Gemeinde Mücke

Pragmatisch zur neuen Technologiebasis

Seit 2008 Anwender des doppischen Infoma newsystem-Finanzwesens sah die hessische Gemeinde Mücke den angekündigten Wechsel auf die aktuelle Version zunächst einmal von der pragmatischen Seite: „Um einem zu erwartenden geballten Umstellungsaufkommen aus dem Weg gehen und so die uneingeschränkte Unterstützung durch Axians Infoma nutzen zu können, haben wir uns zu einem frühzeitigen Umstieg auf die neue Version 7 von Infoma newsystem entschlossen“, erinnert sich Fachbereichsleiter Mirko Sang. Ein Plan, der aufging. Nach wenigen Wochen der Vorbereitungsphase, in denen eine Testmigration der Datenbank den Mitarbeitern erste „Gehversuche“ ermöglichte, und einer zweitägigen Schulung vor Ort erfolgte bereits Ende März 2015 der erfolgreiche Start in den Echtbetrieb.

Herausforderung

Dafür mussten von Seiten der über 9.300 Einwohner zählenden Gemeinde relativ wenige Aufgaben erledigt werden; für den reibungslosen Ablauf sorgte das Axians Infoma-Team. Per Fernwartung übernahmen die Ulmer sowohl die Installation eines Testmandanten als auch die Echtmigration. Alles Wissenswerte über die Grundfunktionen für die tägliche Arbeit und wie man mit welchen Schritten komfortabel dorthin gelangt, erfuhren die Nutzer in der von Axians Infoma durchgeführten intensiven Anwenderschulung. Neben der Erläuterung der Bedienungsgrundlagen gehörten auch die Einrichtung der Oberfläche sowie die Bearbeitung von konkreten Anwenderbeispielen je Nutzergruppe – Kämmerei, Kasse, Steueramt – dazu.

Lösung

Insgesamt arbeiten sieben Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung mit der Version 7 von Infoma newsystem, deren Ziel vor allem die Erhöhung der Attraktivität und Produktivität der Arbeitsplätze ist. Dass die Oberfläche moderner und besser zu bedienen ist als die Vorgängerversion, sich die Rollencenter individuell anpassen lassen und eine übersichtlichere Terminplanung möglich ist, sind Vorteile, die schon nach kurzer Einsatzzeit eine positive Resonanz der Mitarbeiter nach sich zog. Gewöhnungsbedürftig ist für Mirko Sang lediglich noch, dass die Anwendung „mauslastiger“ geworden ist: „Bei der vorherigen Version konnte ich in verschiedenen Tabellen mit den Funktionstasten schneller arbeiten. Aber das ist Ansichts- und Gewohnheitssache – manchen Kollegen gefällt das verstärkte Arbeiten mit der Maus jetzt sogar besser.“

Für die rund 20 weiteren User in der Gemeinde, die das Verfahren eher selten nutzen, ist die Anwendung aufgrund der Übersichtlichkeit des Programms deutlich einfacher geworden. Ein individuelles Profil ermöglicht ihnen einen schnellen Zugriff auf benötigte Funktionen und Auskünfte. „Unser Bürgermeister freut sich zum Beispiel, dass er ohne großen Aufwand und umfassende Anwendungskenntnisse die Bankkonten einsehen kann“, schmunzelt Mirko Sang.

Auch dem Fachbereichsleiter erleichtern die neuen Leistungsmerkmale die Arbeit, darunter Möglichkeiten wie die Ablage verschiedener Kontenpläne oder die Abbildung öfter benötigter Berichte: „Ich habe mir für jedes Jahr einen Kontenplan in die Menüleiste gelegt, brauche also keinen Filter mehr zu setzen. Und auch bei Berichten, beispielsweise einer Debitorenauswertung, muss ich mich nicht mehr über Auswertung durchklicken, sondern habe den Bericht mit einem Klick vor mir.“

Nutzen

Mit der Entscheidung für den Versionswechsel steht der Gemeinde Mücke ein Standard zur Verfügung, der ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit, Automa¬tisierung sowie Prozess-/Aufgabenorientierung bietet. Damit ist eine optimale Voraussetzung zur weiteren Verbesserung von Verwaltungsabläufen geschaffen.