Samtgemeinde Isenbüttel

Rasanter Umstieg auf Infoma newsystem Version 7

Das Tempo war beachtlich: Vom Systemcheck bis zum erfolgreichen Echtstart von Infoma newsystem Version 7 benötigte die Samtgemeinde Isenbüttel gerade einmal 29 Tage. Damit haben die Niedersachsen nicht nur die gute Planung nachdrücklich unter Beweis gestellt, sondern können auch für sich das Prädikat in Anspruch nehmen, erster Axians Infoma-Umstiegskunde außerhalb des Pilotbetriebs zu sein.

Herausforderung

Dass der Wechsel auf die Technologiebasis Microsoft Dynamics NAV 2013 des seit 2011 eingesetzten doppischen Infoma newsystem Finanzwesens möglichst umgehend nach Freigabe der neuen Version erfolgen sollte, war beschlossene Sache – wollte man doch frühzeitig die technologischen und funktionalen Highlights nutzen. Dazu gehören beispielsweise das bedarfsgerecht individualisierbare Oberflächen-Design, ein neues Berichtswesen oder die umfassende Vernetzungsmöglichkeit mit anderen Fachverfahren und Office-Anwendungen.

Dennoch wurde der „richtige“ Umstellungszeitpunkt in Isenbüttel im Vorfeld mehrfach diskutiert – vor allem, um die Haushaltsplanungen für 2015 nicht zu beeinträchtigen. „Wir hatten zunächst das kommende Frühjahr für den Umstieg ins Auge gefasst, wollten dann aber einem Termingedränge aufgrund der vermutlich zu Jahresbeginn zahlreichen Umstellungen aus dem Weg gehen“, erläutert Jürgen Wisch, Fachbereichsleiter Finanzen und Interne Dienste, den schnellen Wechsel. Aber noch ein wesentlicher Grund sprach aus seiner Sicht für den sofortigen Umstieg: „Unsere vier Mitgliedsgemeinden werden 2015 erstmalig direkt in Infoma newsystem die Haushaltsplanung vornehmen. Bei einem späteren Umstieg hätten diese erst mit der alten und im nächsten Jahr noch einmal mit der neuen Oberfläche geschult werden müssen. So konnte aber die Einweisung gleich mit der Version 7 erfolgen. Und letztlich waren wir natürlich auch neugierig auf die neue Oberfläche.“

Lösung

In Abstimmung zwischen der internen IT und dem Axians Infoma-Team ging es dann Schlag auf Schlag: 11.09.2014 Systemcheck, 18.09. Testmigration, Testphase bis 09.10., Echtmigration am 10.10. Dabei konnten alle Arbeiten von Axians Infoma per Fernwartung durchgeführt werden, die Informationskoordination sowie die Organisation der Schulungen erfolgten durch den Fachbereichsleiter. Die Schulungen für die vornehmlich aus dem Bereich Kämmerei/Kasse stammenden Mitarbeiter übernahm Axians Infoma. Lediglich zwei Stunden waren jeweils dafür notwendig.

Trotz der relativ kurzen Einsatzzeit haben sich die Leistungsmerkmale der Version 7 für die Samtgemeinde bereits als vorteilhaft in der täglichen Arbeit erwiesen. So sei beispielsweise die Oberfläche moderner und besser zu bedienen als die Vorgängerversion. „Aber auch die Suchfunktion und die Möglichkeit der individuellen Einrichtung des Rollencenters, bei der persönliche Einstellungen bei jedem Update erhalten bleiben, werden von unseren Anwendern positiv beurteilt. Das gilt ebenfalls für den Export von Berichten nach Excel, die dort in der Regel formatiert und mit Filtereinstellung aufgebaut werden“, fasst Jürgen Wisch die erste Resonanz der meisten seiner Mitarbeiter zusammen, weist aber auch darauf hin, dass aufgrund der Erfahrungen aus dem laufenden Betrieb noch Optimierungen der individuellen Einrichtungen umzusetzen sind.

Denn seit gut einem Jahr arbeitet Isenbüttel mit der ePost Businessbox. Hier stand Axians Infoma vor der Aufgabe, die Kompatibilität für die bisher aus Infoma newsystem generierten Schreiben wiederherzustellen, die bei der neuen Version noch nicht möglich war. Eine zwischenzeitlich gefundene Lösung wird zeitnah umgesetzt.Modul Instandhaltung, Wartung und Prüfung vor.

Für Jürgen Wisch gehören kleinere „Kinderkrankheiten“ bei derartigen Umstellungen dazu. Sie sind aus seiner Sicht „aber nicht so gravierend, dass ich die frühe Umstellung bereuen würde. Mir persönlich gefallen die Oberfläche und die Arbeit mit der Version 7 gut.“

Nutzen

Mit der Entscheidung für den Versionswechsel hat die im Landkreis Gifhorn liegende Samtgemeinde nun neben modernsten, auf die individuellen Bedürfnisse des Mitarbeiters einrichtbaren Arbeitsplätzen eine optimale Grundlage für ein noch komfortableres Zusammenarbeiten mit weiteren Verfahren, wie beispielsweise das Liegenschafts- und Gebäudemanagement, die noch im Aufbau befindliche Kosten- und Leistungsrechnung oder das integrierte Analyse- und Steuerungssystem (BI) von Axians Infoma. Letzteres wird zurzeit insbesondere eingesetzt, um die Produkt- und Budgetverantwortlichen kontinuierlich – in der Regel monatlich – über den Stand der Haushaltswirtschaft zu informieren. Die politischen Gremien erhalten anhand von BI-Berichten in jeder Sitzung tagaktuell Informationen über die Finanzen und Kennzahlen. Darüber hinaus nutzt die Samtgemeinde das BI-System, dessen Anwendung im kommenden Jahr ausgebaut werden soll, zur Erstellung der Quartalsberichte.