Landratsamt Biberach

Doppik als Basis zukunftsorientierter Verwaltungsprozesse

Synergien erschließen und Doppelstrukturen vermeiden beziehungsweise abbauen – als der baden-württembergische Landkreis Biberach begann, den bereits 2009 gefassten Grundsatzbeschluss zur Einführung der Doppik zum 1.1.2012 in die Tat umzusetzen, war das eine der Hauptforderungen bei der Suche nach der passenden Software.

Herausforderung

Denn nicht allein die Kernverwaltung sollte umgestellt werden. Das Ziel war vielmehr, aufgrund der engen Zusammenarbeit insbesondere in den Bereichen IT und Kasse die Betriebe des Landkreises gleich mitzunehmen – waren doch in der bis dahin zugehörigen Klinik GmbH, im Eigenbetrieb Abfallwirtschaft sowie in den Zweckverbänden Tierkörperbeseitigungsanstalt und Kreisfeuerlöschverband nicht nur unterschiedliche Verfahren im Einsatz, sondern es wurde teils kameral, teils kaufmännisch gebucht. Zudem galt es, die Schnittstellen der zahlreichen an die Finanzbuchhaltung angebundenen Fachverfahren reibungslos unter den geplanten gemeinsamen Hut zu bringen.

Lösung

Für die zuständige interne Arbeitsgruppe mit Mitarbeitern aus Kämmerei, Kasse, Rechnungsprüfung, IT, Krankenhäusern und Eigenbetrieben begann damit ein intensiver Auswahlprozess, den die integrierte Produktfamilie Infoma newsystem klar für sich entschied. Überzeugt hatte das Verfahren für das doppische Finanzwesen in erster Linie mit seiner Menüführung, dem Aufbau, der Funktionalität und der nachgewiesenen Praxistauglichkeit – bestätigt durch vorherige Informationsbesuche bei anderen Landkreisen und einem Klinikbetreiber. Den letztendlichen Ausschlag für die Entscheidung zugunsten von Axians Infoma gab aber die mögliche Integration weiterer Module ohne die Schaffung zusätzlicher Schnittstellen. Zwischenzeitlich nutzt der Landkreis Biberach auch die integrierte Vollstreckung und das Analyse- und Steuerungssystem (BI).

Zeitgleich mit dem Finanzwesen startete die Kreisverwaltung zudem das softwaregestützte Liegenschafts- und Gebäudemanagement. In dem Infoma newsystem-Verfahren sahen die Verantwortlichen ein wichtiges Instrument, die Möglichkeiten der Energieeffizienz beziehungsweise der Energieeinsparung konsequent zu nutzen. Denn neben der Übernahme aller Aufgaben bei der Bewirtschaftung ihrer Liegenschaften waren die Umsetzung eines Energiemanagements mit Energiecontrolling sowie die Erstellung des Energieberichts zwei wesentliche Anforderungen. Das entscheidende Auswahlkriterium war aber die Integrationsfähigkeit der Lösung, durch die unnötige Schnittstellenanbindungen, Daten- und Funktionsdubletten sowie die Pflege unterschiedlicher Softwareprodukte vermieden werden.

Plangemäß zum 1.1.2012 erfolgte die Produktivsetzung von Infoma newsystem, gleichzeitig wurde in der Kreisverwaltung das NKHR eingeführt und das landeseinheitliche kamerale Verfahren abgelöst. Holger Adler, Projektverantwortlicher aus der Kreiskämmerei, erläutert: „Um uns mit dem System vertraut zu machen, haben wir bereits 2011 den bis dato kameral buchenden Kreisfeuerlöschverband Biberach umgestellt.“ Es folgten noch im gleichen Jahr die Kliniken sowie die Abfallwirtschaft und die Tierkörperbeseitigungsanstalt.

Im Rückblick betrachtet erwies sich diese Vorgehensweise als ziemlich praktisch, erinnert sich Holger Adler: „Bei organisatorischen Fragen zur Anlagenbuchhaltung, Stammdatensätzen etc. konnten wir dadurch auf dem kurzen Dienstweg das eine oder andere klären. In Sachen kommunale Doppik haben wir uns die Erfahrungen des kameralen Zweckverbands bei der Umstellung zunutze gemacht.“

Dennoch war der Einführungprozess mit einem deutlich höheren Aufwand verbunden als gedacht, brachte die beteiligten Mitarbeiter teilweise auch schon mal an ihre Belastungsgrenzen. „Das Projekt sollte von Anfang an mit den eigenen Mitarbeitern und der fachlichen Unterstützung von Axians Infoma realisiert werden“, so Holger Adler. „Da aber zusätzlich das übliche Tagesgeschäft wie gewohnt zu absolvieren war, konnte die Umstellung nur unter großem persönlichen Einsatz und Engagement aller Beteiligten gelingen.“

