Prozessoptimierung ist eine Aufgabe für die Zukunft

Das haben wir schon immer so gemacht!

ist eine Aussage, die sich heute keine Kommune mehr leisten kann – und will. Im Gegenteil, die Modernisierungsprozesse der Verwaltungen sind nahezu überall in vollem Gange, und mit ihnen nimmt die digitale Transformation immer mehr an Fahrt auf.

Muss sie auch, denn die Auswirkungen des demografischen Wandels lassen sich nicht mehr übersehen. Lt. Statistischem Bundesamt liegt der Anteil der über 55-Jährigen im öffentlichen Dienst bei 25 Prozent. Und das bedeutet: Durchschnittlich jeder vierte Beschäftigte verabschiedet sich bis 2025 in den Ruhestand. Damit stehen nicht nur Bund und Länder vor einer Riesenherausforderung, sondern auch die Kommunen. Wollen sie die Beschäftigungslücke mit qualifiziertem Personal schließen, müssen sie sich schon jetzt bei den jüngeren Altersklassen als attraktiver Arbeitgeber in Stellung bringen. Dazu gehören beispielsweise Angebote wie mitarbeiterorientierte Arbeitsformen und Flexibilität ebenso wie der Einsatz moderner Technologien.

Denn vor allem die Generation Y, die bereits mit den Möglichkeiten der IT von klein auf vertraut ist, setzt eine umfassende Digitalisierung am Arbeitsplatz voraus. Mobile Anwendungen, Cloud-Dienste und Integration sozialer Medien sind für junge Menschen selbstverständlich.

Für die kommunalen Verwaltungen heißt das in erster Linie: die Verbesserung und Digitalisierung der Abläufe in den Mittelpunkt ihrer Aktivitäten zu stellen. Die Optimierung der Prozess-Effizienz und die gleichzeitige Steigerung der internen Zufriedenheit, aber auch die der Bürger, nehmen dabei einen gleich hohen Stellenwert ein.

Ganz im Sinne der in unserem Unternehmen konsequent praktizierten frühzeitigen Beschäftigung mit Zukunftsthemen hat Axians Infoma schon seit langem den Möglichkeiten und Auswirkungen optimierter Verwaltungsprozesse breiten Raum gegeben und die Entwicklung entsprechender Lösungen forciert. ePayment, elektronischer Rechnungsworkflow, eAnordnung, eFaktura und die digitale Akte sind alles umgesetzte Themen, um die Prozesse schlanker, komfortabler und schneller zu machen, den Automatisierungsgrad deutlich zu erhöhen und damit den Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern.

Beispielsweise sorgt der in Infoma newsystem integrierte ePayment-Manager mit einem zugehörigen ePayment-Portal für schnelle und sichere Online-Bezahlprozesse. Bürger können auf diese Weise Steuern, Gebühren und Beiträge bequem elektronisch begleichen, die Verwaltung wird bei Aufwand und Kosten entlastet.

Weiteres Beispiel: die elektronische Aktenbearbeitung. Sie gehört zu den ganz wesentlichen Themen der digitalen Verwaltung. Ihre Vorteile liegen auf der Hand: Aktenberge werden reduziert, die Bearbeitungsgeschwindigkeiten deutlich erhöht – muss doch kein Mitarbeiter mehr im Archiv aufwändig nach Belegen suchen. Als integraler Bestandteil von Infoma newsystem entwickelt, gewährleistet die elektronische Akte eine effiziente Prozessunterstützung im gewohnten Arbeitsumfeld. Denn alle aus Infoma newsystem erzeugten Dokumente gehen automatisch in die elektronischen Fachakten, z.B. Finanz-, Steuer-, Vollstreckungsakte etc., und lassen sich dort komfortabel verwalten.

Dass die Kommunen die digitale Transformation verstärkt vorantreiben, verdeutlicht auch die Vergabe des Infoma Innovationspreises 2016: Allen drei eingereichten Gewinnerprojekten lag die Optimierung der Verwaltungsprozesse zugrunde. So überzeugte die Stadt Remscheid mit ihrem ganzheitlichen Ansatz zur Prozessoptimierung und Abbildung innovativer Managementideen bei der Einrichtung des Kompetenzcenters Betreiberverantwortung und die Stadt Siegburg mit ihrer bürgerorientierten Innovation von verwaltungsweiten Online-Bezahlverfahren.

Bereits weit vorangekommen ist die Stadt Gießen auf dem Weg zur digitalen Finanzverwaltung. Sämtliche Ämter der Stadtverwaltung sind mit Hilfe des in Infoma newsystem integrierten Rechnungsworkflows und des verwaltungsweiten Intranet-Portals Infoma newsystem ePortal auf die elektronische Rechnungsverarbeitung umgestellt. Sogar nicht angeschlossene Bereiche können über eFaktura und eAnordnung per Online-Formular vorkontieren und so die Übergabe an den Rechnungsworkflow vereinfachen und beschleunigen. Grund genug, das Gießener Vorzeigeprojekt der ganzheitlichen Prozessoptimierung mit vollständiger Digitalisierung von Prozessen und Dokumenten auszuzeichnen.

Der technologische Wandel und die damit verbundenen Modernisierungsprozesse stellen aber für alle Kommunen eine der herausforderndsten Aufgaben der Zukunft dar. Mit dem Know-how von drei Jahrzehnten, der umfassenden Kompetenz unserer Mitarbeiter und innovativen Lösungen bieten wir hier die richtige Unterstützung!