Stadt Geldern | Nordrhein-Westfalen

Vorbildliche Verwaltungsdigitalisierung von A bis Z

Die Stadt Geldern liegt im Westen des Landes Nordrhein-Westfalen, im Kreis Kleve (Regierungsbezirk Düsseldorf). Mit rund 35.000 Einwohnern gehört sie hier zu den mittleren kreisangehörigen Städten. Unter den Städten des Niederrheingebiets ist Geldern sowohl für seine ländlichen Traditionen als auch für moderne Impulse im Bereich Wirtschaft und Verwaltung bekannt. Eine sehr gute Verkehrsanbindung in die umliegenden Ballungsräume, aber auch in die benachbarten Niederlande, macht Geldern zu einem attraktiven Standort für Bürgerinnen und Bürger sowie für Unternehmen. Angesichts dieser Mischung aus traditionellem Charakter und moderner Ausrichtung legt die Stadt besonderen Wert darauf, sich auch in der Verwaltung kontinuierlich weiterzuentwickeln und zukunftsfähige Strukturen zu schaffen. Gerade im Bereich Digitalisierung ging Geldern schon früh mutige Schritte, um die Verwaltung effizienter, serviceorientierter und papierlos zu gestalten – zum Vorteil der Mitarbeitenden sowie der Bürgerschaft.

Vom Papierchaos zur digitalen Effizienz

Bis vor knapp zwölf Jahren prägten Papierberge, lange Bearbeitungszeiten und umständliche Dienstwege die Finanzprozesse der Stadt Geldern. Rechnungen wurden mit einem Vorblatt mit den Kontierungsdaten versehen und in Papierform von Abteilung zu Abteilung getragen. Mittlerweile ist dieser bürokratische Aufwand dank der konsequenten Nutzung digitaler Lösungen jedoch Geschichte. So setzt Geldern beispielsweise bereits seit 2013 auf den Infoma Rechnungsworkflow, der sämtliche Schritte von der Digitalisierung eingehender Rechnungen über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Buchung abdeckt. Damals nahm die Kommune hiermit noch eine echte Vorreiterrolle in der Region ein und zeigte, wie digitale Verwaltung gelingt. Ein weiterer Höhepunkt der Digitalisierungsreise in der Geldener Verwaltung war zudem 2021 die Einführung des neu entwickelten Infoma Versand Managers. Als Teil des Prozesses „Steuerbescheide“ übernimmt er automatisiert den Versand, wodurch bereits im Januar 2022 die Jahressteuerbescheide komplett digital versendet werden konnten. Für dieses Projekt erhielt die Stadt im selben Jahr auch den Axians Infoma Innovationspreis.

Wo sich früher physische Dokumente in unübersichtlichen Papierstapeln sammelten, haben die Mitarbeitenden heute Zugriff auf einen komplett digitalen Prozess, in dem Informationen sofort für alle relevanten Beteiligten zugänglich sind. Dabei werden Eingangsrechnungen sowohl über E-Mail als auch das E-Rechnungsportal des Landes Nordrhein-Westfalen empfangen und direkt in den elektronischen Workflow eingespeist. Die Poststelle scannt zudem die verbliebenen Papierrechnungen ein, die per Post eintreffen, sodass keine Verzögerungen mehr entstehen. „Das hat uns nicht nur deutlich schnellere Durchlaufzeiten beschert, sondern sichert auch eine zuverlässige Einhaltung von Skontofristen“, bestätigt Marcel Schüren aus dem Bereich Finanzen und Liegenschaften der Stadt Geldern.

Der Infoma Rechnungsworkflow bildet dabei das Kernstück der digitalen Strategie, um den sämtliche Abläufe rund um den Rechnungseingang optimiert werden. Relevante Rechnungsdaten werden so etwa über den eRechnungs-Manager automatisiert erkannt und in das System übernommen. Damit schafft Geldern eine nahtlose medienbruchfreie Verarbeitung. Anschließend wird jede Rechnung mittels digitaler Prüfung und Genehmigung weiterverarbeitet. „Insbesondere der Verzicht auf Unterschriften war damals für alle Beteiligte ungewohnt. Es gab viel Unsicherheit, ob ersetzendes Scannen, elektronische Zeichnung und Archivierung, beispielsweise auch in Klageverfahren, Rechtssicherheit bieten. Rückblickend hat es aber nie Probleme gegeben“, erklärt Schüren. Durch die automatisierten Prozesse wurden Fehlbuchungen stark reduziert, während Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten stiegen.

Ausgangsrechnungen: Von der Erstellung bis zum Versand

Die Stadt Geldern nutzt Infoma ebenfalls für den digitalen Rechnungsausgang. Über die Infoma App Faktura können Ausgangsrechnungen hier dezentral erfasst und sofort umsatzsteuerkonform erstellt werden. Auch Gutschriften und andere debitorische Prozesse lassen sich nahtlos integrieren. „Das ist besonders wichtig, weil wir uns bis 2027 auf die generelle Umsatzsteuerpflicht vorbereiten müssen. Mit der Infoma App Faktura werden die buchhalterischen Vorgaben automatisch eingehalten, ohne dass die Sachbearbeitung jedes Detail im Blick haben muss“, betont Schüren. Die Belege sind anschließend in der App jederzeit abrufbar und werden in den meisten Fällen digital versandt.

