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Axians Infoma eMagazin

Digitale Verwaltungsprozesse im Abonnement

Auch wenn die Digitalisierung in den Kommunen immer weiter fortschreitet, gibt es oftmals noch Medienbrüche in den Prozessen – sind doch viele Anwender nach wie vor nur auf dem Papierweg an den Abläufen beteiligt. Wirkungsvolle Abhilfe schaffen wir hier mit dem neu entwickelten ePortal. Es ermöglicht auch bisher nicht eingebundenen Mitarbeitern aus den Fachämtern die Teilnahme an digitalen Verwaltungsprozessen, integriert somit die dezentralen Anwender aktiv und effizient in die Abläufe. Dafür stehen unter anderem für die Prozessthemen Anordnung, Faktura, Kassenanzeige, Freigabeworkflow, Beschaffung, Kennzahlen Produktbuch und ÜPL/APL komfortable Services bereit.

Die auf Infoma newsystem basierende Portal-Umgebung bildet die Verwaltungsprozesse durchgängig digital ab und beendet die sowohl papier- als auch auch EDV-basierende Ära von Abläufen mit Medienbrüchen. Eine optimal vorkonfigurierte, auf den Prozess abgestimmte Web-Oberfläche sorgt für einfache und effiziente Prozessschritte, z.B. bei der Genehmigung von Anträgen, Erstellung von Gebührenbescheiden oder der Klärung nicht zugeordneter Zahlungseingänge. Dabei können sich alle dezentral arbeitenden Anwender aus Kindergärten, Schulen und anderen Einrichtungen mit Zugriff aufs Internet am Prozess beteiligen.

Der Betrieb des Infoma ePortals vor Ort ist ebenso möglich wie ein Cloud-Betrieb in der Microsoft Cloud Deutschland. Dabei werden die Microsoft Cloud-Dienste über eigenständige Rechenzentren in Deutschland zur Verfügung gestellt; die Speicherung der Kundendaten erfolgt bei höchster IT-Sicherheit in Deutschland.

Neben Komfort und Effizienz war für uns aber auch die Wirtschaftlichkeit des Infoma ePortals ein wichtiger Faktor – ist die Digitalisierung der Finanzprozesse doch ein längerfristiger Prozess. An dessen Anfang stehen normalerweise zunächst einmal hohe Investitions- mit entsprechenden Lizenzkosten, die mit wachsendem Digitalisierungsgrad auch noch überproportional steigen können (Anzahl Prozesse mal Anzahl User).

Weg vom klassischen Lizenzkonzept, hin zum nutzerbasierten Abonnement-Modell, heißt daher unsere Devise und bedeutet: keine Pre-Investition für die Verwaltung, sondern eine monatliche Nutzungsgebühr, die sich nur nach der Anzahl der aktuellen Anwender richtet, Wartung eingeschlossen.

Dabei stehen uneingeschränkt alle angebotenen Services zur Verfügung. Die Nutzer haben Zugriff auf das komplette ePortal und dessen Fähigkeiten. So kann sich die Nutzungsgebühr gar über die Zeit reduzieren, wenn durch die durchgängigen Prozesse und der einhergehenden Verwaltungsmodernisierung am Ende weniger Mitarbeiter involviert sind.

Wenn Sie sich für das Preismodell der Zukunft interessieren, berät Sie unser Experte Christopher Linke gern persönlich. Schreiben Sie dazu einfach eine E-Mail.

Digitale Verwaltungsprozesse im Abonnement