Klare Regeln und menschliche Kontrolle

Infoma Online KI-Agenten: Intelligente Prozessautomatisierung für die Verwaltung

Ulm, 25. Juni 2026

Mit den neuen Infoma Online KI-Agenten bringt Axians Infoma hochspezialisierte digitale Mitarbeitende in die kommunale Sachbearbeitung. Die KI-gestützten Agenten sind direkt in Infoma Online integriert und übernehmen klar definierte Fachprozesse selbstständig. Sie lesen eingehende Dokumente aus, prüfen diese strukturiert auf Vollständigkeit und Plausibilität und bereiten die Datensätze in Infoma Online vor. Kritische Prozessschritte wie Buchungen oder Stammdatenänderungen erfolgen dabei erst nach Freigabe durch die zuständigen Mitarbeitenden – konsequent nach dem Prinzip „keep the human in the loop“. Den Auftakt machen drei Agenten für besonders häufige Vorgänge: dem Anlegen bzw. Ändern von Bankverbindungen und SEPA-Mandaten, Stundungen sowie Amtshilfeersuchen. Mit der Einführung der neuen Agenten setzt Axians Infoma seine bisherige KI-Strategie fort, dort auf Automatisierung zu setzen, wo sie wirklich sinnvoll ist, und dabei Transparenz, Datenschutz und fachliche Verantwortung zu wahren.

Mit den Infoma KI-Agenten bringen wir Künstliche Intelligenz dorthin, wo sie unseren Kunden den größten Mehrwert bietet: in die alltäglichen Prozesse. Unsere Agenten arbeiten regelbasiert, transparent und nachvollziehbar. Dabei behalten die Mitarbeitenden immer das letzte Wort über fachliche Entscheidungen. So leisten wir einen konkreten Beitrag, um die aktuellen und kommenden Herausforderungen im öffentlichen Dienst zu bewältigen.“,

so Holger Schmelzeisen, Geschäftsführer von Axians Infoma.

KI-Agent Bankverbindungen & SEPA-Mandate

Der Agent unterstützt die Verwaltung bei der fachlich korrekten Anlage und Änderung von Bankverbindungen und SEPA-Lastschriftmandaten auf Basis eingehender E-Mails oder gescannter PDF-Dokumente. Auch handschriftliche Eintragungen werden dabei zuverlässig verarbeitet. Der Agent prüft die ausgelesenen Angaben strukturiert auf Vollständigkeit und Plausibilität und führt die Anwenderinnen und Anwender sicher durch den Prozess. Neue Bankverbindungen werden ausschließlich an bereits bestehenden Adressen angelegt – diese fachlichen Rahmenbedingungen sind fest im Agenten verankert. Vor der finalen Übernahme fordert der Agent zudem eine Benutzerfreigabe an. Erst danach werden bestehende Posten aktualisiert und der Absender per E-Mail benachrichtigt.

KI-Agent Stundungen

Eingehende Stundungsanträge werden durch den KI-Agent Stundungen vollständig vorbereitet – von der fachlichen Prüfung bis zur buchungsreifen Stundung. Der Agent erkennt relevante Anträge, prüft deren fachliche Eignung, liest Beträge, Zahlungsrhythmen und betroffene Forderungen aus und erzeugt die erforderlichen Stundungszeilen in Infoma Online. Dabei werden alle Datums- und Zinslogiken sowie die notwendigen Stammdaten berücksichtigt. Vor der Buchung fordert der Agent zwingend eine Benutzerprüfung und Genehmigung an, ohne diese Freigabe wird der Prozess nicht fortgesetzt. Im Anschluss erzeugt der Agent den entsprechenden Bescheid und stellt diesen digital bereit.

KI-Agent Amtshilfeersuchen

Der Agent unterstützt die strukturierte Verarbeitung eingehender Amtshilfeersuchen. Er liest Beträge für Haupt- und Nebenforderungen aus den Dokumenten aus, ermittelt die zuständigen Schuldner- und Gläubigerinformationen und bereitet die erforderlichen Vollstreckungszeilen regelkonform in Infoma Online vor. Forderungsarten, Buchungskreise und Beträge werden dabei einheitlich und konsistent erzeugt. Auch hier gilt: keine automatische Buchung ohne Freigabe. Die Sachbearbeitung prüft die erstellten Datensätze und gibt den Vorgang anschließend explizit frei.

Datenschutz und -souveränität konsequent umgesetzt

Für Infoma-Online-Kunden gilt bei all dem ein klares Grundprinzip: Die fachlichen Daten verbleiben vollständig in Infoma Online und damit in Deutschland. Dieses Prinzip bleibt auch beim Einsatz moderner KI-Funktionen konsequent bestehen.

Auch die Verarbeitung von KI-Inhalten ist strikt geregelt und unterliegt der DSGVO. Texteingaben, fachliche Kontextinformationen sowie KI-Antworten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet. Kundendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, und die KI greift ausschließlich auf jene Daten zu, auf die der jeweilige Benutzer auch ohne KI-Unterstützung Zugriff hätte. Rollen, Berechtigungen und bestehende Sicherheitskonzepte bleiben vollständig wirksam.