So erwiesen sich die zahlreichen Vorarbeiten, wie beispielsweise die vollständige Vermögensbewertung und die Erstellung des Produktplans, als sehr zeitaufwändig. Auf der technischen Seite waren die Anpassung und Programmierung der Schnittstellen von diversen Fachverfahren in die Finanzbuchhaltung, darunter auch Eigenprogrammierungen, ein äußerst komplexes Unterfangen. Holger Adler: „Bei den umfangreichen Aufgaben- und Arbeitsfeldern einer Kreisverwaltung mit einem Haushaltsvolumen von nahezu 200 Millionen Euro ergeben sich automatisch zahlreiche Problemstellungen, die im Rahmen eines Einführungsprozesses zu bearbeiten und zu lösen sind.“ Als Beispiel nennt der Projektverantwortliche die Schnittstelle in die Fachverfahren des Sozial- und Jugendamts: „Hier müssen enorme Datenmengen automatisiert verarbeitet werden. Deshalb hatten wir eine Vielzahl von Erweiterungs- und Änderungswünschen, die von Axians Infoma individuell im Verfahren umzusetzen waren, wie z.B. die Berücksichtigung der besonderen Anforderungen des Sozialbereichs. Zwischenzeitlich können auch dort die Erträge weitestgehend automatisch verbucht werden.“ Und auch wenn der Zeitplan zur Umstellung eingehalten, der erste doppische Haushalt dem Kreistag rechtzeitig vorgelegt und von ihm verabschiedet wurde, die großen Läufe im Sozialbereich gleich im Januar reibungslos über die Bühne gingen, galt es für die Biberacher im Anschluss, sich noch mit weiteren Aufgabenstellungen zu beschäftigen.

Dazu gehörte zum einen die Job-Steuerung zur automatisierten Verbuchung aller Schnittstellen in die Vorverfahren. Sollstellungen und Zahlungen können jetzt permanent zwischen Vorverfahren und Infoma newsystem Finanzwesen ausgetauscht werden. Haupt- und Nebenbuchhaltungen sind daher immer synchron. Zum anderen sollten im Bereich Haushaltsplanung die Mittelanmeldungen der Ämter automatisiert ins System übernommen werden. Das war zum Zeitpunkt des Umstiegs noch nicht möglich. Inzwischen können die Ämter aber ihre Mittelanmeldungen online bei der Kämmerei einreichen. Nach Prüfung erfolgt dann die automatische Übernahme ins System.

Mittlerweile hat der Kreistag bereits die Eröffnungsbilanz verabschiedet, die Arbeiten für den Jahresabschluss 2012 laufen auf Hochtouren, das Infoma newsystem Finanzwesen mit den neuen Funktionalitäten hat sich in der Praxis bewährt und wird von den Mitarbeitern gut angenommen. „Die Umstellung auf das NKHR ist damit für mich erfolgreich abgeschlossen“, gibt sich Holger Adler sehr zufrieden.

Die Herausforderungen im Zuge der Verwaltungsmodernisierung sind für den Landkreis aber dennoch nicht erfüllt. In einem nächsten Schritt kommen die Arbeitsabläufe in der Kreiskämmerei und der Kreiskasse im Rahmen einer Organisationsuntersuchung auf den Prüfstand. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass der Landkreis auch künftig im Umfeld des NKHR mit den neuen Anforderungen optimal aufgestellt ist und die Möglichkeiten des eingesetzten Finanzwesens effizient und zielführend für die tägliche Arbeit nutzen kann.

Nutzen

Holger Adler ist da aber bereits schon beim nächsten Punkt auf seiner Aktivitätenliste: „Mit der Umstellung auf die kommunale Doppik und der gleichzeitigen Einführung der Finanzsoftware Infoma newsystem haben wir die Grundlagen und die technischen Voraussetzungen für eine optimale Steuerung des Landkreises geschaffen. Wir wollen aber nicht an diesem Punkt stehen bleiben, sondern mit Hilfe von Zielen und Kennzahlen eine neue Form der Verwaltungssteuerung einführen und etablieren.“ Denn die Budgeteinhaltung am Ende eines Jahres ist seiner Ansicht nach das eine. Das andere ist aber die Frage nach der tatsächlichen produktiven Leistung bzw. nach den Gründen, wenn die gesetzten Ziele nicht erreicht wurden.

Für ihn stand daher frühzeitig fest, dass ein funktionierendes Verwaltungscontrolling die Gremien, die Verwaltungsspitze und die Fachämter gleichermaßen zeitnah und in adäquater Weise mit allen relevanten Informationen versorgen muss. Das ist ein langjähriger und vielschichtiger Prozess, bei dem sich Biberach sowohl aufgrund der entfallenden Schnittstellenproblematik als auch des Kosten-Nutzen-Effekts wieder für Axians Infoma und hier für das integrierte Analyse- und Steuerungssystem (BI) entschieden hat. Im Einsatz sind das Handlungsfeld Finanzen und in der Pilotanwendung das neue Handlungsfeld Soziales.

Als erstes Ziel hat Holger Adler dabei den Aufbau eines standardisierten Berichtswesens auf Ämter- und Fachgebietsebene im Blick: „In Baden-Württemberg haben sich die Landkreise auf ein einheitliches Kennzahlenset – in erster Linie Finanzkennzahlen – verständigt. Die möchten wir automatisiert im System umsetzen und möglichst schon im Vergleich mit anderen Landkreisen mit dem Haushaltsplan 2015 verknüpfen.“

Mit der Einführung des digitalen Rechnungsworkflows als nächster Maßnahme der Planungsagenda setzt Biberach den Weg konsequent fort, die Verwaltungsabläufe zu verbessern und damit auch einen wirtschaftlichen Nutzen zu erzielen.