22. Juli 2026

Wie funktioniert die E‑Rechnung in der öffentlichen Verwaltung?

Alles, was Kommunen jetzt zur E‑Rechnung wissen müssen – von der Pflicht bis zur praktischen Umsetzung

Die E‑Rechnung ist in der öffentlichen Verwaltung längst angekommen. Was früher als Zukunftsthema galt, ist heute gesetzlicher Standard – und stellt viele Kommunen vor ganz konkrete Fragen: Was genau ist eine E‑Rechnung? Welche Vorgaben gelten aktuell? Und wie lassen sich bestehende Prozesse im Rechnungswesen sinnvoll anpassen?

Dieser Beitrag gibt einen kompakten Überblick über die wichtigsten Grundlagen, Anforderungen und Vorteile der E‑Rechnung – verständlich erklärt und mit Blick auf die Praxis in Kommunen und öffentlichen Verwaltungen.

1. Was ist eine E‑Rechnung?

Eine E‑Rechnung ist keine einfache PDF‑Rechnung. Rechtlich gilt eine Rechnung nur dann als E‑Rechnung, wenn sie in einem strukturierten, maschinenlesbaren elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird – sodass sie automatisch weiterverarbeitet werden kann.

Grundlage ist die EU‑Norm EN 16931, die einheitlich festlegt, welche Datenfelder eine elektronische Rechnung enthalten muss. In Deutschland kommen dafür vor allem folgende Formate zum Einsatz:

XRechnung (reines XML‑Format, Standard im B2G‑Bereich)
ZUGFeRD (hybrides Format: PDF + XML)

Ein einfaches PDF per E‑Mail erfüllt diese Anforderungen nicht und gilt rechtlich nicht als E‑Rechnung.

2. Ab wann muss die E‑Rechnung umgesetzt werden?

Die Verpflichtung zur E‑Rechnung wird in Deutschland schrittweise eingeführt und betrifft öffentliche Verwaltungen bereits seit mehreren Jahren. Rechnungen an Bundesbehörden müssen seit dem 27. November 2020 elektronisch übermittelt werden, während Länder und Kommunen die entsprechenden Vorgaben je nach Bundesland zeitlich versetzt umgesetzt haben. Für Rechnungsempfänger in der öffentlichen Verwaltung bedeutet das: E‑Rechnungen wie XRechnungen oder EN‑16931‑konforme ZUGFeRD‑Rechnungen müssen empfangen und verarbeitet werden können.

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die elektronische Rechnung auch auf den unternehmerischen Bereich ausgeweitet. Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können.

Die Pflicht zur Ausstellung greift stufenweise: Für inländisch steuerbare B2B‑Umsätze gilt sie ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Ab dem 1. Januar 2028 wird die Verpflichtung auf sämtliche inländisch steuerbare B2B‑Umsätze ausgeweitet.

Die Entwicklung ist eindeutig: Die elektronische Rechnung wird zum neuen Standard, während analoge und unstrukturierte Formate zunehmend an Bedeutung verlieren. Maßgebliche Rechtsgrundlagen sind unter anderem die EU‑Richtlinie 2014/55/EU, die E‑Rechnungsverordnung (ERechV) sowie § 14 UStG.

Infografik zur E‑Rechnungspflicht in Deutschland: Der Zeitstrahl veranschaulicht wichtige Fristen, gesetzliche Vorgaben und die Einführung der elektronischen Rechnung (E‑Rechnung) in der öffentlichen Verwaltung und bei Unternehmen.

3. Warum lohnt sich die E‑Rechnung für Kommunen und Verwaltungen?

Die Einführung der E‑Rechnung bringt für öffentliche Verwaltungen weit mehr als nur die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Durch den strukturierten Aufbau der Rechnungsdaten können E‑Rechnungen automatisiert verarbeitet werden – vom Rechnungseingang über die Prüfung bis hin zur Buchung. Medienbrüche und manuelle Erfassung entfallen, was Fehler reduziert und die Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt.

Gleichzeitig sorgt die Standardisierung der Rechnungsformate für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit im gesamten Rechnungsprozess. Prüfungen lassen sich effizienter durchführen und Zahlungsfristen besser einhalten. Gerade für Kommunen mit hohem Rechnungsaufkommen wird die E‑Rechnung damit zu einem wichtigen Hebel, um Prozesse zu verschlanken, Ressourcen zu schonen und die Digitalisierung im Finanzwesen konsequent voranzutreiben.

