Landratsamt Bodenseekreis

Dezentral anordnen, zentral buchen per eProzess

Herausforderung

Ganz ohne Papier geht es noch nicht, aber das Ziel steht bereits fest. Im Zuge der geplanten eRechnung wird im Landratsamt Bodenseekreis der Rechnungsfluss und mit ihm das Anordnungswesen bis Ende 2018 vollständig papierlos über die Bühne gehen. Die Voraussetzungen sind geschaffen: Mit der Umstellung auf das doppische Infoma newsystem Finanzwesen zum 1.1.2016 erfolgten die flächendeckende Anbindung an eine zentrale Buchungsstelle bei gleichzeitig dezentralem Anordnungswesen durch die Fachbereiche sowie die Ablösung des nicht doppikfähigen Gebührenprogramms mit über 400 Gebührentatbeständen. Parallel dazu startete der baden-württembergische Landkreis am Nordufer des Bodensees mit den integrierten Modulen für die elektronische Anordnung und Fakturierung die ersten eProzesse. Ohne Vorkenntnisse vorauszusetzen, erlauben sie den Sachbearbeitern die einfache elektronische Erfassung beliebiger Formulare für Einnahme-/Ausgabe- sowie Umbuchungsanordnungen bzw. für Zahlungsaufforderungen und Gebührenrechnungen über ein separates Intranet-Portal.

Lösung

Insgesamt 24 Fachbereiche bringen nun wöchentlich rund 1.100 Anordnungen auf diese Weise ins System – „höchst effizient“, wie Robert Algner, Inhaber des zentralen Controlling beim Landratsamt, bestätigt und liefert dafür auch gleich die Begründung:

„Die Konfiguration des Axians Infoma AppSpace (ehemals Infoma ePortal) ist optimal. Sie ist an Bedarf, Anspruch, gesetzlichen Grundlagen und der notwendigen Betriebswirtschaftlichkeit ausgerichtet. Die in der Planungsphase besprochenen Strukturen des Aufbaus, der Inhalte und der technischen Prozesse im Zusammenspiel der dezentralen Buchhaltung mit einer zentralen Buchungsstelle haben sich in der Praxis bewährt.“

Das ist ein Ergebnis der von Anfang an intensiven, guten Zusammenarbeit, die nicht nur die Projektteams von Landratsamt und Axians Infoma betrafen. Denn zunächst galt es, die technischen Möglichkeiten und Notwendigkeiten für den Betrieb von eAnordnung und eFaktura gemeinsam mit dem IT-Dienstleister KIRU festzulegen, bei dem das Hosting von Infoma newsystem erfolgt.

Richtschnur für die anschließende Konfiguration der Lösung waren die im Vorfeld formulierten Anforderungen des Bodenseekreises, der sich eine Verschlankung des gesamten Anordnungsprozesses – von der dezentralen Vorerfassung bis zur endgültigen Verbuchung in der Finanzbuchhaltung – erhoffte. Dafür sollten den 160 dezentralen Anwendern einheitliche Erfassungsmasken für Annahme- und Auszahlungsanordnungen in vollem elek­tronischen Umfang und ohne Nebenvorlagen wie Word, Excel etc. zur Verfügung stehen. Eine vollständige elektronische Kontrolle über erstellte Anordnungen mit gleichzeitiger belegloser Korrekturmöglichkeit sowie eine bestmögliche Abstimmung zwischen zentraler und dezentraler Buchhaltung bei Fragen, Buchungsproblemen und Korrekturen standen ebenfalls auf der Wunschliste.

Aufgrund der klar definierten Vorstellungen der Verantwortlichen und der optimalen Unterstützungsleistung des Axians Infoma-Teams hinsichtlich der Vorlagen-Umsetzung gestaltete sich die Einführungsphase relativ kurz. Zeitgleich mit der Umstellung des doppischen Rechnungswesens ging auch das Gesamtsystem Infoma AppSpace flächendeckend in den Echtbetrieb. Aufbau, Schulung und Einführung erfolgten innerhalb weniger Monate.

