Stadt Kaiserslautern

Per Antrag zum hochwertigen Adressbestand

Herausforderung

„Nur noch mittels Antrag“ heißt es seit September 2012 für die Mitarbeiter in den Referaten der rheinland-pfälzischen Stadt Kaiserslautern, wenn es um die Anlage einer neuen Adresse geht. Auf den ersten Blick ziemlich bürokratisch erscheinend, erweist sich die Maßnahme jedoch als überaus sinnvoll und effizient – geht doch seither die Qualität des Adressbestandes in der knapp 740 Jahre alten Stadt im Pfälzer Wald stramm Richtung „hochwertig“. Ganz abgesehen davon, dass das mit rund 235.000 Adressen bei knapp 100.000 Einwohnern „aufgeblähte“ Volumen auf mittlerweile 166.000 reduziert und die zugehörigen Arbeitsabläufe deutlich optimiert werden konnten.

Lösung

Maßgeblich verantwortlich für die erzielten Verbesserungen ist ein Software-Modul für die zentrale Adressverwaltung. Als Teil des bereits seit 01.01.2006 in Kaiserslautern genutzten doppischen Infoma newsystem Finanzverfahrens ist es sowohl in die Finanzbuchhaltung als auch in die Module Vollstreckung sowie Steuern und Abgaben integriert – und erntet hier viel Lob und Zustimmung von den Anwendern, auch wenn einige die damit verbundenen Chancen nicht gleich erkannten. Entkräftet haben die Verantwortlichen der Stadtverwaltung die anfänglichen Vorbehalte, indem ein interner Mitarbeiter bei allen Fragen als zentraler Ansprechpartner zur Verfügung stand und auch heute noch bei sämtlichen Belangen in Bezug auf die Zentrale Adressverwaltung Hilfestellung leistet. Gleichzeitig wurde im Intranet ein Leitfaden veröffentlicht, der umfassend über die Neuerungen sowie den Umgang mit der Software informierte. Die auf diese Weise vermittelte Sicherheit erleichterte den Mitarbeitern die Umstellung enorm und trug zum schnellen Umsetzungserfolg bei.
Der Entscheidung, die in den unterschiedlichen Fachverfahren vorhandenen Adressdaten-Stammsätze künftig zentral zu verwalten, lagen eine Reihe von Überlegungen zugrunde. Wesentliche Aspekte dabei waren zum einen, ausschließlich qualitativ hochwertige Adressen erfassen, Adressdubletten vermeiden und den aktuellen Adressbestand komprimieren zu können. Zum anderen gehörten der Überblick aller relevanten Daten in einer Adresse im Zuge des Bürgerkontos oder auch aussagekräftigere Statistiken durch das Zusammenführen der wichtigsten Informationen zu einer Person zu den formulierten Anforderungen.
Mit der Wahl des Infoma-Moduls Zentrale Adressverwaltung (ZAV) schlugen die Pfälzer gleich zwei Fliegen mit einer Klappe. So konnten sie etwaige Kompatibilitätsprobleme durch die Integrationsfähigkeit der Zentralen Adressverwaltung in das bestehende System ausschließen. Überdies sah die Stadt mit Axians Infoma als einzigem Software- und damit zentralem Ansprechpartner, der bereits mit sämtlichen Gegebenheiten im Haus vertraut ist, für beide Seiten große Vorteile für eine konstruktive Zusammenarbeit.

Nachdem der gemeinsame Einführungsprozess mit der Installation und Konfiguration des neuen Moduls im Frühherbst letzten Jahres nahezu reibungslos gestartet war, übernahmen im zweiten Schritt einige bereits geschulte Mitarbeiter der Verwaltung die Zusammenfassung der aktuellen Adressen zu jeweils einer Person. Unterstützung erhielten sie dabei von der Software, die automatisch Vorschläge zu Adresszusammenfassungen erzeugte. Um hier ein Optimum zu erreichen, waren die Adressen zuvor auf eine einheitliche Schreibweise – Vorname, Name, Straßenbezeichnung – angepasst worden. Ebenfalls erfolgte in einer Vorphase die Anbindung an die „Satelllitensysteme“, wie beispielsweise „Prosoz“, „Limas“, „ProOrdnung“, „Prosirius“, „Conject“ u.a., so dass neben den Stammdaten die aktuell zugeordneten Finanzadressen direkt per Schnittstelle übermittelt werden konnten. Die momentan noch mögliche Übertragung inaktiver beziehungsweise gesperrter Finanzadressen wird durch weitere Schnittstellenanpassungen in Kürze der Vergangenheit angehören.

Nutzen

Zwar werden in Kaiserslautern noch nicht alle Funktionalitäten der ZAV schon angewendet und der Nutzenschwerpunkt liegt gegenwärtig auf der Pflege und Reduzierung des aktuellen Adressbestands. Dennoch sind die positiven Effekte der Zentralen Adressverwaltung bereits deutlich erkennbar. Die bisherige aufwändige Vorgehensweise bei der Adresserstellung durch Versenden einer E-Mail wurde durch die direkte Beantragung der Adressen in Infoma newsystem ersetzt. Dabei können die Adressen ganz nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter angelegt werden.
Überhaupt erweist sich das Antragssystem als effizientes Instrument. Durch das Outsourcen der Adresserfassung auf andere Referate und damit auf die Antragsteller, konnten Arbeitsabläufe speziell im Referat Kasse optimiert werden. Denn in der Funktion als Genehmiger überprüft und genehmigt bzw. verweigert das Referat lediglich noch die Adressanlage. Damit hat sich im Vergleich zum bisherigen Verfahren hier eine Verbesserung des Arbeitsaufwandes ergeben. Im Gegensatz zum früheren doppelten Aufwand, bei dem der Sachbearbeiter sämtliche Adressdaten per E-Mail beim Referat Kasse eingereicht hat und die identischen Daten anschließend von einem anderen Sachbearbeiter nochmals ins System übertragen wurden, fasst das Antragssystem zwei Arbeitsschritte zusammen. Da zudem kein Antrag eingereicht werden kann, ohne dass gewisse Pflichtfelder ausgefüllt sind, garantiert die Plausibilitätsprüfung eine saubere Adresse ohne fehlende Adresszusätze. Gleichzeitig schont die sofortige Anzeige der Adressdubletten die Datenressourcen.
Weitere Vorteile zeigen sich in der Nutzung einer Favoritenadresse, die gewährleistet, dass sämtliche Referate mit der gleichen aktuellen Person (Adresse) arbeiten, sowie in verbesserten Suchfunktionen (Mehrfeldsuche, Ähnlichkeitssuche) zur schnelleren Auffindung von Adressen.
Zufrieden mit den durch die Zentrale Adressverwaltung bisher erzielten Optimierungen haben die Verantwortlichen in Kaiserslautern bereits den nächsten Schritt im Visier – die Umsetzung für das Mahnwesen und die Vollstreckung, um auch hier die Abläufe verbessern und so Kosten sparen zu können.