Flexibel, ortsunabhängig und krisenfest

Der praktische Mehrwert derart durchgängig digitalisierter Prozesse zeigte sich während der Corona-Pandemie besonders deutlich. „Unsere Mitarbeitenden konnten problemlos ins Homeoffice wechseln und dort nahezu uneingeschränkt weiterarbeiten. Papierbasierte Finanzakten waren kein limitierender Faktor mehr“, erinnert sich Schüren. Da sämtliche Rechnungsinformationen, Freigabeprozesse und Kontierungsdaten bereits digital zur Verfügung standen, ließ sich der Betrieb im Finanzwesen nahezu ohne Einschränkungen aufrechterhalten. Dass Geldern sehr früh auf den Weg zur ‚smarten Verwaltung‘ eingeschwenkt ist, zahlt sich aber auch abseits von Ausnahmesituationen aus. Bürgerinnen und Bürger profitieren zum Beispiel von kürzeren Bearbeitungszeiten und einer zuverlässigen Abwicklung, während die Verwaltung deutlich effizienter agieren kann. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es für die Gelderner Stadtverwaltung Gold wert, standardisierte Abläufe durch intelligente Workflows zu beschleunigen.

Um diese reibungslos umzusetzen, galt es jedoch immer wieder besondere Anforderungen umzusetzen. So musste der Umgang mit großformatigen Plänen oder umfangreichen Anlagen, etwa bei Rechnungen für städtische Bauprojekte, geklärt werden. Hier wurde anfangs überlegt, wie diese Unterlagen in den digitalen Vorgang integrierbar sind. Darüber hinaus erforderte die Einführung des digitalen Rechnungsworkflows einen Kulturwandel in den Fachbereichen und Teams. „Wir mussten nicht nur die Technik aufsetzen, sondern auch die Mitarbeitenden schulen, ihnen das Vertrauen in die elektronischen Freigaben vermitteln und Abläufe vereinheitlichen. Gleichzeitig benötigten wir genug Flexibilität für Ausnahmen“, erzählt Schüren. Mit einer engen Abstimmung zwischen IT-Abteilung, Kämmerei und Fachbereichen sei es aber gelungen, Bewährtes ins Digitale zu übertragen. Gleichzeitig betont Schüren, dass die Digitalisierung bei neuen und zukünftigen Mitarbeitenden ein klares Plus sei: „Viele jüngere Beschäftigte, die hier anfangen, sind ohnehin keine Papierprozesse mehr gewohnt und wollen nicht mehr so arbeiten. Da können wir natürlich als Arbeitgeber punkten.“

Mehrwert durch integrierte Lösungen

Mit dem Infoma Finanzwesen werden in Geldern jedoch nicht nur Rechnungen effizient verarbeitet, sondern auch weitergehende Anwendungen verknüpft. So profitieren etwa die Finanzbuchhaltung und Haushaltsausführung von konsistenten Daten und die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR), die Anlagenbuchhaltung sowie die zentrale Adressverwaltung kommunizieren reibungslos miteinander. „Diese Integration sorgt dafür, dass dieselben Daten nur einmal erfasst werden müssen, was uns viele doppelte Arbeitsschritte erspart“, sagt Schüren. Zudem eröffnen die Lösungen smarte Optionen für die Zukunft, etwa das Freigabeworkflow-Modul, das in Geldern perspektivisch für weitere Geschäftsvorfälle – etwa Tages- oder Monatsabschlüsse – genutzt werden soll. „Damit sind wir gut aufgestellt, um künftig noch mehr Abläufe zu automatisieren und die Fachbereiche weiter zu entlasten“, zeigt sich Schüren überzeugt.
Einen großen Schritt nach vorn erwartet die Stadt Geldern zudem durch das KI-gestützte Smart Add-on „Teilworkflowzuordnung“, welches die automatische Zuordnung von Rechnungen zu den jeweiligen Fachbereichen übernehmen wird. Auf Basis historischer Buchungsdaten und Textanalysen erkennt das System selbstständig, welche Kostenstellen angesprochen werden und leitet den Vorgang direkt an die richtigen Mitarbeitenden. So wird der manuelle Aufwand weiter verringert und die Bearbeitungszeiten sinken erneut. „In Verbindung mit den eRechnungsdaten ist das ein perfektes Zusammenspiel, da ein Großteil aller relevanten Informationen schon digital vorliegt“, sagt Schüren. Besonders für wiederkehrende oder standardisierte Rechnungen verspricht das Verfahren hohe Zeitersparnis und noch weniger fehleranfällige Buchungen.

Vorzeigekommune für digitale Finanzprozesse

Insgesamt ist die Stadt Geldern ein beeindruckendes Beispiel dafür, wie sich selbst eine kleinere Stadtverwaltung mit Weitblick und einer durchdachten Strategie erfolgreich digitalisieren kann. Wo viele andere Kommunen noch zögern oder jetzt erst mit der notwendigen Transformation beginnen, hat Geldern längst bewiesen, dass ein durchgängig digitaler Rechnungsprozess nicht nur rechtlich einwandfrei, sondern auch technisch stabil und anwenderfreundlich ist.

„Die konsequente Digitalisierung ist nicht nur eine zeitgemäße Notwendigkeit, sondern ein echter Gewinn für unsere gesamte Verwaltung“,

so Schüren.