Stadt Düren

Bargeldkasse vereinfacht Zahlungsabläufe für Bürger und Verwaltung

Auf ihrem frühzeitig begonnenen Weg in eine digitalisierte Verwaltung hat die nordrhein-westfälische Stadt Düren seit 2003 bereits zahlreiche Meilensteine gesetzt. Honoriert wurde ihre konsequent verfolgte eGovernment-Strategie nicht nur von den Mitarbeitern und Bürgern, die den Vorteil einer einfacheren, effizienteren und bürgerfreundlicheren Verwaltung zu schätzen wissen. Vielmehr beweist die Auswahl für das Pilotprojekt des Bundesinnenministeriums „Modellkommune E-Government“ und der Gewinn des Axians Infoma Innovationspreises im Jahr 2014 die Anerkennung für das Gesamtkonzept sowohl von Seiten der Politik als auch des unterstützenden Software-Partners.

Herausforderung

Seit einem Jahr bietet Düren den rund 90.000 Einwohnern nun neben bereits installierten und in der Bevölkerung gefragten Angeboten – darunter ePayment bei Online-Dienstleistungen, die Beantragung von Bewohnerparkausweisen, die An- und Abmeldung von Hunden und von Abfallgefäßen per Internet u.v.m. – eine weitere bürgerorientierte Dienstleistung an. In Verbindung mit neuen EC-Cash-Terminals vereinfacht das Infoma newsystem-Modul Gebühren- und Bargeldkasse die Zahlungsabläufe. Eingesetzt im Standesamt, Bürgerbüro, Archiv und Ordnungsamt, können die Bürger komfortabel per EC-Karte oder girogo an zahlreichen Arbeitsplätzen ihre Gebühren an die Stadt begleichen.

Für die Verwaltung selbst haben sich durch die Entscheidung für das vollständig in das Infoma newsystem-Finanzwesen integrierte Modul die Prozesse deutlich verbessert – ist doch der kommunale Kassenbereich aufgrund seiner vielfältigen Aufgaben äußerst komplex und entsprechend aufwändig. Mit Leistungsmerkmalen wie der Verwaltung und Abrechnung beliebig vieler Bargeldkassen, der komfortablen Abrechnung mit der Hauptkasse, dem einfachen und schnellen Druck von Quittungen und Rechnungsbelegen als Zahlungsnachweis, der Verwaltung von Leistungen/Artikeln inklusive der Preise u.a. erweist sich die Gebühren- und Bargeldkasse für die Nutzer als wirksame Unterstützung.

So auch in Düren. Die im Vorfeld formulierten Anforderungsschwerpunkte, Zahlungen besser auswerten zu können, das Buchungsgeschäft in der Stadtkasse zu vereinfachen sowie den bisherigen Austausch in Papierform zwischen den Fachämtern und der Stadtkasse abzuschaffen, sind alle erfüllt. Und auch die Vorgabe, die Anwendung solle benutzerfreundlich sein und die bestehenden Arbeitsabläufe optimieren, steht nach mehr als einjährigem Einsatz auf der Ziel-erreicht-Liste.

Lösung

Gestartet wurde im Februar 2015 nach einer intensiven Planungsphase und enger Zusammenarbeit mit Anbieter Axians Infoma und dem Infoma partnergroup-Mitglied regio iT als betreuendem IT-Dienstleister im Bürgerbüro. Dem vorausgegangen waren da ein Kickoff-Termin, in dem u.a. die Nutzung zunächst im Bürgerbüro und perspektivisch in allen Ämtern der Stadt Düren erörtert worden war, sowie die nachfolgende Einrichtung der Bargeldkasse im Test- und Echtsystem. „Nachdem mit der Leitung des Bürgerbüros der organisatorische Ablauf abgeklärt war, konnten wir im Anschluss die amtsinternen Schulungen der Mitarbeiter durchführen“, erinnert sich Amtsleiter und Co-Dezernent Erhard Vanselow an die umfassende Einführungszeit. „Der Vorteil dieser sorgfältigen Vorbereitung war, dass die daraus resultierenden Erfahrungen noch vor der Übernahme in den Echtbetrieb ins System eingepflegt werden und wir sofort mit einer unsere Bedürfnisse abdeckenden Software anfangen konnten.“

Denn schon in der Testphase hatte sich gezeigt, dass die Stadt eine Individualprogrammierung für das Bürgerbüro benötigte. Der Grund lag darin, dass hier eine Kasse pro Arbeitsplatz genutzt wird. Im Schichtbetrieb des Bürgerbüros wechseln aber die Mitarbeiter im Laufe des Tages die Arbeitsplätze. „In der Standardprogrammierung ist ein Benutzer immer einer Barkasse zugeordnet; das Wechseln der Kassen war bis dato nur dem Administrator möglich“, erläutert Erhard Vanselow. „Die Individualprogrammierung erlaubt es den Mitarbeitern jetzt, selbstständig die Barkasse im laufenden Betrieb zu wechseln.“ In den anderen der Gebühren- und Bargeldkasse angegliederten Fachämtern hat sich diese Problematik nicht ergeben, da hier kein Mitarbeiterwechsel stattfindet.

Eine weitere notwendige Anpassung betraf zudem die regio iT. Hier mussten die Update-Prozesse umgestellt werden, da die Software nun auch am Samstag zu den erweiterten Öffnungszeiten des Bürgerbüros im Einsatz ist.

Abgesehen von einigen kleineren Startschwierigkeiten haben sich alle beteiligten Mitarbeiter schnell an die neue Arbeitsweise und Technik gewöhnt. „Die Fehlerquote ist relativ gering und das Verbuchen der Einnahmen seitens der Stadtkasse funktioniert einfacher und vor allem papierlos“, so Erhard Vanselow. „Die Arbeitsabläufe in den Fachämtern haben sich kaum verändert, da die Software an die bisherigen Prozesse angepasst worden ist.“

Nutzen

Mit dem aktuellen Status zeigen sich Amtsleiter und die Anwender der Barkasse zufrieden; das Verbuchen der Einnahmen im Bereich der Zahlungsabwicklung in der Stadtkasse erfolgt nun wesentlich komfortabler und übersichtlicher. An der Lösung von zeitweise noch auftretenden Performanceproblemen beim Abrechnen der Bargeldkassen wird bereits seitens Axians Infoma und regio iT gearbeitet.

Die Bargeldkasse ist mittlerweile in fast allen Zahlstellen in der Stadtverwaltung im Einsatz. Eine Ausnahme bildet lediglich der Kulturbetrieb, da insbesondere beim Kartenverkauf für Veranstaltungen eine eigene Software genutzt wird.

Zukünftig wird die Bargeldkasse auch in der Stadtkasse eingesetzt und die im Vollstreckungsinnendienst vereinnahmten Bargelder werden ebenfalls über das Modul abgewickelt. Erhard Vanselow hat aber bereits weitere Pläne: „Langfristig ist zu überlegen, ob man zusätzlich eine allgemeine Zahlstelle für die Verwaltung einrichtet, in der geschulte Mitarbeiter für alle Bereiche der Verwaltung Zahlungen entgegennehmen können.“ Aber auch die Möglichkeit, mit dem Modul die Zahlungen direkt auf die Forderungen zu buchen, ist eine Option für den Amtsleiter – hätte dies doch den Vorteil, dass für den Bürger direkt ersichtlich ist, wie hoch seine Forderungen sind und ob diese komplett beglichen sind. Das wäre ein weiterer Schritt auf dem Dürener Weg zu mehr Effizienz und Bürgerfreundlichkeit.