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Referenzbericht Evangelisch-Lutherische Kirche in Oldenburg

Referenzbericht Evangelisch-Lutherische Kirche in Oldenburg

Evangelisch-Lutherische Kirche in Oldenburg

Einheitlicher Standard und digitale Prozessketten für alle Bereiche

„Die Verwaltung ist Teil der lebendigen Kirche. Von daher waren uns sowohl ein einheitlicher IT-Standard zur Erfüllung der kirchlichen Besonderheiten bei der Umstellung und Etablierung des neuen kirchlichen Rechnungswesens als auch die digitale Einbindung der internen und externen Verwaltungsprozesse wichtig. Für diese Anforderungen steht uns mit Axians Infoma ein kompetenter Partner zur Seite.“

 

Anforderungen

  • Einheitlicher Standard sowohl auf gesamtkirchlicher Ebene als auch in den Kirchengemeinden
  • Erfüllung der hohen Anforderungen an ein doppisch geführtes, kirchliches Finanz- und Rechnungswesen
  • Integriertes Verfahren ohne Schnittstellenanbindung
  • Einbeziehung des elektronischen Rechnungsworkflows für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen in allen Bereichen
  • Verarbeitung möglichst vieler verschiedener elektronischer Rechnungsformate, wie XRechnungen, ZUGFerD etc.
  • Wirksame Erweiterung der eingesetzten Lösung Infoma newsystem hinsichtlich der Umsetzung digitaler Prozessketten und Standardisierung der Verwaltungsabläufe

Auf einen Blick

Der Ev.-luth. Oberkirchenrat ist die Leitungsbehörde der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg, zu der sechs Kirchenkreise mit 116 Kirchengemeinden und rund 405.000 Gemeindegliedern sowie rund 120 Kindertageseinrichtungen gehören. Verwaltungsangelegenheiten werden durch die Gemeinsame Kirchenverwaltung mit einer Zentralen Dienststelle und Regionalen Dienststellen wahrgenommen. Mit dem Haushaltsjahr 2015 wurde das Finanz- und Rechnungswesen für die Gesamtkirche von der Kameralistik auf die Systematik der doppelten kirchlichen Buchführung/Neues kirchliches Rechnungswesen umgestellt.

Wir haben uns für die integrierte Lösung von Axians Infoma entschieden, um die geforderten Standards der kirchlichen Doppik bestmöglich erfüllen zu können.

Nach den positiven Erfahrungen im Rahmen der Umstellung erfolgte 2018 der flächendeckende Umstieg aller Kirchengemeinden. Ziel dabei war es, allen Regionen eine einheitliche technische Unterstützung zu bieten, die für die Abbildung des Finanz- und Rechnungswesens maßgeblich ist.

Mit dem Einsatz des integrierten elektronischen Rechnungsworkflows in Kombination mit dem eRechnungs-Manager gingen die Verantwortlichen den nächsten Schritt Richtung Umsetzung von digitalen Prozessketten. Formuliertes Ziel war es, die Effizienzvorteile der Digitalisierung in der Verarbeitung der Eingangsrechnungen zu nutzen – eine Erwartung, die sich erfüllt hat. Die automatisierte Bearbeitung erfolgt schneller, es kommt zu weniger Verzögerungen und der digitale Zugriff auf die Belege hat eine hohe Arbeitsintensität zur Folge, kurz: die Arbeitsprozesse haben sich in den bereits anwendenden Bereichen erheblich verbessert. Aus diesem Grund sehen die Planungen vor, den Einsatz der Module zeitnah und flächendeckend auszuweiten.