Selbstlernende Software kontiert Rechnungen automatisch

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Die Bundesbürger stehen künstlicher Intelligenz positiv gegenüber. Mehrheitlich (61 %) erwarten sie sich dadurch zahlreiche Vorteile, indem ihnen beispielsweise Services wie der virtuelle Gesundheitscoach am Handgelenk, der persönliche Fahrzeug-Assistent oder der Supermarkt ohne Kasse das tägliche Leben erleichtern. 83 Prozent sind sogar überzeugt, dass diese Technologie in Zukunft viele lästige Aufgaben übernehmen wird (Quelle: Umfrage 2019 der Adesso AG).

Ein Thema, das auch die kommunalen Verwaltungen beschäftigt. Denn im Zeichen steigender Arbeitsaufkommen und demografisch bedingtem Personalmangel nimmt die Chance auf Entlastung bei wiederkehrenden Aufgaben zunehmende Bedeutung ein.

Weniger Arbeitsaufwand, hohe Buchungsqualität

Unterstützung bietet Axians Infoma hier mit der zum Themenfeld der künstlichen Intelligenz zählenden „selbstlernenden Software“, bereits umgesetzt im eRechnungs-Manager. Die Kombination mit dem integrierten Rechnungsworkflow gewährleistet einen größtmöglichen Nutzen und eine durchgängig digitale Prozesskette der elektronischen Rechnungsverarbeitung. Während der integrierte Rechnungsworkflow sämtliche Abläufe im Rechnungsfreigabeprozess transparent abbildet, bereitet der eRechnungs-Manager die eRechnungsdaten strukturiert auf, reichert sie intelligent an und ergänzt sie durch inhaltliche Mehrwerte. Will heißen: Die Verwendung historischer Kreditor-Daten für Kontierungsvorschläge schafft die Voraussetzung, wiederkehrende Rechnungen automatisch zu kontieren und zu verarbeiten. Dabei ermöglichen Machine Learning Algorithmen Kontierungsvorschläge für alle Rechnungen in unterstützten eRechnungs-Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD.

Für den Anwender bedeutet dieser automatisierte Schritt nicht nur weniger Arbeitsaufwand, sondern gleichzeitig eine hohe Buchungsqualität. Das führt bei einer großen Menge von Rechnungseingängen, wie es z.B. bei der Bundesdruckerei der Fall ist, zu optimierten Abläufen. Laut Erfahrungen verschiedener Partner und Kunden verkürzt sich der Rechnungsbearbeitungsprozess auf durchschnittlich zwei Minuten – ein Ergebnis, das auch in der baden-württembergischen Gemeinde Karlsbad die volle Zufriedenheit der Verantwortlichen erzielte.

Neuerungen für noch mehr Komfort

In der aktuellen Version 19.1 sind zahlreiche Neuerungen enthalten, die für noch mehr Komfort in der Anwendung sorgen. So wurden unter anderem die Visualisierung der XRechnungen in der PDF-Vorschau verbessert, historische Kontierungen für OCR PDF-Rechnungen eingeführt sowie die Performance in historischen Kontierungsvorschlägen optimiert. Die Machine-Learning-Funktionalität erfolgt in einem kontinuierlichen Lernprozess. Zudem sind nun Teilworkflows und Workflow-Schritte bei E-Mail-Import und Ordner-Import ansteuerbar.

Die Strategie von durchgängigen digitalen Prozessen gilt natürlich auch in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Deshalb stellen wir seit einiger Zeit unsere Softwarepflege-/Dienstleistungsrechnungen ebenfalls elektronisch zur Verfügung. Auch hier erweist sich die Verwendung der Formate XRechnung oder ZUGFeRD und eine automatisierte Verarbeitung der elektronischen Rechnung mit dem Infoma newsystem eRechnungs-Manager und dem integrierten Rechnungsworkflow als optimale Lösung.

Sie wollen mehr wissen? Dann steht Ihnen Bernd Amann gern zur Verfügung.