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Referenzbericht Gemeinde Wustermark

Referenzbericht Gemeinde Wustermark

Gemeinde Wustermark | Brandenburg

Neues Finanzwesen für Schritt in die Digitalisierung

Herausforderung

Bei der brandenburgischen Gemeinde Wustermark stehen die Zeichen auf Wachstum. Die Lage vor den Toren der Landeshauptstadt Potsdam und der Bundeshauptstadt Berlin, eine sehr gute Infrastruktur, qualifizierte Arbeitsplätze und die hohe Wohn- und Lebensqualität lassen seit Anfang der 2000er Jahre die Einwohnerzahl stetig steigen. Aktuell leben hier über 9.600 Menschen.

Diese für die Kommune äußerst positive Entwicklung zog zwangsläufig eine Zunahme der zu erledigenden Verwaltungsaufgaben nach sich – die jedoch mit der bestehenden Finanzsoftware teilweise nur mit hohem zusätzlichem Aufwand zu bewältigen war. Aber auch die seit der Umstellung auf die Doppik im Jahr 2011 steigenden Ansprüche sowohl von Verwaltung als auch Politik an einen besseren Informationsfluss brachte die Software an ihre Grenzen.

Grund genug für den Fachbereich Kämmerei und Finanzwesen, sich 2018 nach einer Lösung umzusehen, die den heutigen Anforderungen an das kommunale Haushalts- und Rechnungswesen entspricht. Dabei kam es den Verantwortlichen vor allem auf umfangreiche aussagekräftige Informationen an, die das Verfahren innerhalb kürzester Zeit zu einem Sachverhalt gebündelt und gemäß den gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Themen E-Rechnung, E-Akte etc. zur Verfügung stellen sollte.

„Um die Arbeiten innerhalb der Verwaltung mit dem vorhandenen Personal so gut wie möglich zusammenzufassen, wollten wir eine Software einsetzen, die sowohl die Aufgaben der Kämmerei und Kasse erleichtert als auch andere Bereiche mit abdeckt“, erläutert Fachbereichsleiterin und Kämmerin Andrea Harksel.

„Dabei hatten wir uns ein klares Ziel gesetzt: keine weiteren Schnittstellen, sondern ein Abbau der bestehenden.“

Lösung

Fündig wurde die Gemeinde nach intensiver Auswahlphase anhand eines sorgsam erarbeiteten und die Belange aller beteiligten Mitarbeiter berücksichtigenden Anforderungsprofils bei Axians Infoma. Dabei entschieden sich die Brandenburger für ein über die klassischen Finanzwesen-Module hinausgehendes Gesamtpaket – nicht zuletzt, weil die Lösung Infoma newsystem mit ihrer fachübergreifenden Integrationsfähigkeit überzeugte. Aber auch die von Axians Infoma im Zuge der digitalen Agenda bereits entwickelten zukunftsorientierten Produkte waren ausschlaggebend. Sie bieten wirksame Unterstützung auf dem Weg in eine durchgängig digitalisierte Verwaltung.

Neben dem vollumfänglichen Finanzwesen und ergänzenden Modulen wie Budgetplaner/-erfasser, Zentrale Adressverwaltung und Zentrale Vertragsverwaltung als Grundlage für optimierte Abläufe innerhalb der Verwaltung setzte Wustermark auch auf das integrierte Liegenschafts- und Gebäudemanagement. Für Andrea Harksel eine logische Konsequenz, denn „die Bewirtschaftung und Unterhaltung der kommunalen Liegenschaften ist aufwändig und innerhalb unserer Verwaltung auf mehrere Sachgebiete verteilt. Mit der Lösung können wir uns künftig nicht nur einen Überblick über die Verträge sowie den Unterhaltungs- und Instandsetzungsumfang jeder einzelnen Liegenschaft verschaffen. Vielmehr wollen wir die gebotenen Möglichkeiten nutzen, Informationen – z.B. über Schäden, Störungen oder Wartungsbedarf – zwischen den Kollegen in den Einrichtungen und der Verwaltung unkompliziert und auf kurzem Weg zu transportieren.“

