Einzelbeleg – kann man doch nur dort tatsächlich die Ursache z. B. für einen Ausreißer in den Zahlen erkennen.

Damit nun aber nicht jeder Mitarbeiter – wie  z. B. der Hausmeister einer Schule – einen Zugriff und damit auch eine Lizenz für Infoma newsystem benötigt, nur um den aktuellen Stand seines LuGM-Maßnahmenbudgets zu sehen, gibt es die automatische Berichtsverteilung. Einmal eingerichtet, lassen sich so alle Personen, die regelmäßig Informationen zu ihren Zahlen brauchen, vollautomatisch mit Berichten versorgen. Kein zeitaufwändiges Zusammenstellen von Excel-Tabellen und Grafiken mehr, kein zeitraubendes Schreiben von E-Mails – das alles übernimmt das integrierte Berichtswesen Plus für den Anwender zu jeder Tages- und Nachtzeit und auch am Wochenende. Als Exportformate stehen PDF-Dokumente mit der Möglichkeit, Bemerkungen und Kommentare zu ergänzen, Bild-Dateien oder auch Excel-Tabellen zur Verfügung.

Mein Fazit: In allen Kundenschulungen hat die Praxis gezeigt, dass nach max. 4 Stunden Schulung sämtliche Funktionen und Berichtsinhalte ausführlichst erklärt und genutzt werden konnten – ganz ohne Einrichtungsaufwand in der bekannten Umgebung von Infoma newsystem. Und als weiteres Highlight bekommt das Layout jetzt mit den Modern Clients nochmals einen ganz modernen Touch – darauf und auf Ihre Reaktionen freue ich mich besonders.

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Mobil per App monatlich die Zähler ablesen https://www.axians-infoma.de/blog_entry/mobil-per-app-monatlich-die-zaehler-ablesen/ Thu, 18 Mar 2021 12:43:00 +0000 https://www.axians-infoma.de/?post_type=blog_entry&p=24860 Werden die jährlichen Energierechnungen erfasst und Kosten und Verbräuche mit den Vorjahren verglichen, kommt es so manches mal zu Überraschungen.…

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Werden die jährlichen Energierechnungen erfasst und Kosten und Verbräuche mit den Vorjahren verglichen, kommt es so manches mal zu Überraschungen. Wie kommt es, dass eine Rechnung dieses Jahr so immens höher ist?  Gründe kann es viele geben: ein Versehen des Energieversorgers, ein defektes Heizungsthermostat, ein spät entdeckter Wasserrohrbruch im letzten Jahr …

Der Energiemanager, der monatlich die Zähler von seinen Ansprechpartnern vor Ort (in der Regel von den Hausmeistern) ablesen lässt und die Zählerstände im System erfasst hat, wird weniger überrascht sein oder hat die Antwort schnell parat. Im besten Fall wurde mancher Ausreißer schon im laufenden Jahr entdeckt und die Ursache wurde frühzeitig beseitigt.

Trotz der zahlreichen Vorteile einer unterjährigen Verbrauchskontrolle hat so mancher darauf verzichtet. Denn die pünktliche Bereitstellung aktueller Zählerlisten für alle städtischen Gebäude und ein manuelles Übertragen der Rückmeldungen der Hausmeister bedeutet jeden Monat einen nicht unerheblichen Aufwand.

Scanner unterstütztes Ablesen per mobiler App und automatisierte Synchronisation elektronischer Ableselisten per Webservice zwischen App und zentraler Datenbank sind dafür die zeitgemäße digitale Lösung. Die neue App Mobile Zählerstandserfassung, kurz MZE, reduziert für alle Beteiligten den monatlichen Aufwand erheblich. Sie reduziert auch die Übertragungsfehler, denn die nicht gerade kurzen Zahlenkolonnen mussten bislang mind. dreimal abgeschrieben werden (z.B. Papier –> Excel –> Infoma newsystem).

 

Konkret sieht die neue bruchlos digitalisierte Kommunikation nun so aus:

Jedem App Nutzer sind persönlich ein oder mehrere Ableselisten zugeordnet. Vor seinem Ableserundgang meldet er sich in der App an und ruft den aktuellen Stand ab. Eine Übersicht zeigt ihm alle wichtigen und immer aktuellen (!) Informationen zum Zähler und zum Standort inklusive der beiden letzten Ablesewerte. Während des Ableserundgangs kann er die MZE App auch offline ohne Netzverbindung in Kellerräumen nutzen. Die (optionale) Scannerfunktion identifiziert den Zähler selbständig. Im selben Schritt wird auch der Zählerstand vom Scanner übernommen. Die integrierte Scansoftware erkennt unterschiedlichste Zählertypen, auch solche mit mehreren Zählerwerken.

