Digitales Meldungsmanagement – Von der Schadensmeldung über die Bearbeitung bis zur Erledigung

Vandalismusschaden in der Schule, defekter Aufzug im Rathaus, heruntergefallene Dachziegel beim städtischen Museum ­– müssen auch Sie täglich eine Flut von Anrufen und Mails mit Schadensmeldungen an Gebäuden, Wohnungen und von Ihnen verwalteten Einrichtungen bewältigen?

Aus vielen Gesprächen mit meinen Kunden weiß ich, dass genau das große Herausforderungen im kommunalen Gebäudemanagement mit sich bringt. Der Grund dafür:

• die Meldungen sind nicht strukturiert,
• nicht gleichartig erfasst,
• der Abarbeitungsstatus wird nicht dokumentiert,
• Auswertungen über die Meldungen sind häufig nicht möglich.

Und somit gibt es im Grunde genommen keinen genauen Überblick über die eingegangenen Meldungen und deren Status. Das sollte in der heutigen Zeit aber nicht mehr Stand der Dinge sein! Zu einem professionellen Facility Management gehören die digitale Erfassung und Weiterverarbeitung von Stör-, Schadens- oder sonstigen Meldungen.

Unsere Lösung für transparente und nachvollziehbare Prozesse

Für uns standen bei der Entwicklung des Infoma Liegenschafts- und Gebäudemanagements schon immer die Punkte Einsatz moderner Technologien, unterstützender Komfort sowie Service- und Zukunftsorientierung an erster Stelle. Wie beim Modul Meldungsmanagement. Es ermöglicht, die genannten Informationen strukturiert zu erfassen und prozessorientiert abzuarbeiten, will heißen: Stör-, Schadens- oder sonstige Meldungen werden vollständig digital abgebildet. Vom Eingang der Meldung bis zur Erledigung vereinfacht unser auch als Helpdesk oder Ticketsystem bezeichnetes Meldungsmanagement den gesamten Prozess, macht ihn transparent und nachvollziehbar.

Viele Wege führen nach Rom – und auch bei den Meldungen stehen unterschiedliche Wege zur Verfügung. So lassen sich die Meldungen vor Ort im Gebäude erfassen und zentral ins System übertragen – z. B. telefonisch, als Infoma App Web-Meldung über einen Browser, per mobiler App Mobile Wartung und Prüfung (MWP) oder aus der Gebäudeleittechnik – und können dann direkt von den Sachbearbeitenden weiterverarbeitet werden. Dabei besteht die Möglichkeit, sowohl interne Arbeitsaufträge als auch externe Bestellungen – unter Berücksichtigung der Budgets – zu generieren.

Vereinfachter Arbeitsalltag durch Auswertungsmöglichkeiten

Zur einfachen Auswertung, z. B. für politische Gremien, steht ein ausführliches Berichtswesen inkl. Dashboard zur Verfügung. Auf diese Weise kommen neben der strukturierten Erfassung und Abarbeitung auch die Auswertungen zu offenen bzw. erledigten Meldungen oder nach Kategorien, wie z. B. Vandalismusschäden, nicht zu kurz. Und für die notwendige Transparenz ist so ebenfalls gesorgt.

Aus der Praxis kann ich berichten, dass das Modul für ein digitales Meldungsmanagement zu denen gehört, für die im Liegenschafts- und Gebäudemanagement sehr wenig eingerichtet werden muss. Vom System her schnell arbeitsfähig, liegt die eigentliche Aufgabenstellung eher darin, die digitalen Prozesse bei den beteiligten Personengruppen einzuführen und zu etablieren. Hierbei unterstützen wir Sie gerne.

Zusammengefasst lässt sich sagen: Ein digitales Meldungsmanagement im CAFM übernimmt einen wichtigen Part, die Anforderungen an eine vereinfachte mitarbeiter- und zukunftsorientierte Verwaltung im Gebäudemanagement zu erfüllen. Kommunikation, Prozesse, Produktivität und Kontrollmöglichkeiten verbessern und beschleunigen sich, zudem werden Ressourcen durch den Wegfall von Papierausdrucken geschont.

Digitale Prozesse als Chance sehen

Um das Ziel dieses smarten kommunalen Facility Managements zu erreichen, gehört – abgesehen vom Einsatz eines entsprechenden CAFM-Verfahrens – aber auch ein Umdenken in der Verwaltungskultur. Digitale Prozesse müssen als Chance und nicht als Gefahr verstanden, die Mitarbeitenden „mitgenommen“ werden. Und in Zeiten des Fachkräftemangels kommt vor allem einem Aspekt ein besonderer Stellenwert zu: Die heutige Generation will mit modernster Technik arbeiten. Dem gilt es, mit den richtigen effizienten Digitalisierungsmaßnahmen Rechnung zu tragen.

Habe ich Sie jetzt neugierig gemacht? Dann schauen Sie sich doch unseren Image-Film zum Liegenschafts- und Gebäudemanagement an. Er enthält noch mehr hilfreiche Informationen. Also, worauf wollen Sie noch warten?