Landratsamt Oberallgäu

Einbürgerung leicht gemacht

Einbürgerungsverfahren sind langwierig und auf Grund des hohen Prüfungsbedarfs mit beträchtlichem administrativem Aufwand verbunden. Das Landratsamt Oberallgäu, zuständig für 28 Gemeinden mit rund 150.000 Einwohnern, davon fast 10.000 ausländische Mitbürger, stellte die kontinuierlich steigende Zahl der Einbürgerungsanträge zunehmend vor Probleme.

Herausforderung

Die im Einbürgerungswesen beschäftigten Mitarbeiterinnen konnten den wachsenden Arbeitsaufwand nur bedingt auffangen, erfolgte die gesamte Vorgangsbearbeitung doch manuell, lediglich unterstützt durch über die EDV generierte Textbausteine. Personalien und persönliche Daten zu Einreise, Aufenthaltsgenehmigung etc. mussten jedoch für jeden Schriftsatz neu eingegeben und kontrolliert werden. Zusätzlich stieg die Arbeitsbelastung mit der Einführung des Optionsverfahrens weiter an.

Lösung

Um diesen arbeits- und zeitintensiven Prozess weitestgehend zu automatisieren, setzte man in Sonthofen auf Axians Infoma. Der Ulmer Anbieter kommunaler Softwarelösungen präsentierte mit dem Modul EBVsystem aus der Produktfamilie Infoma newsystem ein komfortables Softwareprodukt für die vorgangsorientierte ganzheitliche Abwicklung von Einbürgerungsverfahren, in das kurz darauf auch ein Modul für das Optionsverfahren implementiert wurde.

Automatische Stammdatenübernahme für Einbürgerungen aus dem Ausländerwesen
Ein wesentlicher Vorteil des EBVsystems ist, dass Personendaten aus dem bereits im Einsatz befindlichen Programm Infoma newsystem Ausländerwesen ALWsystem direkt in das Einbürgerungsprogramm zu übernehmen. Für das Landratsamt Oberallgäu war diese Funktionalität mit ein Grund, im April 2003 in die Pilotanwendung des neuen Produktes einzusteigen. Seither reduzierte sich der manuelle Aufwand in der Sachbearbeitung erheblich, sodass die bis dahin erforderliche Halbtagsstelle der Schreibkraft zwischenzeitlich in einen anderen Bereich des Sachgebietes verlagert werden konnte.

Nach wie vor steht am Anfang eines Einbürgerungsverfahrens das persönliche Gespräch, in dem abgeklärt wird, ob der Antragsteller überhaupt die formalen Voraussetzungen erfüllt. Trifft das zu, erhält er einen Antrag und einen Folgetermin. Erst nach der konkreten Antragsstellung erfolgt die Übernahme der Daten – wie Personalien, Anschriften, Straftaten etc. – aus dem Ausländerprogramm sowie die Zuweisung der Bearbeitungsblätter. Diese werden vom Programm zwar automatisch vorgeschlagen, müssen von den beiden Sachbearbeiterinnen Renate Niederwieser und Rosmarie Lacher aber vor der Einleitung in den automatischen Workflow noch auf Plausibilität für den jeweiligen Fall geprüft werden.

Das bedeutet im Klartext: Für jede gesetzliche Art der Einbürgerung besteht die Möglichkeit, ein eigenständiges Bearbeitungsblatt je nach Bedarf anzulegen. Rund 80 Vorlagen sind es mittlerweile im Landratsamt Oberallgäu. Dabei ist Sorgfalt gefragt, denn „wenn die Vorlagen optimal auf das Verfahren abgestimmt sind, erleichtert das die spätere Bearbeitung ungemein“, sagt eine langjährige Sachbearbeiterin für Einbürgerungen. Gleichzeitig werden zu jedem Bearbeitungsblatt die erforderlichen Arbeitsschritte (Workflow) hinterlegt, die zur automatischen Generierung von Dokumenten und Wiedervorlageterminen führen. Dabei beinhaltet das Programm die gesamte Palette möglicher Anfragen bei Gemeinden, Polizei, Ausländeramt, Generalbundesanwalt oder Verfassungsschutz etc. und berücksichtigt auch die variierenden Rechtsgrundlagen für unterschiedliche Einbürgerungsfälle. Automatisch fragt das System ab, was gewünscht ist und druckt die entsprechenden Schriftstücke aus. Eine große Erleichterung ergibt sich dabei aus den im System hinterlegten Verzeichnissen sämtlicher für das Einbürgerungsverfahren relevanter Behörden.

Je nach Bearbeitungsstand des Verfahrens wird ein entsprechender Workflow in Gang gesetzt. So erfolgt beispielsweise beim Stand „Neuerfassen eines Falles“ automatisch der Druck des Aktendeckels und diverser Anfragen, die Terminfestsetzung etc. Sind die Prüfungen abgeschlossen und die Person kann eingebürgert werden, druckt das System die Einbürgerungsurkunde, Einladung, Gebührenquittung etc. Im letzten Schritt „Aushändigung der Einbürgerungsurkunde“ werden unter anderem die Mitteilungen an das Einwohnermeldeamt und die Ausländerbehörde gedruckt sowie eine Statistikmeldung erstellt.

Übernahme der von Meldeämtern gemeldeten Optionskinder
Über eine Schnittstelle zur Meldebehörde können bei Geburt oder Umzug von Optionspflichtigen Kindern deren Personalien ins EBVsystem übernommen werden.
Dies ermöglicht die Verwaltung der Optionspflichtigen Kinder – Kinder ausländischer Eltern, die in Deutschland geboren wurden und sich mit Erreichen der Volljährigkeit für eine Staatsbürgerschaft entscheiden müssen.

Nutzen

Nach mittlerweile neunjährigem Einsatz empfinden die Mitarbeiterinnen das Programm als äußerst komfortabel im Vergleich zum früheren Arbeitsablauf, auch wenn es zunächst doch etwas gewöhnungsbedürftig war: „Obwohl die Bedienung des Systems einfach ist, erforderte der Wechsel eine andere Disziplin in unserer Arbeitsweise. Wir haben sehr viel Parteienverkehr. Früher konnten wir einen Vorgang einfach zur Seite legen und ihn nach dem nächsten Kunden weiter bearbeiten.

Dies wird im EBVsystem durch getrennte Workflows realisiert. So können Neuanträge erfasst werden und die notwendigen Anfragen an andere Behörden erfolgen dann ohne Anwesenheit des Antragstellers in einem separaten Arbeitsschritt und gewährleisten dadurch einen bürgerorientierten Ablauf.

Bei Änderungswünschen zeigt sich Axians Infoma stets sehr kooperativ. Kleinere Änderungen werden zeitnah umgesetzt, Größere durch Updates integriert.

Insgesamt zeigt sich das Team des Landratsamts Oberallgäu mit dem Einsatz von EBVsystem und der Zusammenarbeit mit Axians Infoma sehr zufrieden. „Das Programm ist übersichtlich zu bearbeiten und hilft bei der Vermeidung von Fehlern. Im Vergleich zu früher eine echte Arbeitserleichterung“, ist die einhellige Bilanz.