Zuteilung der Ableselisten mit aktuellen Zählerinformationen

 

Nach dem Rundgang werden die Ablesungen vom App Nutzer versendet und sie erscheinen in Echtzeit in einer Importbox im Liegenschafts- und Gebäudemanagement Rollencenter. Wie gewohnt werden dann die importierten Zählerstände vom Energiemanager in einem wiederkehrendem Ablesebuchblatt verbucht. Und damit sind die Ableselisten schon für den nächsten Monat vorbereitet.

Die App unterstützt übrigens auch die Übertragung von Texten und Kamerabildern, was die Kommunikation zwischen Hausmeister und Rathaus insbesondere beim Zählerwechsel erleichtert. Ein Zählerwechsel-Assistent hilft bei der Stammdatenpflege. Die kleinen, aber bösen Fehler (falsche Einheit, fehlendes Zählerwerk etc.) können so vermieden werden.

Die MZE App nutzt übrigens dasselbe technische Konzept wie die bewährte MWP App für Wartung und Prüfung und richtet sich an denselben Anwenderkreis, die Hausmeister der städtischen Gebäude. Es bietet sich also an, deren Smartphones oder Tablets mit der nächsten App von Axians Infoma nachzurüsten.

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Schnelle Informationen für alle Budgetverantwortlichen https://www.axians-infoma.de/blog_entry/schnelle-informationen-fuer-alle-budgetverantwortlichen/ Wed, 13 Jan 2021 17:22:00 +0000 https://www.axians-infoma.de/?post_type=blog_entry&p=22986 Obwohl schon lange in der Produktfamilie Infoma newsystem integriert, ist das Interesse unserer Kunden an der Budgetauskunft ungebrochen. Ich kann…

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Obwohl schon lange in der Produktfamilie Infoma newsystem integriert, ist das Interesse unserer Kunden an der Budgetauskunft ungebrochen. Ich kann mich noch gut erinnern, wie wir dieses Modul 2011 als das erste Rollencenter überhaupt entwickelt und ausgeliefert haben.  Eigentlich gehört die Budgetauskunft also bereits zum ‚alten Eisen‘. Dennoch ist sie heute genauso gefragt wie eh und je.

 

10 Jahre Budgetauskunft – und noch immer gefragt!

Das liegt meiner Meinung nach an der Möglichkeit für Budget- und Produktverantwortliche, sich einen schnellen und zielgerichteten Überblick über „ihre“ Zahlen zu verschaffen. Aber auch Mitarbeiter, die normalerweise nicht mit der Finanzbuchhaltungssoftware arbeiten, erhalten damit komfortabel Informationen zum jeweiligen Budget. Um jederzeit den noch zur Verfügung stehenden Betrag im Blick zu haben, werden die im Budget bereits gebuchten Rechnungen, über- und außerplanmäßige Mittel, Reste und auch Mittelreservierungen berücksichtigt. Investitionen sowie die wichtigsten Berichte stehen ebenfalls direkt zur Verfügung.

Das Ziel: Produktverantwortliche, deren Stellvertreter sowie Mitarbeiter der Fachabteilungen sollen sich ohne großen Aufwand über den aktuellen Stand der Budgets informieren und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen einleiten können.

Die Informationen werden konzentriert auf einer Bildschirmseite dargestellt – personalisiert und individuell auf den einzelnen Nutzer angepasst. Budgets, Investitionen und Schlüsselwerte lassen sich mit einem Tastendruck in Sekundenschnelle auswerten. Berichte können intuitiv erstellt und via Microsoft Excel oder im PDF-Format manuell verteilt werden. Die Entscheider erhalten umfassende Unterstützung bei der Überwachung relevanter Finanzdaten.

Meine Erfahrung zeigt: Mit dem Einsatz des Moduls Budgetauskunft fallen deutlich weniger Rückfragen in der Finanzabteilung an. Die Verantwortung für die jeweiligen Budgets wird nun tatsächlich an die Verantwortlichen übertragen und deren Sinne für ein wirtschaftliches Handeln geschärft.