4. Wie funktioniert der Umgang mit E‑Rechnungen in der Praxis?

Mit der E‑Rechnung verändert sich der gesamte Rechnungsprozess – vom Eingang bis zur Archivierung. Denn anders als klassische Rechnungen in Papier- oder PDF‑Form handelt es sich bei E‑Rechnungen um strukturierte Datensätze, die durchgehend digital verarbeitet werden.

In der Praxis bedeutet dies zunächst, dass Verwaltungen E‑Rechnungen in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD elektronisch empfangen können müssen – etwa per E‑Mail, über zentrale Rechnungseingangsplattformen oder direkt innerhalb des Fachverfahrens.

Der eigentliche Mehrwert entsteht vor allem in der Weiterverarbeitung: Die strukturierten Rechnungsdaten können automatisiert ausgelesen, validiert und mit bestehenden Stammdaten oder auch Bestellungen abgeglichen werden. Auf dieser Basis lassen sich Rechnungen ohne manuelle Zwischenschritte in die Finanzsysteme übernehmen und dort weiterverarbeiten. Auch die Archivierung folgt neuen Anforderungen. E‑Rechnungen müssen nicht nur gespeichert, sondern GoBD‑konform und in ihrer ursprünglichen, maschinenlesbaren Struktur aufbewahrt werden. Nur so bleibt der gesamte Prozess nachvollziehbar und prüfungssicher.

Damit wird deutlich: Die E‑Rechnung ist kein einzelnes Dokument mehr, sondern Teil eines durchgängigen digitalen Prozesses, der alle Schritte im Rechnungswesen miteinander verbindet.

5. Was bedeutet ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

Es handelt sich um ein hybrides E‑Rechnungsformat, das zwei Welten verbindet:

ein PDF/A‑3‑Dokument als Sichtbeleg für den Menschen
eine eingebettete XML‑Datei für die automatische Verarbeitung

ZUGFeRD ist EN‑16931‑konform (je nach Profil) und kann sowohl im B2B‑ als auch im B2G‑Umfeld eingesetzt werden. Für den Einsatz bei öffentlichen Auftraggebern ist jedoch zu beachten, dass XRechnungen als eigenständiger XML‑Standard in vielen Fällen verpflichtend ist. ZUGFeRD bietet mit dem Profil „XRechnung“ zwar die Möglichkeit, XRechnung‑konforme Daten in einem hybriden Format (PDF + XML) bereitzustellen. Dieses wird jedoch nicht von allen öffentlichen Plattformen akzeptiert, da häufig ein reines XML‑Format gefordert ist.

Fazit: E‑Rechnung strategisch nutzen – mit Infoma

Die E‑Rechnung ist weit mehr als eine gesetzliche Pflicht. Sie ist ein zentraler Hebel, um Verwaltungsprozesse im Finanzwesen effizienter, transparenter und zukunftssicher zu gestalten. Entscheidend ist dabei nicht nur die Fähigkeit, E‑Rechnungen zu empfangen, sondern sie vollständig in digitale Prozesse zu integrieren – von der Prüfung über die Buchung bis hin zur Archivierung.

Genau hier setzt Infoma an: Mit integrierten Lösungen für den digitalen Rechnungseingang unterstützt Infoma Kommunen dabei, E‑Rechnungen automatisiert, gesetzeskonform und ohne Medienbrüche zu verarbeiten. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD werden nahtlos in bestehende Finanzprozesse eingebunden, sodass manuelle Arbeitsschritte reduziert und Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt werden. Ergänzend sorgt die integrierte Lösung für den Rechnungsausgang für die automatisierte Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen. So wird nicht nur der Rechnungseingang, sondern auch der Rechnungsausgang durchgängig digitalisiert und effizient in die bestehenden Geschäftsprozesse integriert.

So wird aus der E‑Rechnung nicht nur eine Pflichtaufgabe, sondern ein echter Mehrwert für die tägliche Arbeit in Kämmerei und Verwaltung.

Quelle: Bundesfinanzministerium – Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025

E-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen – IHK Fulda

Martin Scheiffele

Produktmanager

Als Produktmanager im Bereich Finanzen bei Axians Infoma beschäftigt sich Martin Scheiffele unter anderem mit den vielfältigen Anforderungen der eRechnung. Seine Schwerpunkte liegen hierbei im digitalen Rechnungseingang sowie in der Erstellung und dem Versand elektronischer Rechnungen. Aufgrund seiner langjährigen Erfahrung verfügt er über umfassende fachliche und technische Expertise rund um XRechnung, ZUGFeRD und softwaregestützte Finanzprozesse.

martin.scheiffele@axians-infoma.de