16. Juni 2026

Wie funktioniert die Nutzung von KI in öffentlichen Verwaltungen?

Weniger Routine, mehr Zeit für Wesentliches: Wie KI Verwaltungsprozesse entlastet!

Künstliche Intelligenz (KI) wird zunehmend zu einem zentralen Thema in öffentlichen Verwaltungen. Viele Kommunen und Behörden stehen vor der Herausforderung, wachsende Aufgabenmengen, komplexe gesetzliche Vorgaben und knappe personelle Ressourcen miteinander zu vereinbaren. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an eine schnelle, transparente und nachvollziehbare Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen.

In diesem Kontext rückt die Frage in den Fokus, wie KI konkret unterstützen kann – ohne Entscheidungsverantwortung aus der Hand zu geben oder rechtliche Anforderungen zu gefährden. Statt vollautomatisierter Verwaltung geht es um intelligente Unterstützung im Arbeitsalltag: KI hilft dabei, Informationen schneller zugänglich zu machen, Routineaufgaben zu reduzieren und Prozesse einheitlicher und effizienter zu gestalten – stets unter menschlicher Kontrolle.

Doch was bedeutet der Einsatz von KI in der öffentlichen Verwaltung genau? Ist KI überhaupt erlaubt, welche Prozesse lassen sich sinnvoll automatisieren und wie gelingt der Einstieg in die Praxis? Die folgenden fünf Fragen und Antworten geben einen verständlichen und praxisnahen Überblick.

1. Was versteht man unter Künstlicher Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung und ist ihr Einsatz erlaubt?

Künstliche Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung beschreibt den Einsatz von Systemen, die Informationen selbstständig analysieren, strukturieren und aufbereiten können. Anders als häufig angenommen, geht es dabei nicht um autonome Entscheidungen, sondern um eine intelligente Unterstützung der Mitarbeitenden im Verwaltungsalltag.

Eine häufige Frage lautet in diesem Zusammenhang: Ist der Einsatz von KI überhaupt zulässig?
Grundsätzlich gilt: Ja – sofern rechtliche Rahmenbedingungen wie Datenschutz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit eingehalten werden. KI wird dabei so eingesetzt, dass sie Entscheidungen vorbereitet, nicht trifft. Die Verantwortung verbleibt jederzeit bei den Mitarbeitenden, wodurch rechtliche Sicherheit gewährleistet bleibt.

Ebenso wichtig ist, dass sensible Daten geschützt bleiben: Sie dürfen die EU‑Datengrenzen nicht verlassen und werden nicht für das Training spezieller Modelle verwendet. So bleibt sichergestellt, dass Datenhoheit und Compliance auch beim Einsatz von KI jederzeit gewahrt bleiben.

KI hilft vor allem dort, wo große Datenmengen, unübersichtliche Informationen oder wiederkehrende Abläufe dominieren. Sie kann Zusammenhänge schneller sichtbar machen, Inhalte verständlich aufbereiten und standardisierte Prozesse vorbereiten. Damit wird KI zu einem Werkzeug, das die Qualität der Verwaltungsarbeit verbessert und gleichzeitig für Entlastung sorgt.

2. Was ist eine persönliche Assistenz (Copilot) und wofür wird sie eingesetzt?

Geschäftsmann interagiert mit einem KI‑Roboter über einen Laptop in einem modernen Büro Eine persönliche Assistenz– häufig als Copilot bezeichnet – begleitet Mitarbeitende bei einzelnen Arbeitsschritten und unterstützt sie situativ bei konkreten Aufgaben. Sie kommt vor allem dort zum Einsatz, wo Mitarbeitende viel Zeit mit Suchen, Sortieren oder manueller Datenerfassung verbringen und schnelle Orientierung benötigen. Dabei reagiert die Assistenz auf Anfragen, analysiert vorhandene Informationen und liefert strukturierte Vorschläge oder Auswertungen. So können beispielsweise umfangreiche Listen schneller überblickt, Inhalte zusammengefasst oder komplexe Sachverhalte verständlich erklärt werden.

