Unter #smartverwalten verstehen wir ein intelligentes und vernetztes Verwaltungshandeln, das durch den Einsatz moderner Technologien und Methoden die Abläufe optimiert und Ressourcen effizient nutzt. Immer mehr Aufgaben mit immer weniger Personal – dieser Trend erfordert die verstärkte Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Digitale Transformation ist jedoch mehr als nur das Verwenden von neuartigen Softwaresystemen oder Technologien. Vor deren Einführung muss das Fundament geschafft werden. Dieses besteht aus einer initialen Betrachtung der Prozesse, damit Technologien und Prozesse miteinander vereinbar sind, alle Stakeholder eingebunden und Zuständigkeiten definiert werden. Genau hier setzt unser eigens für kleine und mittelgroße Kommunen entwickeltes Verwaltungsprozessmanagement (VPM) an.
Die Etablierung eines operativen Prozessmanagements bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Smart Government. Durch den Aufbau eines organisationsübergreifenden Prozessverständnisses wird eine gemeinsame Basis geschaffen, auf der Prozesse koordiniert und optimiert werden können. Dies ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Organisationseinheiten.
Unser Lösungspaket beinhaltet die Analyse und Visualisierung von Verwaltungsprozessen. So werden der Ist-Zustand ausgewählter Geschäftsbereiche erfasst und Optimierungspotenziale identifiziert. Hierfür berücksichtigen wir die beteiligten Personen, Fachabteilungen, Systeme und Verwaltungsvorschriften. Wir führen Kick-off- und Abschlussworkshops durch, werten Interviews aus, erarbeiten Handlungsempfehlungen und übernehmen die Prozess- und Ergebnisdokumentation.
Ihre Vorteile:
Verwaltungsprozessmanagement kreiert einheitliche, verständliche und transparente Verwaltungsabläufe. Mittels der Prozessmodellierung ist es möglich, komplexe Prozesse auf eine verständliche Darstellung zu reduzieren – insbesondere ämterübergreifend und unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Verwaltungsprozessmanagement gestaltet Wissensaufbau, Wissensaustausch und Wissensbewahrung durch die Visualisierung von Verwaltungsprozessen und die Zuteilung von Prozessverantwortlichkeiten.
Verwaltungsprozessmanagement lässt eine Versachlichung beim Umgang mit komplexen Verwaltungsabläufen entstehen.
Verwaltungsprozessmanagement ermöglicht, durch geeignete Methoden, Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten schnell und effizient auf gesetzliche und technologische Veränderungen anzupassen – besonders da Fachabteilungen unter sich und im Umgang mit der IT-Abteilung eine einheitliche „Prozesssprache“ sprechen.
Verwaltungsprozessmanagement bringt durch den Aufbau einer prozessorientierte Organisation eine Verbesserung der Prozessdurchlaufzeit, Identifizierung von Prozessschwächen und Ressourceneinsparungen (Personell, materiell & immateriell) mit.
Verwaltungsprozessmanagement bildet ein verbessertes Aufgaben- und Rollenverständnis durch die zentrale Bereitstellung von standardisierten Prozessen. Durch Abgrenzung und Klarheit werden Doppelarbeiten vermieden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen gesteigert.
Stadt Erlangen | Bayern
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Verwaltungsprozesse identifizieren, analysieren und optimieren
Bistum Münster | Nordrhein-Westfalen
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Pilotstart in neue Finanzsoftware mit Infoma online Kirche
Kreis Coesfeld | Nordrhein-Westfalen
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Wiederkehrendes Lösungspaket: Entlastung beim Energiebericht
Ziel der Partnerschaft mit der Picture GmbH ist es, Prozesse und Software für Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement sowie kommunale Betriebe gemeinsam nachhaltig und zukunftsfähig zu gestalten. Die Prozessplattform des auf Organisationsentwicklung und Prozessmanagement im öffentlichen Sektor spezialisierten Dienstleisters bildet hierfür die ideale Grundlage zur strukturierten Abbildung und Optimierung von Finanzprozessen.
Als führende Software für Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung sehen wir die PICTURE-Prozessplattform als optimale Basis für die strukturierte Darstellung von Finanzprozessen.
Felix Ettwein, Team Lead #smartverwalten/Prozessmanagement bei der Axians Infoma GmbH
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