Mit Blick auf die Planungen zur Umsetzung der verwaltungsinternen Digitalisierung und die derzeitige Entwicklung eines E-Government-Konzepts für alle Verwaltungsbereiche standen zudem elektronischer Rechnungsworkflow sowie Finanzakte und Steuerakte auf der Haben-Liste der Kämmerei. Dabei sieht Andrea Harksel die parallele Einführung des Rechnungsworkflows mit dem Start des Finanzwesens in den Echtbetrieb Anfang 2019 nicht nur als ersten Schritt in das E-Government, sondern als „beste Entscheidung im Rahmen des gesamten Umstellungsprozesses.“ Denn entgegen einiger Skepsis im Vorfeld, wie die betroffenen Mitarbeiter auf die neuen Abläufe reagieren würden, gab es nicht eine negative Resonanz. Alle Anwender sind von dem Modul angetan, das ihnen die Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, aber auch die Vorgangssuche um vieles schneller und einfacher macht. Weiterer Vorteil: Der Papierverbrauch hat sich seither deutlich verringert.

 

Nutzen

Ein halbes Jahr nach dem Wechsel auf das neue Finanzwesen ziehen die Verantwortlichen in Wustermark eine positive Bilanz. Seit dem 1.1.2019 wird ausschließlich über Infoma newsystem gebucht, die Haushaltsplanung erfolgte bereits ebenso mit der neuen Lösung wie die pünktliche Soll-Stellung der Steuern und Abgaben für das aktuelle Haushaltsjahr. Das formulierte Ziel, dass Kämmerei und Kasse ab 2019 mit dem neuen Verfahren arbeiten, wurde erreicht. Nun steht die Durchführung der Jahresabschlüsse im alten System an, damit auch die Bilanzwerte zum 1.1.2019 übertragen werden können.

Noch in der Testphase befindet sich der Bestellworkflow, der aber bis Mitte des Jahres in die täglichen Arbeitsabläufe integriert werden soll. Für weitere Module wie E-Akte, Adress- und Vertragsverwaltung sowie Liegenschafts- und Gebäudemanagement ist der Einsatz eher erst 2020 realistisch.

Zufrieden mit dem Status quo, war der Umstellungsprozess für alle Beteiligten dennoch eine größere Herausforderung als gedacht. „Wir haben den Aufwand, unsere Struktur der Arbeitsabläufe detailliert zu erfassen, damit die Lösung auf unsere Bedürfnisse eingerichtet werden kann, total unterschätzt“, erinnert sich Andrea Harksel. „Zwar konnten wir den Starttermin auch dank des gemeinsam mit dem Team von Axians Infoma erstellten präzisen Projekt- und Schulungsplans einhalten, mussten aber unsere anfänglichen Illusionen, alle erworbenen Module auch gleich im Einsatz zu haben, schnell verwerfen.“

Deshalb rät Andrea Harksel, die im Juni zur Hansestadt Rostock wechselt, Kommunen mit ähnlichem Vorhaben, von Anfang an alle betreffenden Kollegen mit ins Boot zu holen, gemeinsam die Erwartungen an die neue Software zu besprechen und die Umstellung zu planen. „Die Verwaltungen sollten insbesondere berücksichtigen, dass viele Abläufe, die im bestehenden System falsch oder unbefriedigend abgebildet sind, im Zuge des Wechsels behoben werden könnten“, so die Kämmerin. „Dies erfordert allerdings umfangreiche Vorarbeiten und ein Konzept, wie die Umstellung, beispielsweise Kontenplan anpassen/ausräumen, Adressen bereinigen, Zugriffsrechte ändern etc., erfolgen soll.“

Und einen weiteren Punkt gilt es aus ihrer Sicht zu berücksichtigen: „Durch die Vielzahl der Module und den Einsatz in den unterschiedlichsten Bereichen der Verwaltung ist es keine federführende Aufgabe von Kämmerei und Kasse, sich um alle Bereiche zu kümmern.“ Als eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg erachtet Andrea Harksel daher, dass die Projektkoordination in einer Hand liegt und stets die im Projektplan festgelegten Schritte im Auge behält.

Auch wenn in Wustermark noch nicht alle Module produktiv genutzt werden, sieht sich die Gemeinde mit ihrer zukunftsorientierten Umstiegsentscheidung schon heute gut für die Chancen einer durchgängig digitalen Verwaltung gerüstet.

Gemeinde Wustermark | Brandenburg

In Wustermark galt das Entscheidungskriterium: Keine weiteren Schnittstellen, sondern ein Abbau der bestehenden.

Die Eckdaten

Produkt Infoma newsystem Finanzwesen
Bundesland Brandenburg
Einwohnerzahl 9.600