Der große Vorteil besteht darin, dass die persönliche Assistenz den Such‑ und Klickaufwand reduziert und so unmittelbar Zeit im Arbeitsalltag spart. Sie greift jedoch nicht eigenständig in Prozesse ein, sondern versteht sich als Unterstützung – die Verantwortung bleibt jederzeit klar beim Menschen.

3. Was ist ein KI‑Agent und welche Prozesse lassen sich damit automatisieren?

Ein KI‑Agent ist darauf ausgelegt, mehrstufige und klar definierte Prozesse eigenständig abzuarbeiten. Sie übernehmen komplette Ablaufketten – etwa von der Erfassung von Daten über die Prüfung bis zur Vorbereitung eines Ergebnisses.

Solche Agenten folgen festen Regeln und Standards, dokumentieren jede Bearbeitungsstufe und ermöglichen es, Routineprozesse nahezu durchgängig zu automatisieren. Besonders geeignet sind sie für wiederkehrende Tätigkeiten mit klaren rechtlichen oder fachlichen Vorgaben – beispielsweise die Bearbeitung von Anträgen oder die strukturierte Verarbeitung eingehender Informationen.

Ein zentraler Gedanke dabei ist: Grundsätzlich kann jeder klar beschriebene Verwaltungsprozess als eigener KI‑Agent abgebildet werden. Voraussetzung ist kein technisches Spezialwissen, sondern ein verständlich formulierter Ablauf. Der Fokus liegt hierbei auf vordefinierten Standard-Agenten, die sofort einsetzbar sind. Ähnlich wie bei der Einarbeitung eines neuen Mitarbeitenden wird beschrieben, welche Schritte auszuführen sind, welche Regeln gelten und an welchen Punkten eine Prüfung oder Freigabe erforderlich ist.

Der entscheidende Effekt: Routinetätigkeiten laufen im Hintergrund ab, während sich Mitarbeitende stärker auf komplexe und fachlich anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren können.

Auch hier gilt: Die Kontrolle verbleibt beim Menschen, immer in Form von Freigaben oder Prüfungen an definierten Punkten im Prozess.

4. Worin liegt der Unterschied zwischen persönlicher Assistenz und KI‑Agenten und braucht man dafür neue Systeme?

Der Unterschied liegt vor allem im Grad der Automatisierung. Die persönliche Assistenz hilft bei einzelnen Aufgaben, etwa bei der Analyse oder Strukturierung von Informationen. KI‑Agenten hingegen bearbeiten ganze Prozesse – von Anfang bis Ende – nach klar festgelegten Regeln.

Während die Assistenz also Vorschläge liefert und bei der täglichen Arbeit unterstützt, agiert ein KI‑Agent prozessgetrieben und führt definierte Schritte automatisch aus. Beide Ansätze verfolgen jedoch dasselbe Ziel: Sie sollen Mitarbeitende von Routinetätigkeiten entlasten, Fehler reduzieren und Abläufe vereinheitlichen.

In der Praxis stellt sich häufig die Frage, ob dafür vollständig neue Systeme erforderlich sind. Moderne KI‑Lösungen setzen jedoch zunehmend darauf, sich in bestehende Fachverfahren und Systemlandschaften zu integrieren, sodass vorhandene Prozesse erweitert und nicht ersetzt werden. Dadurch bleibt die Arbeitsumgebung vertraut, während gleichzeitig neue Möglichkeiten entstehen.

5. Welche Vorteile bietet KI für öffentliche Verwaltungen und wie gelingt der Einstieg in die Praxis?

Junger Mann mit Brille entspannt im modernen Büro, Pause von der Laptop-Arbeit im digitalen Arbeitsalltag Der Nutzen von KI zeigt sich vor allem dort, wo Verwaltungsarbeit durch manuelle Tätigkeiten, Medienbrüche und unterschiedliche Arbeitsweisen geprägt ist. KI kann Prozesse vereinheitlichen, Bearbeitungszeiten verkürzen und Rückfragen reduzieren. Gleichzeitig steigen Transparenz und Nachvollziehbarkeit, da alle Schritte dokumentiert werden.