 

 

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Täglich aktuelle Prognosen mit Business Intelligence – en gros und en detail https://www.axians-infoma.de/blog_entry/taeglich-aktuelle-prognosen-mit-business-intelligence-en-gros-und-en-detail/ Tue, 22 Dec 2020 07:49:09 +0000 https://www.axians-infoma.de/?post_type=blog_entry&p=23985 Prognosen auf das Jahresergebnis und auch auf die kurzfristige Liquidität sind in der aktuellen Situation knapperer Finanzmittel gefragter denn je.…

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Prognosen auf das Jahresergebnis und auch auf die kurzfristige Liquidität sind in der aktuellen Situation knapperer Finanzmittel gefragter denn je. Bei meinen aktuellen Kundenterminen zu Business Intelligence habe ich immer häufiger mit dieser Fragestellung zu tun, wo es in der Vergangenheit oft noch hieß „ah, das passt schon“.

In der gemeinsamen Arbeit mit den Kunden haben sich zwei wesentliche Ansatzpunkte ergeben. Sie lassen den oftmals notwendigen Blick in die berühmte Glaskugel klarer werden:

Voraussagen auf die liquiden Mittel und das Jahresergebnis werden heute oft noch per Excel und mit vielen Überlegungen und mühsamer Recherche erledigt. Hier unterstützen die maschinellen Prognosen des Business Intelligence Systems den Anwender hervorragend. Denn das System ermittelt laufend auf Basis von Vergangenheitswerten in Kombination mit den bisherigen Bewegungen auf den Sachkonten / Kostenstellen / Kostenträgern einen Prognosewert bis zum Jahresende. In mehreren Kundenprojekten wurden schon im Sommer zum Beispiel Werte für Gewerbesteuer- oder Vergnügungssteuereinzahlungen errechnet, die damals weit pessimistischer waren als die eigenen, von Hand ermittelten Schätzungen. Jetzt, im Dezember, zeigt sich, dass die systemseitigen Prognosen leider doch näher am tatsächlichen Ergebnis liegen.

Nun sind aber die Prognosen nicht nur die Schwarzseher der Finanzrechnung – sie sorgen auch für Lichtblicke auf der Ertragsseite. So wurde bei einem Kundentermin im Juli bereits eine wesentliche Übererfüllung der geplanten Erträge für die Vermietung von Stellplätzen des Campingplatzes prognostiziert. Ein Ergebnis, bei dem man heute sagen kann „Klar, die Leute sollten ja auch wegen der Pandemie Ihren Urlaub in Deutschland verbringen und nicht ins Ausland verreisen“. Im Juli war der Ertrag in dieser Höhe so aber noch nicht zu erwarten.

Praxisbeispiel eines Kunden mit Prognosen zu Gewerbesteuereinzahlungen aus Mitte April 2020

 

Der zweite Themenbereich, der immer öfter nachgefragt wird und an Bedeutung gewinnt, ist die kurzfristige, detaillierte Liquiditätsprognose. Hier schaut das Business Intelligence System direkt alle einzelnen Forderungen und Verbindlichkeiten an, berücksichtigt Rechnungen, die sich noch im Rechnungsworkflow befinden. Auch eigene Werte (z. B. für größere Abschlagszahlungen aus Baumaßnahmen) können zugesteuert werden. Eine Besonderheit ist hier das sogenannte „prognostizierte Zahldatum“. Dort werden pro Debitor in Kombination mit der Abgabeart die durchschnittlichen Zahldauern aus der Vergangenheit gewichtet, ermittelt und auf das Fälligkeitsdatum addiert. Ein klassisches Beispiel bei den Kunden sind unter anderem die Entgelte für die Mittagsbetreuung in KiTas. Bei denen bezieht das System automatisch „taktische Überlegungen“ der Bürger ein – nämlich erst vier Wochen später und daher nach der ersten Mahnung zu bezahlen. Das wird in der kurzfristigen Liquiditätsvorschau entsprechend berücksichtigt. Doch auch hier werden nicht nur die negativen Einflüsse deutlich gemacht. So sehe ich bei einigen Landkreis-Kunden, dass der ein oder andere Stadtkämmerer die Kreisumlage doch oftmals früher als fällig überweist – vermutlich, um den Negativzinsen zu entkommen. Das wirkt sich jedoch auch auf die kurzfristige Liquidität deutlich aus. Apropos Stichwort Negativzinsen: Auch hier nutzen wir bei manchen Kunden die kurzfristige Liquiditätsvorschau, um automatisiert Warnmeldungen zu versenden, wenn der Kontostand in einigen Tagen den Grenzwert der „Strafzinsen“ überschreiten wird.

