Leitung Prozessmanagement - Prozessanalyst

Unter #smartverwalten verstehen wir ein intelligentes und vernetztes Verwaltungshandeln, das durch den Einsatz moderner Technologien und Methoden die Abläufe optimiert und Ressourcen effizient nutzt. Immer mehr Aufgaben mit immer weniger Personal – dieser Trend erfordert die verstärkte Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Digitale Transformation ist jedoch mehr als nur das Verwenden von neuartigen Softwaresystemen oder Technologien. Vor deren Einführung muss das Fundament geschafft werden. Dieses besteht aus einer initialen Betrachtung der Prozesse, damit Technologien und Prozesse miteinander vereinbar sind, alle Stakeholder eingebunden und Zuständigkeiten definiert werden. Genau hier setzt unser eigens für kleine und mittelgroße Kommunen entwickeltes Verwaltungsprozessmanagement (VPM) an.

BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN:

Leitung Prozessmanagement – Prozessanalyst

Bereitstellung eines Prozessanalysten zur Leitung und Steuerung der Prozessmanagement-Aktivitäten
Durchführung von Jour Fixe zur Koordination und Fortschrittsüberprüfung
Systematische Erfassung und Dokumentation der relevanten Prozesse in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen
Analyse und Anpassung der aktuellen Prozessmodelle mit Sicherstellung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
Erstellung und kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesslandkarte unter Nutzung von BPMN 2.0 und FIM
Regelmäßige Schulungen und Workshops zur Unterstützung und Befähigung der Prozessmanager

Von der funktionalen zur prozessorientierten Verwaltung

Warum Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung wichtig ist

Verwaltungsprozessmanagement kreiert einheitliche, verständliche und transparente Verwaltungsabläufe. Mittels der Prozessmodellierung ist es möglich, komplexe Prozesse auf eine verständliche Darstellung zu reduzieren – insbesondere ämterübergreifend und unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Verwaltungsprozessmanagement gestaltet Wissensaufbau, Wissensaustausch und Wissensbewahrung durch die Visualisierung von Verwaltungsprozessen und die Zuteilung von Prozessverantwortlichkeiten.

Verwaltungsprozessmanagement lässt eine Versachlichung beim Umgang mit komplexen Verwaltungsabläufen entstehen.

Verwaltungsprozessmanagement ermöglicht, durch geeignete Methoden, Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten schnell und effizient auf gesetzliche und technologische Veränderungen anzupassen – besonders da Fachabteilungen unter sich und im Umgang mit der IT-Abteilung eine einheitliche „Prozesssprache“ sprechen.

Verwaltungsprozessmanagement bringt durch den Aufbau einer prozessorientierte Organisation eine Verbesserung der Prozessdurchlaufzeit, Identifizierung von Prozessschwächen und Ressourceneinsparungen (Personell, materiell & immateriell) mit.

Verwaltungsprozessmanagement bildet ein verbessertes Aufgaben- und Rollenverständnis durch die zentrale Bereitstellung von standardisierten Prozessen. Durch Abgrenzung und Klarheit werden Doppelarbeiten vermieden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen gesteigert.