Kommunales Immobilien Management Iserlohn

Integriert zur papierlosen Rechnungsverarbeitung im Liegenschafts- und Gebäudemanagement

Herausforderung

Gleichzeitig Eigentümer und Vermieter – mit der Gründung des KIM Kommunales Immobilien Management im Jahr 2004 hat die nordrhein-westfälische Stadt Iserlohn alle 400 städtischen Gebäude an die eigenbetriebsähnliche Einrichtung übertragen. Seither ist das KIM in seiner Funktion als Eigentümer und Vermieter Ansprechpartner für die Fachressorts der Stadtverwaltung. In diesem Zusammenhang werden für die Nutzer projektierte Neubaumaßnahmen weitestgehend intern geplant und errichtet. Zu den weiteren Aufgaben zählen die Bauunterhaltung, die Durchführung umfangreicher Generalsanierungen im Rahmen der Kernaufgabe zur Werterhaltung der Bestandsgebäude und die Anmietung von Fremdobjekten im Auftrag der einzelnen Fachbereiche.

Seit 2015 setzt das KIM dabei auf das Finanzwesen Infoma newsystem inklusive des integrierten Fachverfahrens Liegenschafts- und Gebäudemanagement. Zwar hatten die Iserlohner auch in den Jahren davor bereits eine CAFM-Software im Einsatz. Die konnte allerdings nicht mit einer Anbindung an das Finanzwesen aufwarten. In der Abbildung von Finanz- und Liegenschaftsdaten sahen die Verantwortlichen indes eine wesentliche Grundlage für optimierte, durchgängige und damit effiziente Arbeitsabläufe – eine Anforderung, die sie mit der Entscheidung für den integrierten elektronischen Rechnungsworkflow noch untermauerten. Seit Anfang 2020 erfolgt hier die Abwicklung von Rechnungen nun digital und damit papierlos.

Lösung

Im Vorfeld der Implementierung galt es jedoch, die individuellen Schritte im Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung festzulegen. „Welche Belege und welche Anhänge werden eingescannt und in den Rechnungsworkflow überführt; welche Belege gehen erst an den Sachbearbeiter?“ gehörten ebenso zu den zu klärenden Fragen wie die technische Abstimmung des gesamten Prozesses vom Rechnungseingang bis zur Buchung. Ein wesentlicher Punkt dabei war die Vorbereitung der Belegerfassung per Barcode, damit die Scan-Software nicht einzelne Seiten, sondern komplette Rechnungssätze in den Rechnungsworkflow überführt. Aber auch die Abbildung des Vier-Augen-Prinzips und die Hinterlegung der Berechtigungsstrukturen, um die Verwaltungsvorschriften einzuhalten, erforderten eine genaue Festlegung.

Der Start in den Echtbetrieb verlief wie geplant. Die gesamte Prozesskette vom Scannen bis zur Verbuchung wird nun optimal unterstützt. Tanja Schulte-Treppe,  für Systemadministration Infoma newsystem des KIM zuständig, zeigt sich daher nach den ersten Monaten auch sehr zufrieden:

„Gegenüber dem bisherigen Prozess haben wir jetzt eine umfassende Übersicht über alle Rechnungseingänge und deren aktuellen Bearbeitungsstatus. So gehen keine Rechnungen im Haus verloren und Zahlungsziele werden eingehalten. Zudem muss nicht mehr zeitaufwändig nach Rechnungen in Aktenordnern gesucht werden, sondern alle Sachbearbeiter haben jederzeit Zugriff aus dem System heraus.“ – Tanja Schulte-Treppe

Nutzen

Die Resonanz der Mitarbeiter auf den neuen digitalen Prozess ist sehr gut. Der bessere Überblick bei der Rechnungsbearbeitung und die damit verbundene Budgetkontrolle erleichtern ihnen viele Arbeitsabläufe. Und auch die direkte Zuordnung von Rechnungen zu vorherigen Bestellungen durch die automatische Erkennung der Bestellnummer und des Kreditors bei der Scanverarbeitung hat sich als großer Vorteil herausgestellt.

Für Tanja Schulte-Treppe ist die digitale Rechnungsbearbeitung und geplante Integration des Rechnungsworkflows in ein Dokumentenmanagementsystem „der letzte Schritt zur kompletten Digitalisierung der Rechnungen bei der Stadt Iserlohn“. Denn auch in der größten Stadt des Märkischen Kreises sind die Planungen für eine kommunale Digitalisierungsstrategie mit der Entwicklung interner und externer Digitalisierungsaktivitäten in vollem Gange.

„Allgemein befinden sich die Digitalisierungsprozesse zurzeit im großen Wandel. Um diese Strukturen in der städtischen Verwaltung zu integrieren, müssen viele interne Prozesse angepasst werden. Beschleunigend wirkt dabei die Corona-Zeit, da beispielsweise die Anbindung von Homeoffice-Arbeitsplätzen neue digitale Arbeitswege schafft,“

kennt Tanja Schulte-Treppe die Herausforderungen, aber auch Chancen der Zukunft – und sieht Iserlohn dafür bereits gut aufgestellt.