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So wird ein Schuh daraus: Ein durchgängig digitaler Rechnungseingangsprozess

So wird ein Schuh daraus: Ein durchgängig digitaler Rechnungseingangsprozess

18. Juni 2020

So wird ein Schuh daraus: Ein durchgängig digitaler Rechnungseingangsprozess

Wir leben in aufregenden Zeiten und die Digitalisierung schreitet auch in deutschen Verwaltungen unaufhaltsam voran. Dieses spannende und manchmal doch sehr abstrakte Thema lässt sich wohl am besten mit den Worten „Transparenz“ „Einfachheit“ „Effizienz“ und auch „Nachhaltigkeit“ beschreiben.

Vorgänge in der Verwaltung lassen sich mit digitalisierten Prozessen besser abbilden und sind so für alle Beteiligten transparenter. Diese Transparenz ermöglicht eine Nachvollziehbarkeit und Einfachheit für den  Sachbearbeiter bis zum Amtsleiter. Transparente und einfache Prozesse eröffnen weiter die Möglichkeit zur Optimierung, denn, bekanntermaßen kann man nur das optimieren, was man auch versteht. Verbesserte Prozesse führen bestenfalls zu einer gesteigerten Effizienz – und die wiederum kann nachhaltiger als bestehende Strukturen sein, zeigt sich aber auch offen für weitere Optimierungen, wie eine tiefere Integration von künstlicher Intelligenz.

Somit schließt sich der Kreis. Ziel der Digitalisierung ist es, Verwaltung einfacher, effizienter und besser zu machen. Davon profitiert, neben BürgerInnen und Unternehmen, auch die Verwaltung an sich – arbeitet es sich doch deutlich schneller und entspannter, wenn Prozesse Bearbeitungsfehler minimieren, Freigabewege einfacher sind und eine automatische Protokollierung bzw. Archivierung für eine gesteigerte Rechtssicherheit sorgt.

Digitalisierte Prozesse als Bindeglied und Innovationstreiber

Die eRechnung – ein weiterer Baustein hin zur innovativen digitalen Verwaltung

Ein wichtiger Baustein der digitalen Verwaltung ist die eRechnung. Ihre Einführung, angestoßen durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014, ist im vollen Gange. Die Umsetzung dieser Richtlinie in Bundesrecht und schlussendlich in Landesrecht ist größtenteils abgeschlossen. Das eRechnungs-Gesetz Bund verpflichtet hierbei Rechnungssteller zur elektronischen Einlieferung von Rechnungen im oberschwelligen Bereich. Die jeweiligen eRechnungs-Verordnungen bzw. Digitalisierungsgesetze der Länder sind nicht einheitlich. Sie haben aber alle gemein, dass öffentliche Stellen bis zum April 2020 dazu verpflichtet sind, eRechnungen annehmen zu können. Diese Frist ist mittlerweile abgelaufen.

Wie unterscheidet sich nun die Annahme elektronischer Rechnungen von beispielsweise PDF-Rechnungen? Der Unterschied zu PDF-Rechnungen liegt hier in der Übermittlung der Daten. Diese geschieht bei PDF-Rechnungen rein visuell, d.h. Sie betrachten die jeweilige Rechnung und bekommen sofort Informationen bspw. über den Rechnungsinhalt und den Rechnungssteller. Im Fall der elektronischen Rechnung geschieht die Übermittlung der Daten mit XML-Datensätzen (XRechnung) oder Hybrid-Formaten die aus einer PDF mit eingebettetem XML-Datensatz bestehen (ZUGFeRD 2.1). Diese XML-Datensätze sind für das menschliche Auge nicht einfach auszuwerten und verlangen technische Unterstützung. Kurz gesagt sind PDF- oder Papierrechnungen für Menschen leicht und für digitale Systeme schlecht auszuwerten. Bei der eRechnung kehrt sich dieses Verhältnis um, was aber nicht unbedingt von Nachteil sein muss.