Nutzen

Seither haben sich die Prozesse im Landratsamt deutlich verändert. Insbesondere in der vollständig elektronischen Version zeigen sich die Optimierungen – Ausnahme ist hier der derzeit noch notwendige ausgedruckte Anordnungsbeleg. Die direkte Weiterverarbeitung in Infoma newsystem sowie die Möglichkeiten, fehlerhafte Belege dem User elektronisch „zurückzugeben“ und Korrekturen einzufordern, eine Überwachung der eingehenden Belege vorzunehmen und die notwendigen Personalressourcen zur Verarbeitung in der zentralen Buchungsstelle darauf auszurichten, aber auch den gesamten Prozess in der weiteren Ausdehnung auf neue User und Fachbereiche ohne Zusatzkosten und mit minimalen Aufwand einzustellen, erweisen sich als äußerst nutzbringende Leistungsmerkmale für die Landkreisverwaltung.

Dennoch erforderte die Konstellation von dezentraler Anordnungsstruktur und zentraler Buchungsstelle in einem neuen Rechnungswesen erst einmal, den 160 Usern eine Lösung nahe zu bringen, mit der sie doppisch anordnen können, ohne aber über besondere doppische Buchhaltungskenntnisse verfügen zu müssen. „Wir haben daher für jeden Nutzer eine rund zweistündige Einführungsschulung durchgeführt“, erinnert sich Robert Algner. „Mit gutem Erfolg. Die Akzeptanz der Mitarbeiter war von Beginn an im gesamten Haus spürbar.“

Zur allgemeinen Zufriedenheit trägt vor allem die Benutzerfreundlichkeit der Intranet-Lösung maßgeblich bei. Jeder User wird in bestimmten Kategorien durch die Vorlagen „geführt“. So werden Stammdaten wie beispielsweise für das Haushaltsjahr bereits vorgefüllt, rote Hinweise signalisieren auszufüllende Pflichtfelder. Vorschau- und Informationsfelder zeigen sich widersprechende doppisch unkorrekte Buchungsvorgänge an. „Damit ist dem User ein Werkzeug an die Hand gegeben, das er weder falsch nutzen noch missbrauchen kann“, sagt Robert Algner. „Ohne selbst „Buchhalter“ zu sein, können die Anwender das doppische Rechnungswesen vollständig bedienen.“

Auch Pflege und Aufwand bei der Einrichtung und Berechtigung für weitere Nutzer gestalten sich wenig aufwändig und damit wirtschaftlich. Jeder der 24 Fachbereiche wird im Infoma AppSpace als Amtseinheit geführt mit den gleichen Rechten für alle User derselben Amtseinheit. Fachbereichsunabhängig stehen allen die gleichen Vorlagen zur Verfügung, lediglich die inhaltlichen Berechtigungen je Vorlage sind unterschiedlich. „Damit sind eine schnelle Umsetzung und Verbreitung bei organisatorischen Änderungen, wie z.B. bei der Anbindung weiterer Ämter, gewährleistet“, so Robert Algner.

Sein Fazit nach einem knappen Jahr Einsatz fällt positiv aus. Das System entspricht in vollem Umfang den Vorstellungen des Bodenseekreises sowohl mit Blick auf den jetzigen Zweck als auch im Zusammenhang mit der strategischen Ausrichtung des Gesamtprozesses der eRechnung.

Nach der Realisierung des ersten Jahresabschlusses bzw. Jahresüberganges von 2016 auf 2017 mit der eAnordnung, um „periodenübergreifende oder Abgrenzungsbuchungen streng nach dem Periodenprinzip vorzunehmen“, sieht Robert Algner das nächste Ziel in der Vorbereitung zur Umsetzung der eRechnung. Hinsichtlich der Anforderungen, technischen Möglichkeiten und Voraussetzungen sind im Zeitraum 2017/2018 die ersten Gespräche geplant. Darauf aufbauend soll der Prozess der eAnordnung in Verbindung mit der eRechnung dann zu einem vollständig papierlosen Anordnungswesen optimiert werden.