Von Papierbergen zu einer schlanken elektronischen Aktenlösung

Papierakten höher als der Computerbildschirm – das ist kein seltenes Bild in vielen Ausländerbehörden und stellt die Mitarbeiter täglich vor Herausforderungen. Dabei ist nicht nur die Lagerfläche für unzählige dieser Akten zu berücksichtigen, sondern ebenfalls der Zeitaufwand, den die Verwaltungsangestellten auf sich nehmen, um die benötigten Informationen zu finden.

Diesem Zeit- und Papieraufwand treten immer mehr Ausländerbehörden mit digitalen Lösungen entgegen. So haben sich auch das Landratsamt Wunsiedel im Fichtelgebirge und die Kreisverwaltung Hildesheim entschieden den digitalen Weg zu gehen. Die eAkte und DMS-Anbindung von Axians Infoma bieten ihnen nun die Möglichkeit, Dokumente jeglicher Art aus der Ausländerakte elektronisch zu verwalten und die Datenhaltung komplett über das eingesetzte Dokumenten Managementsystem zu realisieren. Die Scan-Funktion erleichtert die schnelle Ablage entsprechender Dokumente. Berechtigte Mitarbeiter haben so schnell und ohne großen Aufwand jederzeit Zugriff auf benötigte Informationen und sind auf diese Weise sofort auskunftsfähig – gleich, ob die Akte gerade nicht verfügbar oder der zuständige Sachbearbeiter nicht erreichbar ist.

Für das in Bayern gelegene Landratsamt Wunsiedel im Fichtelgebirge hat sich somit die Effizienz des Arbeitens stark erhöht. Mit Hilfe eines Dienstleisters wurden alle vorhandenen rund 6.500 Papierakten bereits gescannt und liegen nun in digitaler Form vor. Insbesondere die dadurch entstandene Einsparung von Papier entlastet die Behörde. Mittelfristig werden diese Auswirkungen noch mehr zu spüren sein: Insbesondere wird auch die Registratur von den eAkten profitieren, da zukünftig auch dort keine Akten aus dem Ausländeramt mehr angeliefert werden.