Beispiel einer eRechnung – hier im Format ZUGFeRD 2.0

Bruno Koch hat in seiner Studie „Die eRechnung im Zeichen großer Marktveränderungen“ aus dem Jahre 2017 verschiedene Arten der Rechnungsbearbeitung unter anderem aus Kostensicht miteinander verglichen. Er kam zu dem Ergebnis, dass der manuelle Papierprozess pro Rechnung viermal so teuer ist wie der automatisierte Prozess mittels einer XML-Datei. Mit dem halbautomatisierten Prozess, d.h. der Verarbeitung einer OCR-PDF-Rechnung spart man gerade noch neun Euro (s. Grafik). Interessant ist hier, dass der manuelle PDF-Prozess d.h. das Ausdrucken einer PDF-Datei und das manuelle Eingeben der Rechnungsdaten um einen Euro teurer ist als der manuelle Papierprozess. Gründe hierfür liegen im gehäuften Auftreten von Eingabefehlern. Das wiederum kann zu Mahngebühren und entsprechender Nachbearbeitung führen. Der Medienbruch „Ausdrucken“ kann hier also zu größeren Problemen und Kosten führen. Sie sehen also, dass der voll digitalisierte und automatisierte Prozess auf der Kostenseite dem traditionellen Prozess überlegen ist.

Kosten pro verarbeiteter Rechnung (Bruno Koch, 2017)

Weiter führt ein zentraler digitaler Rechnungseingang, optimalerweise angebunden an digitale Freigabeprozesse, zu enormen Kosteneinsparungen. Ein durchgängiger digitaler Prozess vermeidet Eingabefehler und daraus resultierende Mahnkosten. Gleichzeitig ist er ökologisch sinnvoll und passt sich in den allgemeinen Fortschritt der Digitalisierung ein. Denn schon die Studie von Bruno Koch weist darauf hin, dass Digitalisierung nur funktioniert, wenn der Prozess durchgängig, ohne Medienbrüche, vonstatten geht.

Wir von Axians Infoma brennen natürlich für das Thema Digitalisierung. Deshalb haben wir für unsere Kunden den eRechnungs-Manager entwickelt, der sich nahtlos in Infoma newsystem und den Infoma Rechnungsworkflow eingliedert. Der eRechnungs-Manager ist hier als zentrales Rechnungseingangsportal sozusagen die Brücke zum Infoma Rechnungsworkflow.  Damit ist unter anderem möglich, komplett medienbruchfrei zu arbeiten. Der hierfür präferierte Weg wurde in der folgenden Grafik rot umrandet.

Der eRechnungsmanager als zentrales Eingangstor für elektronische Rechnungen

Mit dem eRechnungs-Manager decken wir die für Sie günstigsten Arten des Rechnungseingangs ab und unterstützen Sie hierbei mit zusätzlichen Funktionen wie intelligenter Kontierung und automatischer Anreicherung der Rechnung. Das führt einer zusätzlichen Kostenersparnis.

Durch den eRechnungs-Manager abgedeckte Rechnungseingangsprozesse

Der eRechnungs-Manager ist somit ein zuverlässiger Partner beim Import von Rechnungen, dem Stammdatenabgleich, der Kontierungsunterstützung und der Weitergabe an Freigabeprozesse (Infoma Rechnungsworkflow) mit anschließender digitaler Archivierung (eAkte – Kreditorenakte).

Bernd Amann

Bernd Amann

Bernd Amann ist Product Owner im Bereich Innovation und Individualisierung bei Axians Infoma. Sein Schwerpunkt liegt in dem Bereich der Verarbeitung von elektronischen Rechnungen mit dem Modul eRechnungs-Manager. Darüber hinaus beschäftigt er sich mit künstlicher Intelligenz im Zusammenspiel mit Digitalisierung und ist weiter für Individual- und Industrieprojekte zuständig.

bernd.amann@ve-ict.net
+497311551757


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