Indem wiederkehrende Vorgänge automatisiert bearbeitet werden, entsteht messbar mehr Zeit für Aufgaben, die Erfahrung, fachliche Bewertung und individuelle Entscheidungen erfordern. KI verschiebt den Fokus weg von repetitiven Tätigkeiten hin zu inhaltlicher Arbeit und Servicequalität. So gehört z. B. eine automatisch generierte E-Mail an den Bürger zum aktuellen Bearbeitungsstand zum Standardrepertoire eines KI-Agenten.

Der Einstieg in die Praxis erfolgt dabei meist schrittweise: Viele Verwaltungen starten mit klar abgegrenzten Anwendungsfällen und erweitern den Einsatz anschließend systematisch – auch kundenindividuelle Ergänzungen sind hierbei möglich und umsetzbar. Erste Beispiele reichen von der automatisierten Verarbeitung eingehender Meldungen über die Unterstützung bei Auswertungen bis hin zur Vorbereitung von Bescheiden oder Prüfungen.

KI wird damit zu einem wichtigen Baustein, um Verwaltungen zukunftsfähig aufzustellen und den steigenden Anforderungen nachhaltig zu begegnen.

Fazit: Mehr Zeit für Wichtiges – mit KI, die unterstützt statt ersetzt

Künstliche Intelligenz ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, das öffentliche Verwaltungen gezielt unterstützt – vorausgesetzt, sie wird verantwortungsvoll eingesetzt.

Für Verwaltungen, die unter hohem Zeitdruck stehen und gleichzeitig rechtskonform und nachvollziehbar arbeiten müssen, bietet dieser Ansatz einen entscheidenden Vorteil. Persönliche Assistenz erleichtert den Arbeitsalltag bei Analyse, Recherche und Datenerfassung, während KI‑Agenten standardisierte Prozesse beschleunigen und vereinheitlichen.

Genau darin liegt der entscheidende Mehrwert: KI schafft effizientere Abläufe und zugleich spürbare Freiräume im Arbeitsalltag. Weniger Routine, weniger manuelle Zwischenschritte – dafür mehr Zeit für fachliche Tiefe, komplexe Fälle und die eigentlichen Kernaufgaben der Verwaltung.

Axians Infoma verfolgt dabei einen klar strukturierten Ansatz: KI wird dort integriert, wo sie echten Mehrwert schafft und sich nahtlos in bestehende Verwaltungsprozesse einfügt. Bereits heute stehen spezialisierte Agenten zur Verfügung, etwa für Bankkonten, Stundungen oder Amtshilfeersuche. Weitere modulbezogene Agenten sowie systemübergreifende Copilot‑Studio‑Agenten erweitern die Einsatzmöglichkeiten – etwa bei portalgestützten Meldungen, eingehenden E‑Mails oder Bild‑ und Dokumentanalysen.

Allen Lösungen gemeinsam ist ein zentrales Prinzip: Die finale Entscheidung liegt weiterhin bei den Mitarbeitenden. Entscheidungen werden vorbereitet, Prozesse beschleunigt und Standards gesichert – aber stets mit Transparenz, Nachvollziehbarkeit und klarer Kontrolle.

So wird KI Schritt für Schritt zu einem verlässlichen Partner für eine moderne, leistungsfähige und zukunftssichere Verwaltung, die Sie dabei unterstützt, Ihre Aufgaben einfacher, sicherer und effizienter zu erledigen.

Mehr Informationen zur Infoma Lösung finden Sie hier: Künstliche Intelligenz (KI) und Daten für die öffentliche Verwaltung

Ralf Hollerbach

Stellvertretender Bereichsleiter / Principal Consultant

Ralf Hollerbach ist Produktmanager und Principal Consultant bei Axians Infoma. Ursprünglich studierte er für den gehobenen Verwaltungsdienst in der Kommunalverwaltung und wechselte 1994 in die IT-Branche. In Summe ist er 15 Jahre für Axians Infoma tätig und Herr der Themen KI und Reporting.

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