Beide Prognosearten lernen also aus der Vergangenheit, berücksichtigen die gegenwärtige Situation und sorgen so mit fundierten Zahlen aus der gesamten Finanzbuchhaltung für klarere Aussichten.

Sehen Sie sich hierzu auch unseren WebCast zum Thema „Auswertungen im BI Best Practices – Beispiele aus Kunden Projekte“ an. Weitere Informationen und Einwahldaten erhalten Sie hier.

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Bestell- und Rechnungsworkflow steigert Produktivität im Gebäudemanagement https://www.axians-infoma.de/blog_entry/bestell-und-rechnungsworkflow-steigert-produktivitaet-im-gebaeudemanagement/ Wed, 02 Dec 2020 16:04:08 +0000 https://www.axians-infoma.de/?post_type=blog_entry&p=23708 Die stetig steigenden Anforderungen an die kommunalen Verwaltungen machen auch vor dem Bereich Gebäudemanagement nicht halt. Immer mehr und neue…

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Die stetig steigenden Anforderungen an die kommunalen Verwaltungen machen auch vor dem Bereich Gebäudemanagement nicht halt. Immer mehr und neue Aufgaben müssen von immer weniger Personal gestemmt werden. Nur ein Beispiel ist die Umsetzung der EU-Richtlinie zur digitalen Rechnungsverarbeitung. Eine verstärkte Digitalisierung und damit einhergehende Optimierung von Verwaltungsprozessen schafft hier die Voraussetzung für effizientere Arbeitsabläufe.

Gerade im Gebäudemanagement werden viele Aufträge / Bestellungen mit unterschiedlichsten Auftragsbeträgen ausgelöst. Überschreitet der Betrag des Auftrages die Höhe, die der Sachbearbeiter ohne Genehmigung ausführen darf, wird es aufwändig.

Der Auftrag muss in Papierform dem oder möglicherweise mehreren Vorgesetzten vorgelegt und im Vier- oder Sechs-Augenprinzip genehmigt werden. Das hat einige Nachteile. Ein hoher Zeitaufwand vom Ausfüllen des Auftrags bis letztlich zu seinem Versand gehören dazu. Aber auch Verzögerungen, wenn bspw. ein Vorgesetzter im Urlaub ist. Denn dann stellt sich die Frage, wo ist der Auftrag bzw. wie kommt dieser zum Stellvertreter des Vorgesetzten? Das gleiche kann auf Eingangsrechnungen übertragen werden.

Eine logische Konsequenz dieser Thematik ist es, die Abläufe zu ändern. Unterstützung bietet dabei der Bestellworkflow (BWF) in Verbindung mit dem Rechnungsworkflow (RWF) im Infoma newsystem Liegenschafts- und Gebäudemanagement.

Mit den in den Fachmodulen des Infoma newsystem Liegenschafts- und Gebäudemanagements integrierten Ansätzen werden die Funktionen und Prozesse komplett digitalisiert. Papierlos geht dann die Bedarfsmeldung mit gleichzeitiger Mittelreservierung über das Modul Bestellworkflow in den Genehmigungsprozess und eine Bestellung wird generiert. Die Bearbeitung der eingegangenen Rechnungen findet im integrierten Rechnungsworkflow statt. Letzter Schritt der Prozesskette ist die Ablage des digitalen Dokuments in der elektronischen Akte.

Das bedeutet:

  • Kürzere Durchlaufzeiten und eine Erhöhung der Produktivität durch medienbruchfreie Prozessabläufe. Daraus resultiert weiteres Einsparpotenzial, weil z.B. das physische Überbringen des Auftrags entfällt.
  • Jederzeitiger Überblick über den Prozess-Status aufgrund der durchgängigen elektronischen Bearbeitung. Der Anwender sieht auf einen Blick, wo und in welchem Status sich der ausgestellte Auftrag zurzeit befindet.
  • Reduzierte Kosten durch den Wegfall von Papier, Druck und Porto sowie geringerer Ressourcenverbrauch.
  • Verbesserte Einhaltung von Zahlungszielen.

 

 

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