Infoma newsystem erfüllt Erwartungen für §2b UStG

Die ab 2021 geltende Umsatzbesteuerung auf Basis des § 2b UStG stellt neue Anforderungen an alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts (jPöR). Der Leitartikel unserer letzten eMagazin-Ausgabe hat sich mit diesem Thema beschäftigt. Aber auch für die Landwirtschaftskammer Niedersachsen (LWK) hat die Neuregelung Auswirkungen – ihre übergeordneten Organisationseinheiten bieten sowohl hoheitliche als auch unternehmerische Leistungen, bei denen ein anteiliger Vorsteuer-Abzug für die Eingangsrechnungen erfolgen darf. Beim seinerzeitigen Umstieg auf Infoma newsystem gab daher die Anpassbarkeit auf die Bedürfnisse der Landwirtschaftskammer hinsichtlich der anteiligen Vorsteuerberechnung den Ausschlag für die Entscheidung. Die Verantwortlichen ziehen eine positive Bilanz:

High Noon in Oldenburg: Pünktlich um 12 Uhr ploppt bei den Mitarbeitern der Landwirtschaftskammer Niedersachsen eine Benachrichtigungsmail auf, wenn im integrierten Rechnungsworkflow der seit 2018 eingesetzten Finanzsoftware Infoma newsystem neue zu bearbeitende Belege vorliegen. Bei dem jährlich anfallenden Volumen eine hilfreiche Funktion – und nur eine der damaligen Anforderungen an Softwareanbieter Axians Infoma und Dienstleister KDO.

Mehr als 50.000 gescannte Dokumente konnten die Oldenburger im ersten Jahr bereits vollintegriert verarbeiten. „Die LWK verfügte schon vor 2018 über einen digitalen Rechnungsworkflow für Eingangsrechnungen, sodass sich Abläufe wie die Dokumententrennung von Eingangsrechnungen und das Weiterleiten der Dokumente an verschiedene Organisationseinheiten übernehmen ließen“, erklärt Dr. Jutta Wibke Freymuth, Leiterin Sachgebiet Rechnungswesen und Controlling, das hohe Verarbeitungsvolumen.

Aber auch der Wunsch nach automatischer Verbuchung von Belegen ist mittlerweile Realität. Dabei wird nach der Anordnung der Dienststelle eine Vorschlagsliste im Rechnungswesen generiert und nach der Prüfung auszahlungswirksam gebucht.

Gleichzeitig wurden im Bereich der Gebührenbescheide/Rechnungen direkt in Infoma newsystem rund 80.000 Bescheide sowie 10.000 Mahnungen und Vollstreckungsankündigungen erstellt. 

Bei der damaligen Entscheidung ausschlaggebend war die extra in Infoma newsystem umgesetzte Anpassung auf die Bedürfnisse der Landwirtschaftskammer zur anteiligen Vorsteuerberechnung. Und die hat sich bewährt – auch wenn im ersten Einsatzjahr noch die eine oder andere Erweiterung erfolgte. Ein auf die örtlichen Bedürfnisse angepasster Standard wird bei der Umsetzung von § 2b UStG den Ausschlag geben.

„In die insgesamt positive Bilanz gehört zudem der ebenso fristgerecht wie fachlich und technisch gut umgesetzte erste Jahresabschluss“, zeigt sich Dr. Freymuth mit dem bisherigen Verlauf zufrieden. Zwar wendet die LWK den niedersächsischen Kontenrahmen für Kommunen an, die Aufstellung einer Bilanz und GuV erfolgt jedoch auf der Grundlage des HGB und wird durch ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen geprüft und testiert. Im Vorfeld unterstützt durch einen KDO-Workshop, konnte das Sachgebiet Rechnungswesen und Controlling alle zeitlichen Vorgaben einhalten und den Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts dem Niedersächsischen Ministerium für Ernährung, Landwirtschaft und Verbraucherschutz übergeben.

Aktuell erarbeitet das LWK-Team gemeinsam mit der KDO ein Konzept zu den Themen eRechnung und ePayment. Ziel ist neben der Implementierung eines Online-Zahlverfahrens die Einführung eines QR-Codes auf allen Ausgangsrechnungen sowie deren elektronischer Versand als PDF-Anhang einer E-Mail.

Mit freundlicher Genehmigung von LWK und KDO